タイムカードは従業員の労働時間を正確に把握するために広く使用されていますが、なかにはタイムカードがない会社も少なくありません。
本記事では、タイムカードがない会社の違法性、タイムカードのメリット・デメリット、タイムカードに代わる勤怠管理の方法について解説します。
目次
結論からいうと、タイムカードがないだけで違法になることはありません。
ただし、「労働安全衛生法」にて労働者の労働時間の把握が使用者に義務づけられているため、従業員の労働時間を管理していない場合は違法となります。
働き方改革とは、労働者がそれぞれの事情に応じた働き方を選べる社会の実現を目指し、政府主導で実施される労働制度の抜本的な改革です。
2019年4月に働き方改革が施行されたことにより、長時間労働の是正、多様で柔軟な働き方の実現、雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保などの実現のため、労働基準法・労働安全衛生法・労働時間等設定改善法の改正が実施されました。
法改正以前も、従業員の労働時間に関するガイドラインはありましたが、具体的な内容は法律上明記されておらず、どのような方法でおこなうかは企業ごとにゆだねられていました。
しかし、働き方改革施行後、労働安全衛生法に以下の内容が追加され、「客観的方法による労働時間把握」が義務化されています。
タイムカードがないことで起こりうる弊害としては、主に以下の2つが考えられます。
すでにお伝えしたとおり、2019年4月の働き方改革により労働安全衛生法が改正され、労働時間の正確な把握が義務づけられています。
タイムカード方式であれば、日々の従業員本人による打刻とルール遵守によって、勤務時間の正確な記録も可能です。
しかし、従業員による自己申告制となると、内容の正確さに疑わしい部分が出てきてしまいます。
厚生労働省が策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、使用者が始業・終業時刻を確認・記録する方法として、原則、次のいずれかの方法でおこなうよう明記されています。
このように、必ずしもタイムカードを使用する必要はありませんが、方法によっては多くの時間と労力がかかってしまいます。
タイムカードがあれば、入社・退社、休憩時間、休日出勤などの記録を詳細に残すことが可能です。
しかし、タイムカードがなく、きちんと従業員の労働時間を把握できていない場合は、残業代や割増賃金などを正確に計算できません。
そのため、残業代の未払いなどで従業員との間でトラブルに発展する恐れもあるでしょう。
勤怠管理の方法として広く使われているタイムカードですが、主なメリットは以下の3つです。
それぞれ順番に見ていきましょう。
タイムカードは、出勤・退勤する際に自分のカードを打刻するだけというシンプルさで、誰でも簡単に労働時間を記録できます。
特に年配の方が多い職場などでは、タイムカードを使ったアナログ式の勤怠管理に慣れ親しんでいる人も多く、新しいシステムだとすぐに対応できない可能性もあるでしょう。
また、新しい従業員がメンバーに加わった際も、タイムカードであれば口頭で簡単に伝えられます。
タイムカードは、初期費用としてタイムレコーダーが、ランニングコストとして従業員分のタイムカード、インクカセットが必要です。
タイムレコーダーは一般的な相場で印字のみだと数万円、デジタル式でも5万円〜20万円ほど。タイムカードは100枚で1,000円程度、インクカセットも1,000円から2,000円程度で購入可能です。
この初期費用やランニングコストの安さは、タイムカードで勤怠管理をおこなう大きなメリットだといえます。
トラブルの発生時など、「この日勤務していた従業員は誰か」を確認しなければならない場面で、タイムカードがあれば、その日出勤していない従業員の出勤の有無も即座に確認できます。
他人の勤務状況をチェックする行為は、あまり気持ちのいいものではありませんが、緊急時などはタイムカードが役立つかもしれません。
さまざまなメリットのあるタイムカードによる勤怠管理ですが、いくつかデメリットも存在します。
主なデメリットは以下の4つです。
タイムカードで勤怠管理をおこなう場合、担当者が集計作業をしたあと、給与計算ソフトなどに手入力しなければなりません。
集計作業はほとんどの企業で毎月実施されますが、1カ月分をまとめるためには多くの時間と労力を要します。
また、集計や入力作業は人の手でおこなわれるため、ミスが起きやすいところも欠点です。
タイムカードはアナログ方式のため、出勤時などの打刻漏れが生じやすく、打刻時間の改ざんも簡単にできてしまいます。
また、本人でなくても打刻できてしまうため、「残業していたにもかかわらず、上司に定時時刻でタイムカードを押された」、「タイムカードが書き換えられ、残業がなかったことにされていた」といったケースも少なくありません。
タイムカードなど従業員の賃金や、そのほか労働に関する書類は、労働基準法により5年間の保管義務があります。
そして、従業員全員分の保管が義務づけられており、違反した場合には、30万円以下の罰金が科せられるため注意が必要です。
従業員が少ない場合は、さほど問題ではないかもしれませんが、数十人や数百人の従業員分のタイムカードを5年間保管するとなると、保管場所の確保や管理など、多くの手間がかかります。
最近はテレワークを導入する企業も増えていますが、自宅や外出先ではタイムカードを打刻することができません。
テレワークの導入を考えている場合は、タイムカードに代わる勤怠管理の方法を検討すべきです。
勤怠管理は、必ずしもタイムカードを使用する必要はありません。
タイムカードに代わる勤怠管理の方法は、主に以下の3つです。
タイムカードの代わりに表計算ソフト「エクセル」で労働時間の管理をおこなえます。エクセルであれば、関数やマクロ機能を使用できるため、集計作業の自動化も可能です。
エクセルで労働時間の管理をおこなう場合、基本的に従業員が専用のPCを所持していることが条件となります。
データが従業員ごとに違うと集計に大きな手間がかかってしまうため、テンプレートはあらかじめ会社側で用意しておき、従業員に出勤時刻・退勤時刻・備考の3つを入力してもらうことがポイントです。
エクセルのテンプレートは、インターネット上で無料ダウンロードできます。
手書きで労働時間の管理をおこなうことは、国が推奨している方法ではありません。
しかし、違法ではないため、手書きの出勤簿などで労働時間の管理を実施することもできます。
手書きの出勤簿は、導入やランニングコストを抑えられる点がメリットですが、集計や管理に手間のかかるところがネックです。
しかし、従業員数が少ない企業の場合は、手書きの出勤簿であっても集計や管理に手間がかからないため、利用している企業も少なくありません。
手書きの出勤簿を作成する際は、労働基準法違反とならないために、必ず以下の項目を記載してください。
効率よく勤怠管理したい場合は、勤怠管理システムの利用がおすすめです。
勤怠管理システムであれば、ICカードやスマホ、PCなどから、勤務状況に応じて最適な打刻方法を選択できるため、リモートワークや支社の勤怠管理も容易におこなえます。
そして、打刻したデータは自動で集計されるため、勤怠情報の集計作業にかかる時間や労力を大幅に削減可能です。
また、勤怠管理システムであれば法改正がおこなわれた際も、アップデートによって自動で対応できるため安心して利用できます。
ただ、現在さまざまな勤怠管理システムが存在しており、自社に適さないシステムを導入してしまうと、管理機能を扱いきれず、コスト増となる可能性も否めません。
失敗を避けるためには、自社の規模に合ったシステム化、勤務形態に合った打刻方法が使えるかなど、しっかり検討することが大切です。
機能や操作感については、無料トライアルを利用することで確かめられるため、リスク低減のために活用してみてもいいかもしれません。
タイムカードがない会社は、それだけで違法とはなりません。
ただし、事業者の義務として従業員の労働時間を把握する義務があるため、タイムカードを使用しない場合は、別の方法で勤怠管理をおこなう必要があります。
タイムカードを使用しない場合は、「エクセルで労働時間を管理する」、「手書きの出勤簿を作成する」、「勤怠管理システムを利用する」という方法を選択することも可能です。
ぜひ、自社に合った適切な方法で効率よく勤怠管理をおこないましょう。
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