中小企業が人事考課システムを導入すべき理由とは?システムの種類や注意点について解説

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企業において、社員の成長やモチベーションを維持するために、「人事考課制度」は重要な役割を果たしています。しかし、人事考課は適切に実施されないと、かえって社員の不満や意欲低下などを招き、企業の成長につながりません。
人事考課を適切におこなうためのツールとして、「人事考課システム」の活用が注目されています。
本記事では、人事考課システムを導入すべき理由や、注意点などについて解説します。

監修者
労務 SEARCH

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人事考課システムとは

人事考課システムとは

人事考課システムとは、人事考課にかかわる業務を自動化・管理できるシステムです。
人事考課表の自動作成のほか、データ分析にもとづく人事考課、目標設定など、人事考課にかかわるデータを一元管理し、業務効率化を図れます。

人事考課システムの主な機能

人事考課システムには、以下のような機能が搭載されています。

社員情報管理

社員の保有資格やスキル、経歴などのプロフィールに関する情報を登録・管理します。

目標設定・進捗管理

個人またはチームにおける目標を設定し、進捗状況を随時管理できる機能です。
管理者(評価者)と評価対象者が、随時進捗状況を確認することで、目標達成に導きやすくなります。
また評価データの管理・分析も可能なため、人事考課をおこなうタイミングで次の目標設定にも役立ちます。

明確な評価基準の設定

人力のみによる人事考課の場合、評価者によるブレが生じやすく、評価基準があいまいとなって公平で適切な人事考課をおこなえません。
人事考課システムで評価基準を定め、共有することで、社員全員が評価基準を把握でき、公平な評価をおこないやすくなります。

他システムとの連携

他システムとの連携機能が搭載されたシステムであれば、Excelファイルなどのデータで管理していた人事考課データも移行でき、システム上で一元管理が可能です。
また労務管理システムなど、ほかのシステムと連携することで、より業務効率化を図ることができます。

中小企業が人事考課システムを導入すべき理由

人事考課システムを導入することで、業務効率化が図れるほか、適正に人材育成や人材配置をおこなうことができます。

業務効率化

人事考課システムの導入により、人事考課表の作成や評価項目の策定、評価データ分析などを自動化・一元管理できるため、業務にかかる手間や時間を削減でき、業務効率化を図れます。

人材育成の適正化

人材育成を適正におこなうためには、基準となる人事考課が正しく実施・機能されている必要があります。
人による人事考課は評価者の主観が入りやすく、評価者によるブレが起こりがちです。
そのため、公平で公正な評価を実施するためにも、データや数値にもとづくシステムを利用した人事考課は、人材育成の適正化につながるといえます。

人材配置の適正化

企業戦略において人材配置は重要であり、社員のもつ能力を最大限に発揮させるためには、適材適所による人材配置が必要です。
人材配置も、人事考課と同じく、人による判断の場合、正しく機能しない場合があります。
人事考課システムの場合、社員のもつ能力やスキル、異動希望や異動履歴などのデータにもとづき、最適な人材配置をおこなえます。

人事考課システムの種類

人事考課システムの種類

人事考課システムには、以下の3つの種類があります。

クラウド型の人事考課システム

クラウド型の人事考課システムは、「インターネット経由で、場所を選ばずに利用できる」というメリットがある一方、「カスタマイズ性が低く、柔軟性に欠ける」というデメリットがあります。

オンプレミス型の人事考課システム

オンプレミス型の人事考課システムは、「自社にサーバーを構築し、カスタマイズ性・柔軟性が高い」というメリットがある一方、「初期費用が高い」というデメリットがあります。

パッケージ型の人事考課システム

パッケージ型の人事考課システムは、「PCにインストールし、継続利用のための費用が発生しない」というメリットがある一方、「カスタマイズ性が低い」というデメリットがあります。

人事考課システムの選び方

人事考課システムの選び方

人事考課システムを選ぶ際は以下のポイントに注意してください。

自社の人事考課制度や目的に合っている

人事考課システムには多種多様な機能が搭載されており、種類も豊富です。
しかし、多機能であれば良いわけではなく、自社の人事考課制度の課題や目的を明確にし、自社に合ったシステムを選ぶ必要があります。

機能の柔軟性が高い

機能の追加やカスタマイズが可能な、柔軟性が高いシステムであれば、自社独自の評価制度や評価項目を反映して活用できます。
ただし、カスタマイズ性・柔軟性が高いシステムの場合、かえって操作が複雑であるなど、運用が難しくなる場合もあるため、注意しなければなりません。

安心できるセキュリティ性

企業にとって、個人情報の保護は責務のひとつです。
人事考課システムでは、社員の氏名や住所、保有資格や経歴などの個人情報を取り扱います。情報漏洩しないように、セキュリティレベルが高いシステムを選ぶことがポイントです。

人事考課システムの導入前・導入後にすべきこと

人事考課システムの導入前・導入後にすべきこと

人事考課システムを導入する際は、以下の流れに沿っておこなうとスムーズです。

自社の課題や目的を明確にする

人事考課システムを導入する前に、自社の人事考課制度に課題や問題点を洗い出し、目的を明確にします。

課題や目的に対応する機能の洗い出し

課題や目的を明確にしたあとは、課題解決や目標達成に必要となる機能を洗い出すことで、最適なシステムを選びやすくなります。

人事考課システムを選ぶ

必要な機能が搭載されている人事考課システムを選びます。
システム費用について、できる限りコストをおさえたくなりますが、「安ければいい」というわけではなく、「機能に対して価格が妥当であるか」「自社の予算以内であるか」を考慮したうえで判断しましょう。

社員への周知

新しく人事考課システムを導入した際は、社員への周知徹底をおこない、新しい制度に対する不安や疑問を解消しましょう。
新たな人事考課システムについての社員説明会を開くなど、社員が納得したうえで運用できる体制を整えることが大切です。

人事考課システムの運用ルールの策定

人事考課システムを導入したあとは、人事考課システムの運用ルールを策定してください。
ルール策定のほか、管理者や評価者にアクセス権を付与するなど必要な業務をおこないます。

まとめ

「人事考課制度」は社員の成長やモチベーションを維持するために、重要な役割を果たしています。しかし、人事考課は適切に実施されないと、社員の不満や意欲低下などを招き、かえって逆効果となってしまう場合もあり、企業の成長につながりません。
人事考課を適切におこなうためには、「人事考課システム」の活用が有効的です。人事考課システムを導入し、人事考課制度の整備を検討してみてください。