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事務所が移転する場合の労働基準法・社会保険に関する手続きとは

事務所移転の手続きについて、きちんと把握できているでしょうか?今回は、事務所移転等に関連する手続きのうち、「労基署への適用事業報告」と、社会保険の「適用事業所所在地・名称変更届」に関する提出先や提出期限などについて一から説明します。

事業を続けていくにあたり、事業拡大などの節目で発生する移転。もちろん何度も経験することではなく、節目というのは何かと忙しい業務が重なり、手続きは業務の合間を縫って進める可能性があると思います。このとき事業者は失念することなく、しっかりと手続きを進めるようにしましょう。

移転の場合、新たな所轄労基署に適用事業報告の提出が必要です

事業所を移転する場合には、移転後の所轄労働基準監督署への各種書類の提出が必要となります。しかし、その手続きに関して十分に理解しているでしょうか。

まず、「適用事業報告」の提出について説明しますと、事業所が労働基準法の適用事業となった場合、所轄の労働基準監督署長への報告義務が発生します。ここで必要となるのが、「適用事業報告」の提出です。この書類の提出については原則として「遅滞なく」提出することが求められているため、事業者は速やかに提出しましょう。

また、添付書類についての注意点としては、法人の場合は「登記簿謄本」を添付することが通例となっています。こちらは通例ですので、所轄の労働基準監督署によって添付書類が異なる場合があります。事業主は適用事業報告の提出に行く前に一度確認し、手続きをしっかりと進めていきましょう。

社会保険の「適用事業所名称・所在地変更届」について

続いて、社会保険の「適用事業所名称・所在地変更届」についてです。これは、事業所が引き続き同一の年金事務所管内での移転であるか、管轄外の年金事務所への移転であるかで手続きの方法が若干異なります。十分留意しましょう。

変更後も管轄内の年金事務所への移転の場合、「適用事業所所在地・名称変更(訂正)届(管轄内)」を提出します。この書類は、移転などの事実が発生してから5日以内に、窓口持参または郵送、電子申請で事業所の所在地を管轄する年金事務所に提出する必要があります。

また、提出時に添付する書類は、法人事業所の場合は所在地変更と名称変更はどちらも共通の添付書類として、法人(商業)登記簿謄本のコピーを用意します。個人事業所の場合は、所在地の変更では事業主の個人番号の記載がない住民票のコピーの提出が必要となり、個人事業所の場合に名称を変更する際には、公共料金の領収書のコピー等の提出が必要となります。

このように、個人事業所では添付書類が異なる点について十分に注意しましょう。次に、管轄外の年金事務所への移転が発生する場合ですが、「適用事業所所在地・名称変更(訂正)届(管轄外)」の提出によって手続きを進める必要があります。時期は管轄内の年金事務所での手続き同様に、事実の発生から5日以内となります。

この場合の注意点として、提出先が変更前の事業所の所在地を管轄する年金事務所であるということが挙げられます。こちらも提出方法は窓口持参または郵送、電子申請となっており、そのほか添付書類についても管轄内移転と同様です。提出先の間違いがないように、よく確認しておきましょう。

協会けんぽではなく、健保組合加入の事業所の場合の注意事項

最後に、健保組合に加入している事業所の場合の注意事項についてご説明します。大企業などの場合は加入している保険組合が協会けんぽではなく、グループで健保組合を構成していたり、その企業単独で「自前」での健保組合を設立していたりする可能性も考えられます。

この場合は、前述したような手続きだけでは手続きが完了とならないケースが存在するため、それぞれの各健保組合のルールに従い、柔軟に手続きを進める必要があることに注意してください。

また、事業所が協会けんぽであれ独自の健保組合加入であれ、いずれにせよ手続き上の不明点があるときは、自己判断で手続きを進めることなく各機構および各組合に確認してから対応しましょう。

まとめ

今回は、事業所を移転する際などに労働基準監督署への届出として必要な「適用事業報告」と、社会保険の「適用事業所名称・所在地変更届」について解説しました。

特に、社会保険については事業所の移転後に年金事務所の管轄が変更になる際に、提出先が異なるなど、若干の手続きに違いがありますので十分に注意して手続きを進めるようにしてください。

また、法人事業所と個人事業所の場合でも手続きが異なるなど、その事業のパターンによって、よく確認をする必要があります。総じて、事業を安定して続けていくためにも、このように正式な手続きは遅滞なく行うことが重要です。

佐藤 安弘|ワイエス社会保険労務士事務所

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