36協定書とは、労働基準法第36条で定められている「時間外労働や休日労働」の内容に関して、従業員と交わす契約書のことを指します。企業と従業員の両者は、この36協定書に合意のうえ36協定を締結します。
協定書には、詳細に労働者に関する記載事項を明記する必要があるため、しっかりと内容をおさえておきましょう。この記事では36協定書の基本から、記載内容と書き方、似ている言葉である36協定届との違いも解説します。
目次
36協定書とは、労働基準法第36条の「時間外・休日労働に関する協定」に関する書面のことを言います。
この協定自体は通称「36協定（サブロク協定）」と呼ばれています。企業側が従業員に対して時間外労働などをさせる場合は、従業員との間でこの36協定を締結する必要があります。
従業員との間で、この36協定を締結する際に交わす書面が「36協定書」ということになります。締結時には企業側と従業員側の双方が、しっかりと内容を確認し合ってから、合意のうえ署名・押印をする必要があるため注意しましょう。
36協定とは「時間外・休日労働に関する協定」の正式名称であり、労働基準法のなかでも第36条の内容のことを指します。残業や休日出勤を課さなければならない場合、労使間での締結が必須です。
では、どこまでが時間外労働になるのでしょうか。同じく労働基準法には「法定労働時間」として、労働時間の制限や休憩などについて以下のように明記されています。
上記を超えるような労働が時間外労働の定義とされており、必要とするときは従業員と36協定の締結が必須ということになります。そして締結後は、所轄の労働基準監督署へ届出を提出することも忘れないようにしましょう。
しかし、36協定を締結したからといって無制限に時間外労働などを強いることはもちろんできません。上限規制について次項で解説します。
時間外労働の上限規制は、労働基準法改正によって2019年4月から始まりました。大企業から導入していき、2020年4月からは中小企業でも対象となっています。そして2023年の時点では、一部例外はありますがほとんどの企業で導入されています。
具体的な時間外労働の上限規制は「原則として月45時間、年360時間以内」と法律で明確に規定されました。また、臨時的な特別の事情であればもう少し上限については緩和されますが、それでも以下のような制限があります。
上記の条件で労働をさせる場合は、特別条項付き36協定の届出を別途提出する必要があるため覚えておきましょう。
上記の画像は、労働基準法改正時に厚生労働省が公開したものです。画像を見てみると、これまでも原則として月45時間、年360時間以内という内容があります。しかし、あくまでこれは「大臣告示」の範囲に留まっており法的効力はありません。また上限も設定されていませんでした。
しかし、労働基準法の改正によって正式に法律で定められたからには、守らなかった場合に罰則が発生します。特別条項であっても、違反した場合には罰則（6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金）が科される可能性があるため漏れのないようにしなければなりません。
36協定書と似ている言葉に「36協定届」というものがあります。この36協定届は、企業が36協定書の内容を、労働基準監督署に提出する届出のことを指します。
別の書類ではあるものの、内容が同じである36協定書と36協定届にはどんな違いがあるのでしょうか？詳しく見ていきましょう。
まず36協定書と36協定届は作成目的が異なります。いま一度しっかりと区別して把握しておきましょう。
| 作成目的 | |
|---|---|
| 36協定書 | 労使間（従業員と企業）で、時間外労働などについての確認と合意が目的 |
| 36協定届 | 36協定の締結を労働基準監督署に届け出る目的 |
36協定書は、企業と従業員の双方が時間外労働への規定をよく確認し、合意のうえ締結するために作成されます。そのため36協定書は、企業内で保管しておくものであり、どこかへ提出する必要もありません。
対して36協定届は、従業員と締結した36協定について、企業が行政官庁（労働基準監督署）に届出を提出するために作成します。
そして提出した36協定届が、受理されてようやく従業員への時間外労働と休日労働が認められるようになります。この2ステップを企業側の担当者はしっかりと覚えておきましょう。
36協定書は締結する際に、企業と従業員双方の代表者による署名・捺印が必要です。しかし、2021年4月より36協定の新様式が開始され、36協定届に関しては原則として署名・捺印が必要なくなりました。
しかし「別々の書類を作成するのが手間だから、36協定届を36協定書として兼ねる」という場合には署名・捺印が必要になるため注意しておきましょう。
実際に36協定書を作成する際に、記載しなければならない項目が5つあるため順番に見ていきましょう。この5項目は労働基準法第36条にも定められているため、しっかりと内容の把握が必要です。
最初に、時間外労働や休日労働を課す労働者の範囲として、業務の種類や労働者数を明記しておく必要があります。
たとえば、経営企画が5人・営業が15人などのようにより細分化して具体的な情報を記載すると良いでしょう。
次に、時間外労働や休日労働を課す期間を明記します。この期間のことを「対象期間」と呼ばれており、最長で1年間という決まりがあります。
そのため36協定届を提出してから、対象期間は1年間の期限があるということになります。対象期間の初日を「起算日」と呼ばれ、企業側が自由に決めることができますが、1年間は変更不可のため注意しましょう。
この項目では、時間外労働または休日労働をさせることについて正当な理由を明記する必要があります。
どのような場合に時間外労働または休日労働をさせるのか、より詳細に記載しましょう。たとえば、
などのように、想定できる一般的なケースを記載しておけば問題はないでしょう。
この項目では、対象期間において時間外労働させることができる時間および休日労働させることができる日数を、日・週・月・年それぞれで明記しなければなりません。
36協定では以下のような上限規制があるため、その範囲内でこの項目を記載すると良いでしょう。
ただ、臨時的な特別の事情を想定して作成するということであれば、その場合の上限を参考に記載する必要があります。先述した、臨時的な特別の事情であるケースの条件をおさらいしておきます。
また、上記で適用したいときは、別途「特別条項付き36協定書」を作成して合意する必要があるということを忘れないように注意しましょう。
そして、時間外労働・休日労働を適正化するために、厚生労働省が定めた必要事項を明記しなければなりません。内容は、労働基準法施行規則第17条に定められている下記の7つです。
ここまでに記載してきた4項目も参考に、改めて上記7つをしっかりと明記しておきましょう。
36協定関連の書類は行政官庁にも提出する内容であるため、正確に進めたいところです。しかし、法律周りの難しい内容を理解しなければならないうえに、記載フォーマットなどが無ければかなりの手間になるでしょう。
そこで、おすすめしたいのが「給与計算システム」などの業務ソフトです。
また、36協定届の電子申請にも対応できる業務ソフトであれば、役所に出向くこともなくオフィスから36協定届などが提出可能であるため、工数削減にも繋がります。
書類作成・提出だけでなく、企業のあらゆる業務を効率化してくれるため導入している企業も多いです。日々の業務に悩みがある担当者・企業は一度検討してみてはいかがでしょうか。
「36協定書」は、労使間における36協定の合意・締結をあらわした書類です。同じような言葉に、企業がそのあと行政官庁に提出する「36協定届」もありました。
従業員に対して、臨時で時間外労働や休日労働をさせたい場合には、必ずこの36協定書を作成しておかなければなりません。人事労務担当者であれば、36協定書の作成方法や記載項目、その後の36協定届提出のフローは必ず覚えておきましょう。
とはいえ36協定に関する業務は、複雑で要点も多いです。業務効率に課題を感じている企業であれば、給与計算システムなどのソリューション導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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