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電子契約さまざまなビジネスの場面において契約の取り交わしは必要であり、適宜状況に応じた合意書類が作成されています。
なかでも「覚書」と「契約書」は使用される頻度が多く、混同されがちです。この記事では、覚書と契約書の違いやどのような場面で覚書が必要となるのか、覚書が必要な際の書き方も含めて解説します。
目次
覚書とは、改定事項のみをまとめた簡潔な合意内容の契約書です。暫定合意書、レター・オブ・インテントとも称されることがあります。主に以下のようなケースで用いられます。
覚書は契約書の一種として捉えられており、タイトルが「覚書」であっても、取引内容の合意を証明するものである場合は、契約書として機能します。
基本的に覚書は「簡潔な合意内容の契約書」として位置づけされていますが、内容によっては重大な契約書として機能すること、そして通常の契約書と同じ法的効力をもつことが特徴です。
覚書と契約書は混同されがちですが、覚書も契約書の一種であるため、先述したように法的効力の面で違いはありません。覚書も契約書も当事者間の合意内容を証明するものであるため、万が一トラブルが起きたときに、証拠書類となります。
ただし覚書と契約書では、利用される場面が異なるという点で違いがあります。覚書が利用される場面については、後ほど紹介します。
覚書でも、契約書と同様に法的効力を有することは先述したとおりですが、法的効力の違いは、書類のタイトルではなく、内容によって決定されます。
契約とは、”当事者同士による意思表示の合致”によって成立するものであり、これによって当事者の権利・義務が定められます。契約書は、当事者の合意内容や当事者の権利・義務をまとめた書類です。
そのため、タイトルのみで書類の法的効力を判断せず、内容をしっかりと確認したうえで取り扱うことが重要です。
印紙税法により課税文書の対象となる書類には「収入印紙」が必要です。課税文書に該当する書類であるかどうかの判断は、国税庁のWebサイトで確認できます。
覚書の場合であっても、内容が課税文書に該当するものであれば、収入印紙が必要です。
ここからは、覚書と契約書の違いを判断する基準でもある「覚書が利用される場面」について紹介します。
すでに締結された契約書（原契約）に変更や追記を加える場合、覚書（変更覚書）が利用されます。主な場面は、原契約に誤りが見つかった場合や取引条件を変更する際などです。
報酬や期間などの契約条件に変更がある場合、覚書に以下のような条項を記載します。
「原契約書第○条の○○料『金○○円』を『金○○円』に変更する」
「原契約書第○条の契約期間『令和○年○月○日まで』を『令和○年○月○日まで』に変更する」
主な締結書類とする契約書（原契約）の条件を、事後にまとめる場合も覚書が利用されます。主に、原契約締結時には実際の業務量や条件を具体的に提示できない場合に利用され、たとえば「業務委託契約書」を締結したあとで、具体的な
などの契約条件を覚書で提示する流れが一般的です。
この場合の覚書では、原契約（業務委託契約書）で明確に提示できていなかった部分を記載します。報酬や期間などの契約条件を決定する場合、以下のような条項を記載しましょう。
「甲は、乙から毎月末日までに提出を受けた請求書に関し、各月分の報酬額を翌月末日までに乙指定の金融機関口座に振り込むことで支払う。なお、その際の振込手数料は、甲の負担とする」
「甲が本件業務を乙に委託する期間は、令和○年○月○日から令和○年○月○日までとする」
簡潔な合意内容を定める契約書として利用されることが多い覚書ですが、作成することで、以下のようなメリットがあります。
覚書を作成することで重要な情報や取り決めを整理し、記録しておくことができます。これにより必要な情報を簡単に見つけることができ、記載内容の多い契約書を確認する手間が省けます。
また、契約条件の変更履歴もわかりやすくなるため契約書の管理がしやすく、事務処理負担の軽減・事務業務の効率化につながるでしょう。
覚書を作成することで、関係者間の誤解やトラブルを防ぐことにもつながります。これにより誤った方向への作業や再作業を減らし、コスト削減になるでしょう。
なお覚書は、電子化することも可能です。電子化することで紙代・印刷代・郵送費などにかかるコストを削減できるだけでなく、締結にかかる作業時間も減らすことができます。覚書の保管場所を確保する必要もありません。
ひとまずまとまっている条件について覚書を締結し、その他の条件が定まったタイミングで契約書を締結することで、取引をスムーズ進めることができます。
覚書とは簡潔な合意内容の契約書であっても、契約にかかわる重要な書類であるため、作成する際は適切に取り扱わなければなりません。次に、覚書を作成する際の注意点について解説します。
原契約に変更を加える場合の「変更覚書」を作成する際は、あとからトラブルとならないよう、変更箇所について具体的かつ明確に記載します。
口頭のみの契約では曖昧となり、聞いていない・知らない・言っていないなどトラブルにつながりやすいです。そのため合意内容や変更条件について、覚書および契約書などの書類で明確に記載することが重要です。
作成した覚書が課税文書に該当する場合、収入印紙が必要です。収入印紙を取り扱う場合は消印により納税が成立するため、消印を忘れないようにしましょう。
覚書も契約書の一種であり、当事者本人であることの真正性を示し法的効力をもたせるためにも、当事者同士の署名捺印は必要です。覚書を作成する際は、署名捺印も忘れずに確認しましょう。
覚書は、契約内容により法的効力をもつ重要な書類です。署名捺印や収入印紙などの手続きや重要書類としての保管など、適切に取り扱わなければなりません。
そのため、同意者双方の署名捺印や確認に手間や時間がかかることや、書類の紛失リスクが発生することなどが、覚書管理における課題や問題点となります。
覚書管理における課題や問題点を解決するためには、覚書の作成・管理に対応した電子契約サービスの導入がおすすめです。
電子契約サービスであればクラウド上で覚書を管理でき、法的効力のある電子署名を施すことで郵送などの手間が省け、スムーズな契約手続きをおこなえます。
覚書は契約書の一種であり、あらゆるビジネスシーンにおいて重要な書類です。また、内容によっては法的効力をもつ書類でもあるため、署名捺印や収入印紙の取り扱いも十分に注意しなければなりません。
覚書の管理について、手間を省き業務効率化を図りたい場合は、覚書の作成・管理に対応している「電子契約サービス」を利用すると良いでしょう。
1995年生まれ。弁護士。主な取扱業務は、ベンチャー・スタートアップ、ヘルスケア、AI、Web3、相続。また、プライム上場企業をはじめとして、企業に対するコンサルティングもおこなっている。
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