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人事評価の正しい書き方は?ポイントや職種別の例文も紹介

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「人事評価はどう書くのが正しいのだろう」
「人事評価がうまくかけず、業務が進まない...」

人事評価は社員の給与や昇進などにかかわる非常に重要な作業です。
また、人事評価は社員のモチベーションにも影響するため、コメントの記載には十分な注意が必要です。

今回は人事評価の正しい書き方について、ポイントや職種別の例文も紹介します。

人事評価の書き方がわからず悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

監修者
労務 SEARCH

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人事評価をおこなう目的

人事評価をおこなう目的

人事評価をおこなう目的は以下の4つです。

人事評価をおこなう目的

  • 公平な評価をおこなうため
  • 社員の成長を促すため
  • 社員のモチベーションを維持させるため
  • 組織文化を形成するため

人事評価の目的を理解し、企業にプラスとなる評価制度を築きましょう。

公平な評価をおこなうため

人事評価の目的は「公正な評価をおこなうため」です。

人事評価は社員の給与や昇進の決定にかかわり、適切な評価でないと社員の納得を得られず、モチベーションの低下や離職者数の増加を招きます。
評価者の主観的な評価や人事評価基準が不明確な場合は社員から理解を得づらいため、客観的な基準を設定した公正な人事評価が求められます。

社員の成長を促すため

人事評価には「社員の成長を促す」目的もあります。

人事評価ではさまざまな項目・基準から社員を評価します。
評価結果を確認することで、「どの部分が自分に足りないのか」など課題の明確化が可能です。
課題が明確になれば、やるべき行動が明確になり、社員の自発的な改善行動を後押しして成長を促せるでしょう。

社員のモチベーションを維持させるため

人事評価は「社員のモチベーションを維持する」役割もあります。

人事評価で明確に評価基準・項目が設定されることで、「どんな行動が評価されるのか」を把握でき、成果を上げるための道筋を明確にできます。

高評価を得られれば昇給や昇格にも繋がるため、社員のモチベーション維持が期待できるでしょう。

組織文化を形成するため

人事評価には「組織文化を形成する」側面もあります。

人事評価の評価基準や項目、内容は会社の方向性を示すものです。
社員は人事評価を確認することで会社がなにを目指し、どのような人材を求めているか把握できます。
たとえば、評価項目として「周囲とのコミュニケーションを重視し業務を進められたか」という項目があれば、会社は社員同士のコミュニケーションを重要視していると捉えられるでしょう。

このように、人事評価を通して「会社としての方向性やあるべき姿」を社員に共有でき、組織文化が形成されていきます。

人事評価を形成する3つの要素

人事評価を形成する3つの要素

人事評価を形成する要素として、以下3つが挙げられます。

人事評価を形成する3つの要素

  • 成果基準
  • 能力基準
  • 情意基準

上記の評価要素を把握し、適切な人事評価に役立てましょう。

成果基準

成果基準とは、売上や業績などの成果を評価する基準のことです。
たとえば以下の項目が成果基準で評価されます。

  • 売上目標1000万円に対して1500万円の売上だった
  • 成約目標20件に対して25件成約した

これらの項目に対して目標を設定し、その達成率を評価します。
成果基準では目標達成など結果だけでなく、達成するための行動・プロセスも評価対象です。

能力基準

能力基準とは、業務を遂行するうえで身につけた能力・スキルを評価する基準です。

どの能力を評価するかは企業により異なりますが、たとえば以下の項目が挙げられます。

  • 企画力
  • 実行力
  • 問題解決力
  • 改善力

能力基準で評価する場合、遂行する業務内容によって身につけられる能力やスキルのレベルが異なります。
たとえば、結果は同じだったとしても上司のサポートがある場合とない場合では、業務で身に付く能力・スキルは異なるでしょう。
そのため、能力基準では業務の難易度が高いものをより高く評価するのが一般的です。

情意基準

情意基準とは、業務への姿勢や勤務態度などを評価する基準です。

情意基準も企業によってさまざまですが、具体的な評価項目として以下が挙げられます。

  • 協調性:周囲と協力して業務に取り組めたか
  • 積極性:自発的に行動できたか
  • 責任性:与えられた業務を最後まで遂行できたか

情意基準で評価する項目は定量化が難しく、評価時に主観が入りやすいため注意が必要です。
客観的かつ公平な評価を下すためにも、評価対象者とその上司だけでなく、同僚や後輩など幅広い関係者から評価を集めましょう。

人事評価を記載する4つのポイント

人事評価のコメントを記載するポイントとして、以下の4つが挙げられます。

人事評価を記載する4つのポイント

  • ポジティブな表現で評価する
  • 具体的な数値で成果を記載する
  • シンプルかつ短い文章で記載する
  • 本人が気づいていない改善点を記載する

人事評価のコメントを記載する場合は、上記のポイントを参考にしてください。

ポジティブな表現で評価する

人事評価はポジティブな表現でコメントすることが大切です。

特に人事評価が低い人に対しては「もっと努力や改善が必要だ」など、ネガティブなコメントになる傾向があります。
しかし、人事評価でネガティブなコメントをしてしまうと、評価対象者は自信を失い、上司に対してネガティブな印象を抱いてしまうでしょう。
そうなれば、業務に対するモチベーションを失い、生産性の低下に繋がってしまいます。

人事評価のコメントで「〇〇の目標は達成できなかったものの、〇〇な工夫が見られた点は素晴らしい」など、評価対象者の良い部分を取り上げれば、業務への前向きな姿勢を促せるでしょう。

具体的な数値で成果を記載する

人事評価のコメントは、具体的な数値で記載することが重要です。

コメントで「よくできた」「イマイチだった」と記載しても、なにがどのように良い・悪いか記載されていなければ、評価結果に納得が得られないでしょう。
コメントする際は「売上目標〇〇に対して△△%の結果が得られた」など数値的評価を添えて記載します。

また、数値化が難しい業務であっても、以下のように表現可能です。

  • 「業務量を〇〇%多くこなせるようになった」
  • 「業務にかかるコストを〇〇円下げられた」

評価対象者の業務を可能な限り数値化し、コメントするようにしましょう。

シンプルかつ短い文章で記載する

人事評価はシンプルかつ短い文章で記載することが大切です。

人事評価に限らずですが、長い文章は要点がわかりにくく、評価理由がうまく伝わらない場合があります。
人事評価のコメントは最低限の内容がわかるよう簡潔に記載し、詳細をフィードバック面談で説明することがおすすめです。

本人が気づいていない改善点を記載する

本人が気づいていない改善点を記載することで、人事評価を有効活用できます。

ビジネスでは常に課題が存在し、その課題を解決することで業績向上や社員の成長が見込めます。
評価対象者が自身で気づけない課題を、客観的な視点から指摘してあげることで、人事評価の目的である「社員の成長」を達成できるでしょう。

具体的な改善点があれば記載し、解決策はフィードバック面談などで決めましょう。

【職種別】人事評価の書き方・例文を紹介

【職種別】人事評価の書き方・例文を紹介

ここでは以下の職種別に人事評価の書き方・例文を紹介します。

【職種別】人事評価の書き方・例文を紹介

  • 事務職
  • 営業職
  • 企画職
  • 看護師
  • 公務員

上記職種以外でも取り入れられるポイントはあるため、参考にしてみてください。

事務職

事務職の場合、定量的な成果で表しにくい業務であるため、日頃から部下がどのような業務をおこなっているか確認しておくことが大切です。
同じ作業でも作業量が増えているなど細かい変化を取り上げて評価することで、納得のいく人事評価を作成できます。
具体的には以下のように記載します。

「資料の提出タイミングが徐々に早くなっている。エクセルでの表計算などを自動化することで作業の効率化を図るなど、業務改善への工夫が見られる。

事務作業の効率化により、資料ミスが前年と比較して2割の減少が見られた。
また、8月の会議ではコスト削減のためカラー印刷の制限を提案するなど、業務に対する積極性も見られる。」

営業職

営業職の場合、売上や成約件数などの数値目標に対する達成度合いを評価することが大切です。
また、結果だけでなくプロセス(成果を上げるための行動やチーム内での働きなど)も評価することで、納得のいく人事評価を下せます。

人事評価のコメントでは、実際のアクションだけでなく「どのような能力を得られたか」についても言及しましょう。
目に見えにくい部分まで評価することで部下からの信頼も高まりやすく、積極的な業務姿勢を促せます。

具体的なコメントは、以下のように記載します。

「年間の売上が前年比の15%増と素晴らしい結果であった。また、所属するチームの会議で、積極的に改善案を提案していることは大きく評価する。

ただし、顧客から「対応が遅い」などのクレームも見られたため、目先の売上だけでなく長期で顧客をフォローする行動が今後の課題といえる。」

企画職

企画職はチーム単位での業務が多くなるため、個人の仕事内容をきちんと見て評価することが大切です。

すべての業務実績が数値化できるわけではありませんが、ロジカルさを求められる業務であり、評価も論理的であることが望ましいです。
具体的には、以下のように記載します。

「年間を通して潜在的な需要を分析し、適切な販促企画を立案できていた。
社内でのプレゼンテーションも説得力の高いものであった。

しかし、提出された資料の予測よりも〇〇%売上を下回ったため、原因を調査し次回以降の企画に活かせば、より高い成果が期待できるだろう。

データの収集・分析能力は高いものがあり、自信をもって業務にあたってほしい。
今後もチームを支えながら、自身の能力を活かして業務に励むことを期待したい。」

看護師

看護師の人事評価は病院の利益など数値目標ではなく、個人目標を年間や月間といったスパンで立てて評価することが望ましいです。

基本的には目標に対する達成度合いで評価しましょう。
目標に対してどのように行動してきたかもコメントで触れることが大切です。

具体的には以下のように記載します。

「院内の状況にも的確に目をくばり、患者さんの体調変化にもすぐ気づける姿勢はとても評価に値する。
また、目標としていた週1回の感染症対策会議も実施でき、院内の感染症予防にも貢献できた。

ただし、時折話に集中しすぎて1人の患者さんに時間を使いすぎてしまうことがある。
業務に対する積極的な姿勢は維持しつつ、今後はより多くの患者さんと接せられるよう意識してほしい。」

公務員

公務員は人事評価として、年1回の能力評価と年2回の業績評価が実施されます。

能力評価では、評価対象者の自己評価だけでなく、実際の業務で活かされた能力を評価しましょう。
業績評価では、事前に設定した目標に対する達成度合いを評価します。

具体的には以下のように記載します。

「【能力評価】
事務作業では、エクセルのマクロ関数を駆使して業務の効率化を図っていた。
また、作業時の集中力も高く、ミスの少ない作業で早いペースで業務を終えていた。

【業績評価】
目標として今期配属された部署の業務習得を掲げていた。
現在は同僚や上司からのフォローがなくても、1人で業務を完遂できるようになり、目標は達成できたと判断している。」

まとめ

人事評価は公平な評価をおこない、社員の成長を促すなど大切な役割があります。

成果・能力・情意の3つの要素をバランスよく評価し、具体的に良かったところや課題点を記載することが大切です。

今回の内容を参考に、社員の納得がいく人事評価を記載しましょう。

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