- 固定給の変更が多い
- 手動計算による人為的ミス
- 働き方の多様化による複雑な勤怠管理
給与計算のミスはあってはならないもののひとつです。
しかし人間がおこなう作業である以上、給与計算のミスが発生する可能性はあります。
仮に給与計算でミスしたときにどのように対処すべきかわからない方も多いのではないでしょうか？
今回は給与計算でミスしたときの対処法、原因や防止策などを解説します。
給与計算に関わる部署の方はぜひ参考にしてみてください。
目次
給与計算のミスが起きる原因として以下の3つが挙げられます。
給与計算のミスを防ぐには、上記3つの原因に対する対策が必要です。
給与計算のミスが起きる原因として、固定給の頻繁な変更が挙げられるでしょう。
昇給や降格は年に一度決まったタイミングでおこなわれますが、それ以外の固定給が変わるケースも存在します。
たとえば部署異動や扶養家族の変更などが該当するでしょう。
上記のケースでは固定給以外にも健康保険料や厚生年金保険料などの控除額も変更する必要があります。
イレギュラーなタイミングでおこなわれる保険料の変更は見逃しやすく、ミスにつながる確率が高くなってしまうでしょう。
固定給の変更により関連する保険料の変更などでミスが起きやすくなります。
手動計算による人為的ミスも給与計算ミスの原因です。
手動計算での業務は、給与計算システムに比べ工数も増えて人為的な計算ミスも多くなります。
たとえばタイムカードの出退勤記録を手で転記する作業や給与明細を手書きで作成する業務が挙げられるでしょう。
システムでは上記の作業を自動計算してくれますが、手動計算では完全にミスを防ぐことは難しいです。
計算ミスや転記時のミスなど、給与の手動計算はミスするリスクが高くなってしまいます。
給与計算のミスが起きる原因として働き方の多様化による勤怠管理の複雑化も挙げられます。
これまではオフィスに出社し労働時間も固定された働き方であったため、従業員間で勤怠管理の差がなく比較的管理も楽でした。
しかし現在は働き方関連法案の影響もあり、フレックスタイムやテレワークなど柔軟な働き方が浸透しています。
働き方が多様化したことにより、従業員ごとに勤務時間が異なるなど勤怠管理も複雑化しているため、管理方法を整備しないと、正確な労働状況を把握するのが難しいといえるでしょう。
勤怠管理が複雑化したことで、給与計算も複雑となり、ミスも発生しやすくなっています。
給与計算ミスで起こりうるリスクは以下の2点が挙げられます。
上記のリスクを防ぐべく、給与計算を正確におこなえる社内体制を整備しましょう。
給与計算を間違え正しい給料を手渡せないと、従業員から訴訟されるリスクがあります。
従業員は労働の対価として給料をもらっており、給料に誤りがあれば会社への信頼も下がってしまうでしょう。
信頼回復には時間がかかる上、残業代の計算ミスが長期に渡った場合、残業代未払いで訴訟されるリスクが高くなります。
会社が訴訟を受ければ裁判費用や時間もかかり、大きな損失を被ることとなるでしょう。
給与計算ミスは法的なリスクを抱えるため、正しく計算する必要があります。
給与計算ミスがあると、正しい納税額を納められない可能性があり注意が必要です。
給与計算ミスがある場合、同時に社会保険料や源泉徴収税の額も間違えている可能性があります。
納税額を間違え正しく税金を納められないと延滞金を科されるリスクがあり、大きな損失を被る上、社会的な信用も落ちるでしょう。
給与計算ミスは従業員からの訴訟に加え、税金未払いによる罰則など大きなリスクを被るため、対策を講じる必要があります。
給与計算をミスした場合、その後の対処が重要です。
そこで給与計算でミスしたときの対処法について、以下の方法を解説します。
給与計算をミスした場合、即座に対応することが重要です。
まず間違った給与を支払った従業員へすぐに連絡し、謝罪しましょう。
適当な謝罪や言い訳をしてしまうと、従業員の会社に対する信頼が下がり、訴訟リスクも上がってしまいます。
残業代の計算時間を間違えたなどミスした原因を説明し、正しい給与明細を発行する旨を伝えましょう。
給与の支払いを修正する場合、どのくらいの差額となるか伝えた上で、今後における対応も話していきます。
給与の過不足分の精算方法には2つあり、ひとつは翌月に過不足分を精算する方法です。
まず通常の支給額よりも多く支給した場合、調整金などの項目を設け差額分を翌月分給与から差し引きます。
当然ながら従業員に過払い分を調整する旨を事前に伝え、処理しましょう。
不足分を支払う場合も同様に、事前に調整する旨を伝えて、適当な項目で翌月給与分に不足分を追加します。
なお賃金不足分の支払いに際し、遅延損害金を支払う必要があり注意が必要です。
もうひとつの方法は、現金で当月中に過不足分を精算する方法です。
過不足分を計算し、従業員から過払い分の徴収もしくは不足分の支払いをおこないます。
現金で過不足分を調整する注意点は、既に計算した源泉徴収税や社会保険料も計算しなおす必要がある点です。
細かい計算が必要となるため、十分に注意して対応しましょう。
給与計算ミスを防止する対策としては、以下の3つが挙げられます。
上記対策を参考に、給与計算ミスを防止する社内体制を整備しましょう。
給与計算ミスの防止対策として、チェックリストの作成が挙げられます。
給与計算で発生する業務をリスト化しチェックすることで、業務の抜け漏れを防げるでしょう。
特に社会保険料の改定や従業員の異動時はミスが発生しやすく、その際の作業工程をマニュアル化しチェックリスト化するのがおすすめです。
給与計算に関連するルールを改めて整備しましょう。
給与計算は就業規則や雇用契約に基づき、これらのルールが整備されていないと計算ミスが起きやすくなります。
就業規則や雇用契約を見直し、休日出勤時や残業時などのルールが曖昧にならないようルールを整備しましょう。
ちなみに給与計算は1人でおこなわず、2人以上でチェックできる体制にすることをおすすめします。
1人の作業では主観的な観点のチェックとなり、ミスに気づきにくいからです。
ルール整備とともにチェック体制も見直しましょう。
給与計算システムやアウトソーシングを活用することも計算ミス防止につながります。
システムを導入すれば人為的な作業が減り、ミスも少なくなるでしょう。
給与計算の専門家にアウトソーシングすれば、法律に則った上で正確に計算してくれます。
また、アウトソーシングやシステムを活用することで人為的な作業を減らし、業務の効率化にもつながることも魅力です。
これらの導入にはコストがかかりますが、人為的なミスを大きく減らせるため、ぜひ検討したい方法といえます。
給与計算のミスは従業員からの訴訟リスクや税金を正しく支払えないなど大きなデメリットがあります。
主に人為的なミスが大きく、いかにミスを防ぐ対策を講じられるかが鍵となるでしょう。
人為的なミスを減らす観点では、給与計算システムやアウトソーシングの活用がおすすめです。
給与計算を正しくおこない、会社を労務リスクから守りましょう。
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