この記事でわかること
- 36協定の電子申請のやり方・手順について
- 36協定を電子申請するメリット・デメリット
- 36協定を電子申請する際の注意点
この記事でわかること
36協定の電子申請は、24時間365日申請可能、郵送費のコストカットなど多くのメリットがあります。しかし、36協定の電子申請を具体的にどうやるのか分からず悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
今回は、36協定の電子申請について申請手順やメリット・デメリット、注意点まで詳しく解説します。36協定の電子申請で、申請作業を効率化させたい方はぜひ参考にしてください。
目次
36協定の申請方法は、以下の3つです。
36協定の申請方法
電子申請だけでなく、他の申請方法も理解しておきましょう。
一点目は、窓口で直接36協定の申請をおこなう方法です。必要な書類を揃えて、提出先である管轄の労働基準監督署に直接赴き、窓口で申請します。
一方で、窓口に出向くための移動時間や手間がかかることがデメリットです。書類申請は平日の営業時間のみで受け付けており、平日の日中に時間を確保しなければならない点にも注意しなければなりません。
二点目は郵送で必要書類を提出する方法です。管轄の労働基準監督署宛に、以下の書類を送付することで申請できます。
郵送のメリットは、ポストに投函さえできれば時間に縛られず提出できる点です。ただし、書類が労働基準監督署に届くまで時間がかかるため、すぐに36協定の内容を履行したい場合には不向きです。
また、書類に不備があった場合、修正した書類を再度郵送しなければならず、手間と時間がかかります。
三点目は電子申請です。行政サービスのオンライン窓口「e-Gov」から、インターネット経由で36協定を申請できます。
政府は、新型コロナの感染拡大防止や年度末・年度始めの労働基準監督署受付窓口の混雑緩和のため、積極的に各種行政サービスの電子申請による手続きを推奨しています。
次に、36協定の電子申請による具体的な手続き方法について詳しく見ていきましょう。
36協定を電子申請する場合、以下の手順で進めます。
電子申請をおこなうためには、まずe-Govのアカウントが必要です。e-Govアカウントは、以下の手順で登録できます。
e-Govアカウントの登録手順
続いてe-Gov電子申請アプリケーションをインストールします。
e-Gov電子申請の「利用準備」画面の下部に「アプリケーションのインストール」欄があるため、Windows版もしくはmacOS版のどちらかをインストールしましょう。アプリインストール後は、以下2種類のうちいずれかの認証設定が必要です。
| 2要素認証 | 専用アプリに表示される6桁の数字を入力し認証する方法 |
|---|---|
| 追加認証 | 事前に登録した質問と回答を用いて認証する方法 |
2要素認証を利用する場合は、スマホなどの端末に専用のアプリをインストールしなければなりません。
アプリケーションのインストールが完了したら、マイページへログインしましょう。マイページでは、
などを確認できます。また、マイページからインストールしたアプリケーションを用いて各種行政サービスの電子申請が可能です。
最後に、マイページより36協定の申請フォームを記載して提出しましょう。マイページ内の上部にある「手続検索」欄から、36協定届を検索して申請フォームを記載します。
「手続き名称から探す」の欄に「時間外労働・休日労働に関する協定届」と入力すれば、簡単に申請フォームを検索できます。複数様式があるため、用途に適した様式を選択しましょう。様式を選択すると入力画面が表示されるため、必要項目を入力します。
申請フォームを記載したら、最終確認をおこなってから提出ボタンを押してください。もし途中で入力作業を中断したい場合は「一時保存して中断」ボタンを押せば、入力内容が保存され続きから再開できます。
36協定を電子申請するメリットは、以下の三つです。
36協定を電子申請するメリット
一点目は「郵送代や移動費がかからない」ことです。36協定を郵送で申請する場合、送料がかかる上、返送用の封筒や切手を用意する必要があります。また、窓口での手続きには労働基準監督署までの移動費や時間もかかります。
申請をなるべく簡潔に済ませたい方は、電子申請がおすすめです。
二点目は「24時間365日申請できる」ことです。窓口での申請は、労働基準監督署の受付時間に合わせる必要があり、平日の日中に時間を確保する必要があります。
電子申請の場合、e-Govのマイページから24時間365日いつでも申請可能で、空いた時間を見つけて自分のタイミングで申請できます。平日の日中は業務が忙しく、なかなか時間を確保できない方におすすめの申請方法です。
三点目は「作業の途中保存や申請状況の確認ができる」ことです。
マイページから通知設定をオンにすれば、申請状況のステータスが変わった際にメールで通知を受けられる点も便利です。
36協定の電子申請にはメリットも多い一方、以下のデメリットも存在します。
36協定を電子申請するデメリット
一点目は「申請ミスが起きやすい」ことです。窓口で直接申請した場合、担当者が書類に不備がないかその場で確認してもらえるため、記載ミスがあってもすぐに修正して提出できます。
一方で電子申請の場合、手続き自体は簡単ですが上記のように第三者からの申請内容の確認がないため、申請ミスが起きやすくなります。
電子申請の場合は、申請内容が正しいかどうか申請者自身の入念なチェックが必要です。
二点目は「申請の受理に時間がかかる」ことです。窓口で直接申請した場合、書類に問題がなければその場ですぐ申請を受理してもらえます。
一方で電子申請の場合、申請は24時間365日できても、申請内容の受理に時間がかかる場合があります。特に多くの人が同時に申請をおこなうような繁忙期には、システムが混雑し申請完了までに長い時間がかかる可能性もあります。
36協定を電子申請する場合、起算日に余裕をもって申請することがおすすめです。
三点目は「36協定が有効でない期間が発生する」可能性があることです。先述のとおり電子申請がすぐに処理されない場合や、申請内容に不備があり差し戻しされた場合は申請がすぐに受理されません。
36協定は労働基準監督署に申請が受理された時点で効力を発揮するため、上記の場合予定していた起算日に間に合わず36協定が有効でない期間が生まれてしまいます。
申請がすぐ受理されないケースを想定し、早めに申請しておきましょう。
2021年4月から、36協定の電子申請方法で以下の変更がありました。
36協定の電子申請に関する
提出方法の変更点
2021年4月より、36協定の本社一括申請が可能となりました。
以前は事業所を複数もつ企業の場合、36協定の申請は各事業所で個別におこなう必要がありました。しかし、2021年4月から電子申請に限り、複数の事業所をもつ企業は36協定を本社で一括申請できます。
本社一括申請はe-Govのマイページより「時間外労働・休日労働に関する協定届（本社一括届）」というフォーマットを記載して申請します。
2021年4月以降、36協定の電子申請において、電子証明書の添付が不要になりました。以前は36協定を申請する際に電子証明書を添付する必要があり、手続きが煩雑になりがちでした。
しかし、2021年4月よりe-Govにアカウントを登録し、フォーマットに必要事項を記載するだけで申請できるようになったため、電子証明書添付の手間が省かれより簡便に申請できます。
36協定を電子申請する際、以下の点に注意しましょう。
36協定を電子申請する際の注意点
36協定の電子申請に際しては、必要な事前準備を早めに済ませておきましょう。
もしこれらの準備をせずに電子申請しようとした場合、準備に手間取り、結果として36協定の申請に時間がかかってしまいます。予定している起算日に間に合わせるためにも、電子申請に必要な準備は早めに終わらせましょう。
36協定の電子申請では、入念なエラーチェックが重要です。
電子申請は窓口とは異なり担当者のチェックが入らないため、記載ミスがある状態でも申請できてしまいます。書類に不備がある場合、差し戻しされてしまい36協定が無効な期間が発生してしまいます。
したがって、申請フォームの全項目に対して入念な確認が必要です。ほかの人にもチェックしてもらうことで、自分が見落としていたミスを未然に防げます。
36協定の電子申請には多くのメリットがありますが、申請にはアプリのインストールなど事前の準備が必要です。
いざ電子申請しようと思っても、事前準備を済ませていないと結果的に申請に時間がかかってしまいます。ブラウザの設定確認やe-Govのアカウント登録など事前準備を早めに済ませておきましょう。
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