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人事評価とは?目的や人事評価シートの作成例・評価手順

人事評価とは?目的や人事評価シートの作成例・評価手順

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企業が従業員の知識やスキル、経験、日々の行動などを評価する際は、人事評価をおこないます。従業員の昇給や昇進などに関わるため、人事担当者は責任感を持って適切に人事評価する必要があります。本記事では、人事評価の意味や内容、目的、人事評価シートの作成例や評価手順などについて詳しく解説します。

この記事でわかること・結論

  • 人事評価は、従業員のスキルや知識、実績などを評価し、給与や昇進などを決める評価制度
  • 人事考課は、従業員の待遇や処遇を決めるために主に能力を評価する制度
監修者労務SEARCH 編集部

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人事評価とは

人事評価とは

人事評価とは

人事評価は、従業員のスキルや知識、実績などを評価し、給与や昇進などを決める評価制度です。従業員の生活に関わる給与が関与するため、適切に実施しなければ不満が溜まり、退職や労働問題につながるリスクがあります。個々の業務、成績、姿勢などを細かく評価するとともに、評価基準を従業員が理解することで適切な運用が可能となります。

POINT

人事評価は3つの観点からおこなう

人事評価制度は企業が独自で策定できるものの、多くの企業は以下3つの観点から人事評価をおこないます。

成果

成果とは、業績や活動実績のことです。評価対象期間における業績や目標の達成度、通常業務以外の活動などを評価対象とします。営業職や販売職のように実績を数値で表せる場合は定量的な評価が可能ですが、貢献度や顧客からの評価などは個々で差が生じやすいことに注意が必要です。

行動

業務における行動や態度も評価対象です。遅刻や欠勤、日々のコミュニケーション、仕事に対する積極性、責任感などを評価します。遅刻や欠勤などについては、回数や頻度などを評価の1つとすることで、公平な人事評価につながります。コミュニケーション能力や積極性などは上司の考え方で評価が変化しやすい点に注意が必要です。

能力

能力とは、業務遂行に必要な知識やスキルのことです。個々の成果だけではなく、チームにおける貢献度、リーダーシップなども評価対象となります。チームへの貢献度はなるべく数値化し、透明性を高めることが大切です。リーダーシップについてはチームメンバーからの評価も参考にするとよいでしょう。

人事評価と人事考課の違い

人事評価と人事考課の違い

人事考課とは

人事考課は、従業員の待遇や処遇を決めるために主に能力を評価する制度です。

人事評価と人事考課の違いは以下のとおりです。

項目 人事評価 人事考課
目的 業務や成果に基づく従業員の総合的な評価 従業員の待遇や処遇の決定を目的とした能力ベースの評価
公開性 公表の有無が企業により異なる 公表されないことが一般的

人事評価による従業員への影響

人事評価による従業員への影響

人事評価は従業員にとって重要な要素であり、給与や昇進など人生に関わるものに大きな影響を与えます。そのため、人事評価の方法が不適切であれば、従業員は正当に評価されていないと感じるおそれがあります。

人事評価を適切に活用すれば、従業員のモチベーションを引き出せるだけではなく、適切な人材配置が可能となり、企業の利益向上につながります。

人事評価による従業員への影響

  • 不適切な人事評価はモチベーションの低下や退職につながる
  • 適切な人事評価は能力の発揮や適材適所への配置につながる
  • 基本の評価方法を守りつつ企業に応じてアレンジする

人事評価は、そのときの気分でおこなうものではなく、あらかじめ決めた基準に基づいて人事評価シートによって実施します。

人事評価シートとは

人事評価シートとは

人事評価シートとは

人事評価シートは、人事評価を行う際の評価項目を記載したシートです。業務遂行能力、コミュニケーション能力、目標達成度などの項目を記載します。従業員は自身の達成した成果や成長点について記入し、評価者もそれを基に客観的かつ公正な評価を行います。

人事評価シートの項目例

  • 規律性……業務やスケジュールに対応し、期限や約束事を守る
  • 協調性……チームメンバーや他部署と円滑な協力関係を築き、効率的に業務を行う
  • 責任感……与えられた仕事やプロジェクトに真摯かつ責任を持って取り組む
  • 積極性……積極的で前向きな姿勢を持ち、新しいアイディアや改善提案を積極的に行う
  • 専門知識……業務に関連する分野において高い専門知識を有する
  • スキル……業務に必要な技術や能力を持ち、高い水準で業務を遂行できる
  • 創意工夫……創造的で新しいアイディアや問題解決策を提案し、業務にイノベーションをもたらす
  • 対応力……突発的な状況や課題に迅速かつ適切に対処し、柔軟に対応できる
  • コミュニケーション能力……良好な対人関係を築き、的確で明確なコミュニケーションをとり、情報共有が円滑である

人事評価シートを作成する目的

人事評価シートを作成する目的

人事評価シートは、適切な人事評価において欠かせない書面です。人事評価シートを作成する目的について詳しく見ていきましょう。

人事評価基準の明確化と従業員への周知

人事評価シートは、組織が従業員の業績や行動を客観的に評価し、評価基準を明確にするためのツールです。組織が求めるスキルや行動を具体的な項目に分解し、明確に定義します。これにより、従業員がどのような要素で評価されるのか理解しやすくなります。例えば、コミュニケーション能力や専門知識などの要素が具体的に示します。

自己評価の記入方法についても周知が必要

人事評価シートは、評価者や上司が従業員を評価するだけでなく、従業員自身が自己評価を行う項目も含まれています。自己評価はなるべく厳しくすることが基本です。甘い自己評価だと、上司からの評価の低さに落胆し、モチベーションが下がることになりかねません。このような自己評価の記入方法についても周知が必要です。

自己分析や目標修正に役立てる

人事評価シートに記載する自己評価や上司からの評価を確認することで、自己分析や目標修正に役立てられます。

人事評価は、従業員が自身の強みや成長が必要な点を客観的に振り返るための重要な情報です。また、自己評価によって自己理解が深まり、将来のスキル向上や職務遂行における改善点を明確に把握しやすくなります。

企業によっては、人事評価の結果を踏まえた自己成長の目標を記載する「能力開発計画」の項目を設けています。

フィードバックによる人事評価の見直し

人事評価を行った結果、従業員と上司で評価が大きく異なるケースは少なくありません。たとえば、従業員としてはチームに大きく貢献したと思っていたところ、貢献度が低いと上司が判断する場合があります。

この場合、本当に貢献度が低かったのかをフィードバックし、人事評価基準の見直しに役立てることが重要です。

フィードバックによって正確な評価が行われることで、人事評価の公平性と透明性が確保されます。また、これによって人事評価基準が必要に応じて見直され、より適切で公正な評価が行われる土壌が整います。従業員と上司の双方が納得できる評価プロセスの確立は、従業員のパフォーマンス向上にもつながります。

人事評価シートの作成例

人事評価シートの作成例

人事評価シートには、評価者によるコメントを記載する欄を設けることが一般的です。書き方を誤ると、モチベーションの低下を招く恐れがあります。人事評価シートの評価者コメントの作成例について詳しく見ていきましょう。

営業職

高い成果を挙げつつも課題が残る部下に対しては、次のようにコメントしましょう。

営業職向け評価者コメント例

売上目標を120%達成し、新規獲得においては前年比50%増の成果を上げました。特に、クォーター初めに行ったセミナー参加からのリード獲得が奏功し、その成果は顕著でした。既存クライアントのフォローアップが少し物足りなく思いますので、翌年は契約更新率を5%向上させることを目指してほしいです。

事務職

続いて、事務職向けの評価者コメントの例を紹介します。

事務職向け評価者コメント例

業務の効率向上や精度維持に貢献しています。過去年度において、データエントリーの誤差率を10%から5%に改善し、業務プロセスにおいてスムーズな運用を確立しました。報告書の作成においても、期限を守りつつもクオリティを確保し、社内でも好評です。しかしながら、タスクの優先順位付けにおいて緊急性と重要性のバランスが課題となっています。今後は、より効果的な時間管理を目指してほしいと思いました。

コンサルタント職

コンサルタントは結果が数字に表れないケースもあるため、伝え方により一層の工夫が必要です。

コンサルタント職向け評価者コメント例

専門的な知識やクライアントとのコミュニケーション能力が高く、プロジェクトにおいて的確な提案と解決策を提示できました。特に、Aプロジェクトにおいて、クライアントの課題に対して提案した戦略が成功し、売上を前年比20%増加させる成果を上げたことは特筆すべき点です。しかし、プロジェクト進行において、チーム内の情報共有が不足していると思われます。個人のスキルチームコミュニケーションの強化や情報の適切な共有を意識し、より円滑なプロジェクト進行に貢献していただくことを期待しています。

技術職

技術職においては、仕様に基づいた製品を作製できたかどうかが主な評価ポイントです。

技術職向け評価者コメント例

新製品の開発において驚異的な実績を収めました。新機能の追加によって前年比120%の成果を挙げ、その高い技術力でプロジェクト全体をけん引しました。また、リリース後の不具合が前年比で30%減少し、品質向上に大いに寄与しました。しかしながら、タスクの優先順位付けにおいて効率性を向上させる余地があります。今後は、優れた技術力に加え、業務の優先順位を見極めつつ、更なる効率向上を図っていただくことが期待されます。

人事評価の手順

人事評価の手順

人事評価は、事前に評価基準の確認や記録が必要です。具体的な手順について詳しく見ていきましょう。

人事評価の手順

  1. 具体的で挑戦可能な範囲で目標を設定し、定期的な話し合いを通じて目標の進捗を確認します
  2. 観察と記録をもとに、評価シートに記載します。評価期間中の業績やトラブル対応など、具体的な出来事をピックアップして評価します
  3. 部下に人事評価シートを共有し、評価内容について詳しく説明した後、今後の成長や改善点に焦点について話します

人事評価制度の策定の流れ

人事評価制度の策定の流れ

人事評価は、目的意識を確認のうえで従業員への周知を経て実施する必要があります。人事評価制度の策定の手順は次のとおりです。

人事評価制度の策定の流れ

  1. 現行の人事評価の問題点を洗い出し、企業理念やビジョンの確認を行う
  2. プロジェクトチームを組織し、従業員へのヒアリングやアンケートを通じて評価の目的を設定する
  3. 目的に即した等級や給与を定め、人事評価基準および評価項目を検討する
  4. 等級ごとに期待される行動や役割を詳細に細分化し、言語化した評価基準を作成する
  5. 評価点を報酬制度や等級制度にどのように反映させるかを決定し、それに基づく処遇反映に関する規定を明確にする
  6. 従業員説明会やコミュニケーション手段を活用し、従業員に評価の目的や基準を分かりやすく共有する
  7. 評価者向けには研修会を開催し、評価の一貫性を確保するための取り組みを行う

人事評価の注意点

人事評価を適切におこなうために、次の注意点を押さえましょう。

人事評価の注意点

  • 客観的な評価基準を確立する必要がある
  • モチベーションアップに活かすことが重要
  • 公平性を保つ必要がある

人事評価においては、まず客観的かつ具体的な評価基準を確立することが不可欠です。従業員のモチベーションを向上させるためには、評価結果を具体的な成果や改善点に結びつけ、肯定的なフィードバックを提供することが重要です。

同時に、各従業員の個々の希望や抱負を評価に取り入れ、キャリア形成や成長のサポートを行うことが良い結果につながります。公平性を保つためには、評価基準やプロセスに透明性を持たせ、すべての従業員に共有する必要があります。

人事評価における失敗例

人事評価における失敗例

人事評価の方法によっては、従業員がやる気をなくすことになりかねません。よくある失敗例について紹介します。

不透明な評価基準の使用

人事評価における失敗例の1つは、不透明な評価基準の使用です。評価基準が不明瞭で、従業員がどのような基準で評価されているのか理解できないと、モチベーションの低下や不満の原因となります。

不透明な評価基準の使用の具体例

例えば、プロジェクトの成功を評価する際、具体的なKPI(Key Performance Indicators)や成果物の品質基準が示されていない場合、従業員は何を目指して仕事を進めればよいかわからず、正当な評価を受けることが難しくなります。透明性が欠如すると、従業員は自身の成果や貢献が正当に評価されているか不安を感じる可能性があります。

従業員の貢献度を無視する

会社への貢献度を無視することは、従業員のモチベーションの低下につながります。

従業員の貢献度を無視する具体例

例えば、優れたアイデアやプロジェクトへの積極的な参加があったにもかかわらず、単なる数字や形式的な基準だけで評価され、実際の貢献度が見過ごされることがあります。これにより、従業員は自身の努力や熱意が認識されないと感じ、モチベーションが低下します。

人事評価の詳細が周知されていない

人事評価の詳細が十分に周知されていない場合、従業員は自身の評価や評価の根拠を理解しにくくなります。

人事評価の詳細が周知されていない具体例

例えば、組織が従業員に対して評価の際に重視する要素や採用される評価基準が曖昧である場合、従業員は自身の成績や行動がどのように評価されているのか把握しきれません。これにより、評価の不透明性から不満や不安が生じ、モチベーションの低下や組織への不信感が広がる可能性があります。

人事評価に関するよくある質問

人事評価に関するよくある質問

全従業員の人事評価の結果は公開してもいいですか?
人事評価の結果は、基本的には非公開です。他の従業員の個人情報の開示はプライバシー保護の観点から避ける必要があります。
人事評価の再評価を求められたらどうすればいいですか?
基本的に、人事評価の再評価はおこないません。特定の従業員の人事評価を再度おこなう必要性を認めてしまうと、他の従業員から不満の声が出るだけではなく、人事評価制度そのものの見直しが必要になる恐れがあります。とはいえ、実際に人事評価制度に問題がある場合は、制度の見直しが必要です。
人事評価は何回おこなうべきですか?
一般的には、6カ月単位で年2回実施します。

まとめ

人事評価を適切に実施することで、従業員のモチベーションアップや適材適所への配置などを実現できます。反対に、不透明な評価基準や制度の周知不足などは、不当評価とみなされる要因となります。今回、解説した内容を参考に、適切な人事評価をおこないましょう。

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