- 仕入れ税額控除を受けている場合
- 赤字決算の場合
- 電子取引での領収書の扱い
事業を経営するなかで、領収書をもらい経費精算する機会は多いでしょう。
領収書は重要な書類であり、処理方法も決められています。
そのなかでも領収書の保存期間について、詳しく知らない方も多いのではないでしょうか？
今回は経費精算における領収書の保存期間について、保存時の注意点や領収書以外に保存義務がある書類なども解説します。
領収書の処理方法に不安があり、詳しく知りたい方はぜひ参考にしてみてください。
目次
企業は領収書やレシート、帳簿書類を一定期間保存する義務があります。
保存義務のある帳簿書類として以下のものが挙げられます。
基本的には決算時に必要となる書類や金銭取引・経費精算に関する書類に保存義務があります。
保存義務のある書類は法律で定められており、人事担当者の自己判断で処分しないよう注意が必要です。
また、保存義務のある書類は一定期間を超えて保存しても問題ありません。
特に、契約書などを処分してしまうと取引先とのトラブルが発生する可能性もあるため、できる限り長く保存しておくことをおすすめします。
領収書や帳簿の保存期間は法律によって定められており、法人と個人で保存期間が異なります。
ここでは「法人の領収書保存期間」と「個人の領収書保存期間」についてそれぞれ詳しくみていきましょう。
法人の領収書・帳簿保存期間は法人税法で定められており、原則7年間書類を保存する義務があります。
注意点として保存期間は領収書・帳簿の発行日ではなく、領収書・帳簿を受け取った事業年度の確定申告提出期限から数えて7年間であることです。
たとえば2023年の3月31日が事業年度の末日である場合、確定申告の期限が2023年の5月31日となり、領収書・帳簿の保存期限は2030年5月31日までです。
個人の領収書・帳簿の保存期間は所得税法で定められており、青色申告と白色申告で保存期間が異なるため注意しましょう。
青色申告の場合は原則7年間ですが、年の所得が300万円以下の場合は5年が保存期間となります。
一方で白色申告の場合、領収書の保存期間は5年ですが、帳簿は7年間の保存義務があり注意が必要です。
特別な事情がない限り、どのケースでも7年間保存しておくことをおすすめします。
領収書や帳簿の保存期間について紹介しましたが、経理が扱う書類には、ほかにもさまざまな種類があります。
保存期間ごとに分けると、主に以下の書類が挙げられます。
書類の保存期間は法人税法や会社法など法律で定められており、自社で保存している文書リストを作成することで保存期間の漏れをなくせるでしょう。
税務署調査では上記書類を必ずチェックされるため、紛失しないよう厳重に保存しておくことが大切です。
領収書を保存する際、以下の点に注意しておきましょう。
仕入れ税額控除を受けている場合、領収書の保存期間が青色申告か白色申告かにかかわらず一律7年となるため注意しましょう。
仕入れ税額控除とは、納付する消費税額の計算時に、売上の消費税額から仕入れの消費税額を控除できる制度のことです。
仕入れの段階で、消費税が二重に課税されることを防ぐ役割があります。
白色申告では領収書の保存期間は5年と定められていますが、仕入れ税額控除を受ける場合は保存期間が7年となるため注意が必要です。
ただし3万円以下の領収書は保存義務がありません。
赤字決算で繰越欠損金が発生する場合、領収書の保存期間は9年もしくは10年となります。
具体的には以下のケースで保存期間の年数が分かれます。
繰越欠損金とは、赤字を翌年度に持ち越し法人税を削減できる制度のことです。
繰越欠損金で控除できる期間は9年もしくは10年であり、その間領収書も保存しておく必要があります。
赤字決算の場合、通常の領収書保存期間である7年間で処分してしまわないよう注意しましょう。
インターネットでおこなわれる商品売買などの電子取引では、電子データで領収書を保存しておく必要があります。
保存期間は通常の領収書と同じであり、データを印刷し紙媒体で領収書を保存しても問題ありません。
実際には紙の領収書と電子データの領収書が混在するケースが多いでしょう。
電子データで保存する場合は、領収書データにいつでもアクセスできるよう会計帳簿のデータと領収書データを紐づけておくのがおすすめです。
不安な場合は電子データを紙で印刷し領収書を保存しておくのも良いでしょう。
領収書や帳簿など経費精算に関わる書類の管理は、経費精算システムの活用がおすすめです。
経費精算システムとは、経費精算に関わるあらゆる業務を効率化できるシステムで、交通費や接待費など経費を一元管理できます。
経費精算システムでは領収書をデータとして保存でき、クラウド型システムであればどの端末からもアクセスし領収書データを把握できるため利便性に優れます。
またデータ管理システムのため、紙媒体で必要な保存場所を用意する必要もなく、オフィスのリソースを圧迫せずに領収書管理が可能です。
各精算内容と領収書データを紐付け整理でき、後からデータをみたときもわかりやすい状態で管理できます。
領収書や帳簿データを効率よく管理したい場合は、経費精算システムの活用がおすすめです。
領収書や帳簿は法人や個人、仕入れ税額控除や赤字決算など条件によって保存期間が異なり注意が必要です。
人為的なミスを防ぐためにも、自社で保存している文書リストを作成し保存期間を忘れないようにする工夫も大切となるでしょう。
領収書や帳簿を効率的に管理するためには、経費精算システムによるデータ管理がおすすめです。
領収書や帳簿管理を効率化し、生産性の向上を目指しましょう。
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