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【2020年義務化】社会保険の手続き電子化とポイントまとめ

社会保険の手続きにおいて電子申請の義務化が決定しましたが、準備はできていますか?
「うちの会社は対象なの?」「いつまでにすればいいの?」「いつも紙での申請だからやり方が分からない…」など疑問・不安に思っている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、社会保険の手続き電子化に関する情報とポイントをまとめています。ぜひ参考にしてみてください。

社会保険の手続き電子化とは

2018年3月に改定された厚生労働省の『「行政手続コスト」削減のための基本計画』において、大企業に対して2020年4月1日から電子申請を義務化する方針が発表されましたよね。

そしてついに、2019年3月8日、大法人等に対する雇用保険・労働保険等の一部届出・申請・申告書の電子申請義務化を定めた厚生労働省令が公布されました。つまり、大企業の電子申請義務化が法律で定められたということです。

これまでも、申請の電子化を促進するさまざまな施策が進められてきましたが、それはCD-Rなどの電子媒体での提出も含めた義務化であり、書面以外であればOKという内容でした。
しかし今後は、CD-Rなどの電子媒体は認めず、電子申請のみが認められる方針に決定したのです。

2016年度時点で、CD-Rなどの電子媒体で提出している大企業は約5割に達しますが、電子申請を利用している企業はまだまだ少ないのが現状です。

厚生労働省 社会保険・労働保険手続等の電子申請の利用促進に関する取組について

出典:厚生労働省 社会保険・労働保険手続等の電子申請の利用促進に関する取組について

2020年4月の電子申請義務化に向けて、各社システム対応が求められることになります。

電子申請とは

電子申請とは、インターネットを利用して、申請・届出などの行政手続きをいつでも、どこからでも行える仕組みのことです。つまり、これまで行政機関の窓口に出向いて紙媒体で行なっていた手続きが、会社や自宅のパソコンを使って行えるようになるということです。

電子申請を導入することで、

  • 24時間、時間にとらわれることなく申請を行える
  • 複数の窓口を回る手間を削減できる
  • 申告書・届出書を手書きする手間を削減できる
  • 窓口へ出向く時間・交通費などのコストを削減できる
  • 書類の紛失や情報漏洩に関するセキュリティの向上

など、業務効率化を計れるメリットがたくさんありますよ。

電子化の期限は2020年3月中

電子申請義務化の施行日は2020年4月1日です。
ただし労働保険等の各申告書は、2020年4月1日以後に開始する事業年度にかかる申告書の提出について適用されます。

遅くとも2020年3月中には電子申請ができる状態にしておきましょう。早めの準備がベターです。

義務化の対象となる手続き

電子申請義務化の対象となる書類は以下のとおりです。

社会保険の種類 届出等の種類
健康保険
厚⽣年⾦保険
  • 被保険者賞与支払届
  • 被保険者報酬月額算定基礎届
  • 健康保険被保険者報酬月額変更届
  • 厚生年金被保険者報酬月額変更届
  • 70歳以上被用者 算定基礎・月額変更・賞与支払届(厚生年金保険のみ)
労働保険
  • 継続事業(一括有期事業を含む。)を行う事業主が提出する以下の申告書
    • 年度更新に関する申告書
      (概算保険料申告書、確定保険料申告書、一般拠出⾦申告書)
    • 増加概算保険料申告書
雇用保険
  • 被保険者資格取得届
  • 被保険者資格喪失届
  • 被保険者転勤届
  • ⾼年齢雇用継続給付支給申請
  • 育児休業給付支給申請

【参考】厚生労働省 2020年4⽉から特定の法人について電子申請が義務化されます。

義務化の対象は大法人

電子申請義務化の対象となる大法人とは「資本金の額または出資金の額が1億円を超える法人並びに相互会社、投資法人及び特定目的会社にかかる適用事業所」と定義されています。従業員数や被保険者数ではなく、資本金の額で義務対象となるかが決まるのです。

社労士さんにお願いしている場合でも同様ですので、一度確認しておきましょう。

電子申請には電子証明書が必要

電子申請を利用するにあたり、電子証明書の取得が必要です。電子証明書を発行する認証局は複数ありますが、その中からe-Govに対応した電子証明書を取得する必要があります。 e-Govに対応した認証局のいずれかにお問合せのうえ、電子証明書の発行を受けてください。(手数料等が必要です。)

電子申請手続きの方法2つ

電子申請手続きには、大きく分けて2つの申請方法があります。政府が提供しているe-Govのサイトから申請する方法と、外部連携のAPI対応専用ソフトから申請する方法です。

それぞれについてご説明していきます。

e-Govから直接申請する方法

e-Gov(イーガブ)は、行政情報の総合的な検索・案内サービスの提供、またさまざまな行政手続きについてオンライン申請・届出を行うことができる窓口サービスの提供を行う行政のポータルサイトです。

総務省 オンライン申請入門講座-実習編-

出典:総務省 オンライン申請入門講座-実習編-

しかしながら、操作が複雑、進捗管理が分からない等の理由からサイトからの申請はとても非効率です。手続きの方法は『通常申請』と『一括申請』の二通りの方法があります。

『通常申請』は、サイト上で申請書類を一項目ずつ手で入力し、添付書類を一つずつアップロードする方法です。地道な入力作業のため手間のかかる申請方法で、今回義務化の対象となっている大企業であればなおさらです。

『一括申請』は、申請に必要なデータや添付ファイル・署名ファイルをひとつの圧縮ファイル(ZIP)にまとめ、アップロードすることで申請する方法です。複数の申請や複数人の申請も一つの圧縮ファイルにまとめることが可能です。このZIPファイルを作るためには専用のソフトウェアが必要です。

このようにe-Govサイトからの申請は、書面での手続きよりも手間がかかることもあります。また、e-Gov電子申請システム上で申請・届出できる行政手続と、そうではない行政手続きがあります。

ですので現実的には、次にご説明するAPI対応ソフトの活用がオススメです。

APIソフトを利用して申請する方法

外部連携APIを利用したオンライン申請を行うことにより、e-Govでの電子申請方法と比べて、作業の負担を大幅に軽減することができます。既に利用している人事・給与等のデータを用いた必要添付書類の自動作成や、申請ごとに書類を作ることなくワンクリックでのオンライン申請が可能になります。この申請方法では、APIに対応した市販のソフトウェア等の入手が必要です。

オンライン申請入門講座-実習編

出典:厚生労働省 社会保険・労働保険手続等の電子申請の利用促進に関する取組について

API対応専用ソフトを利用して申請する場合は、e-Govの仕様に関係なく、それぞれの民間企業が開発したソフトの画面・機能を利用することができます。最近はe-Govでの申請よりも、圧倒的に使いやすいAPI対応ソフトでの申請が増えています。

たとえば筆者の会社では、APIソフトの一つである『オフィスステーション』を導入したおかげで電子申請に着手することができました。

オフィスステーション

オフィスステーション』は株式会社エフアンドエムが提供する、社会保険・労働保険の手続きを「かんたん・便利・安心」にできるクラウド型労務管理システムです。

  • 各種登録データから帳票データを自動作成
  • ワンクリックで電子申請可能
  • 印刷用の帳票は100種類以上対応
  • 給与計算・勤怠管理システムとAPI連携によるデータ連携
  • スマホを活用した従業員からの情報収集や手続き申請後のデータ管理

など、申請業務だけでなく、情報収集&管理業務のサポート機能も充実しています。

誰でも使いこなせるシンプルな操作画面や業界最安値の価格帯が特徴的で、他社と比べてユーザーあたりの利用月額が安いことやサポート体制が充実していることがポイントです。

クラウド型労務管理システム|オフィスステーション 比較表 

もちろん、今回電子申請義務化の対象となっている手続きに関してもしっかりと対応しています。まずは30日間の無料お試しプランを利用してみてはいかがでしょうか。

まとめ

電子申請について理解を深めていただけましたでしょうか。

今のところ義務化の対象は大法人のみ、対象手続きは一部の社会保険のみですが、今後は中小企業にも義務化が及んだり、対象となる手続きが拡大する可能性があります。まだ電子申請に対応していない事業所は、今のうちから準備を進めておくことが必要です。

電子申請をしたことがない方にとっては一見面倒に思えますが、今こそ業務の効率化を計るチャンスです!たとえば、今回ご紹介したAPI対応専用ソフト『オフィスステーション』を活用することで電子申請初心者の労務担当者の方でも簡単に着手できますよ。

電子申請手続きを行うにあたって、この記事がお役に立てれば幸いです。

五味田 匡功|ソビア社会保険労務士事務所

2020年4月 電子申請が義務化されます!

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