人事評価面談の目的
- 社員の勤務態度・業績を査定
- 人材育成
- 社員のモチベーション向上
- マネジメント改善
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人材・組織人事評価面談は社員の評価に対する納得度を高めるうえで重要なものです。
しかし、この人事評価面談をどのように進めるべきかわからず、悩んでいる方も多いでしょう。
今回は人事評価面談の進め方について、目的や面談時の質問例なども解説します。
人事評価面談の進め方で悩む管理職の方はぜひ参考にしてみてください。
人事評価面談の目的として、以下の4つが挙げられます。
人事評価面談の目的
人事評価面談の目的を理解し、適切な面談を実施しましょう。
人事評価面談の目的は、社員の勤務態度や業績などを査定することです。
勤務態度や業績、個人の能力、会社への貢献度などを査定し、昇給やボーナス・昇格決定するため、人事評価面談は非常に重要な作業となります。
社員の待遇を決めるため、非公開でおこなわれるケースが一般的です。
人事評価面談は人材育成を促す側面もあります。
社員が自分だけでは気づけない強みや課題を人事評価面談を通して伝え、今後の方針を決めて行動を促すことで、成長をあと押しできます。
ただし、人事評価面談では課題点だけでなく、社員の優れた点についても話すことが重要です。
強みを把握することで自信がつき、自発的な行動を促せるでしょう。
社員の強みと課題の双方について話し合い、人材育成を推し進めていきます。
社員のモチベーション向上にも人事評価面談は役立ちます。
人事評価面談で結果や自分の強みを賞賛されることで、部下がモチベーションを維持しやすくなるでしょう。
モチベーションを向上させるには、以下のような前向きな言葉を部下にかけることが大切です。
上司から前向きな言葉をもらえれば、部下のモチベーションが向上するとともに信頼関係も構築でき、日頃の業務連携もスムーズにいきます。
人事評価面談はマネジメント改善の目的もあります。
人事評価面談をおこなうことで、部下やチームの状況などを見直すきっかけとなり、マネジメントの課題も明確にできます。
チームや個人で業績を伸ばすには、継続的な改善が不可欠です。
定めた目標に対する結果のフィードバックはもちろん、評価者側のマネジメントを振り返り、改善点を炙り出す機会として活用すれば、マネジメント力の向上にもつながります。
人事評価面談は大きく以下の5ステップで進めていきます。
人事評価面談の進め方
上記のステップを参考に、人事評価面談をスムーズに進めましょう。
まずは雑談・アイスブレイクからおこないます。
人事評価面談は上司と部下の1on1でおこなううえに、評価結果や内容など重要な話となるため互いに緊張するでしょう。
また、面談で評価内容や結果の話から始めてしまうと、部下が身構えてしまい話を引き出しにくくなります。
いきなり本題に入らず、趣味など軽い雑談から話始めることで、その後の面談がスムーズに進みます。
雑談・アイスブレイクを終えたら、部下から自己評価を述べてもらいましょう。
なにを話せばいいか事前に共有しておくことで、面談時にスムーズに自己評価を回答してもらえます。
自己評価を最初に述べてもらうことで、上司側の評価との違いを説明しやすくなります。
上司側の評価を一方的に述べてしまうと、部下に納得してもらいづらくなるからです。
続いて評価結果をフィードバックしましょう。
評価結果はポジティブな内容から先に伝えることがおすすめです。
そのあと、自己評価と上司側の評価が一致しているマイナス部分を伝えます。
いきなりネガティブな話題からスタートしてしまうと、部下が萎縮してしまいスムーズに面談が進まなくなるため注意しましょう。
また、日頃伝えていないネガティブな部分は面談で言わないようにしましょう。
面談時に初めて聞くネガティブな話題だと、「なぜこれまで言ってくれなかったのか」と疑念を抱かせてしまい、上司と部下の信頼関係が崩れてしまいます。
評価結果をフィードバックしたあとは、今後の課題を明確化します。
課題を明確化するためには、上司から部下に対し的確な質問で課題を引き出す必要があります。
具体的には以下2つの質問を使い分けると良いでしょう。
例）「なぜそのようなアクションをとったのか」
例）「どうすれば〇〇できるようになるか」
拡大質問で話すきっかけをつくりながら、肯定質問で部下の意見を引き出すなど、質問を使い分けることで課題を引き出しやすくなります。
課題を明確化したら、最後に課題解決の方針を決めます。
具体的には、共有した課題に対する解決策を決め、どのようなスケジュールでおこなっていくかを部下にアドバイスしながら設定します。
このときに、部下の今後のキャリアについて話すことも有効です。
課題解決と結び付けて、どうすればそのキャリアを実現できるかアドバイスできます。
人事評価面談でよく使える質問例として、以下6つを紹介します。
人事評価面談での質問例
上記の質問を活用し、人事評価面談をスムーズに進めましょう。
現状の課題がなにかを聞くことで、部下がなにを重視して取り組んでいるかを把握できます。
現状の課題を明確にしたうえで仕事に取り組んでいれば、達成に向けて効率よく業務を進めることができるため、部下の成長にもつながります。
適切な課題設定ができているか確認するためにも、現状の課題に関する質問は大切です。
目標を設定した理由を聞く質問も人事評価面談では大切です。
目標設定の理由を聞くことで、解決すべき課題と目標が結びついているか確認でき、必要に応じて目標修正がしやすくなります。
なぜその目標を設定したのか、部下に論理的に説明してもらいましょう。
現在の業務に対する考えも人事評価面談で聞いておきましょう。
現在の業務に部下が不満を抱いていれば、担当業務の変更などフォローが必要です。
部下が業務に不満を抱いたまま放置しておくと、モチベーションの低下を招き生産性の低下や離職につながってしまいます。
人事評価面談では、評価結果のフィードバックだけでなく、部下の業務フォローにも配慮する必要があります。
目標に対する成果に関して、自己評価を聞く質問も有効です。
部下の成果について自分自身で語ってもらうことで、自身の業務を振り返る機会になり、成長をあと押しできます。
また、自己評価を語ってもらうことで、人事評価に反映し部下が納得できる評価を下せるでしょう。
所属部署やチームで貢献できたことについての質問も効果的です。
会社では個人だけでなく部署やチーム単位での業務も円滑に進めることが大切です。
部署・チームでの貢献を説明してもらうことで、部下に部署・チーム単位の業務の重要さを認識してもらえます。
もし自己評価が低ければ、課題や改善策を話し合いフォローしましょう。
今後のキャリアプランについても人事評価面談でしておきたい質問です。
キャリアプランを聞くことで、社員がどの程度仕事に熱量をもって取り組んでいるかを把握できるからです。
キャリアプランがはっきりせず、本人の希望がみられないようであれば、業務をネガティブに捉えている可能性があります。
もし部下のネガティブな感情を放置しておくと、最悪の場合退職につながるため、適切なフォローが必要です。
人事評価面談をうまく進めるポイントとして、以下の5つが挙げられます。
人事評価面談をうまく進めるポイント
上記のポイントを意識し、有意義な人事評価面談を実現しましょう。
まず面談時の質問事項や話す内容は事前に準備しておきましょう。
人事評価面談は上司が主導して進めるため、部下に対する説明内容を整理しておかないと面談がスムーズに進みません。
部下の成果や勤務態度などの情報整理はもちろん、評価の根拠を説明できるよう準備しておきましょう。
部下から想定される質問への回答も事前に準備しておくことがおすすめです。
面談時にあいまいな説明が多いと、部下からの信頼を得られなくなり、業務を進めるうえで大きな支障をきたします。
互いに納得できる人事評価面談となるよう、事前準備を徹底しましょう。
面談場所は静かな個室を用意しておくことがおすすめです。
周囲に人がいる環境では、部下が本音で話してくれないためです。
上司と部下が1on1で話せる個室を事前に確保し、面談に集中できる環境を整えましょう。
また、個室を用意しておくことで、部下に人事評価面談の重要性を認識してもらいやすくなります。
面談時間は最低でも30分〜1時間確保しておきましょう。
人事評価面談では評価結果を伝えるだけでなく、今後の課題や解決策なども話し合います。
10分など短い時間では十分に話し合いをおこなえず、面談の目的を達成できない恐れがあります。
直前に面談を設定しても長い時間確保できない可能性もあるため、人事評価面談は事前に年間スケジュールとして組み込むなど余裕をもって部下に依頼しましょう。
面談中は、部下の話を遮らないことが大切です。
話を途中で遮ると、部下の気分を害し上司への信頼を失ってしまう可能性があります。
もし、部下の話で気になる箇所があれば、部下が話し終えたあとに質問しましょう。
また、話を聞く姿勢も気をつけましょう。
腕組みをしたり、背もたれに寄りかかったまま話を聞いたりすると、部下に威圧感を与えうまく話を引き出せません。
部下の話を聞くときは相手の目を見て適度に相槌を打ちましょう。
面談の最後には、今後の期待を伝えましょう。
人事評価面談は課題について共有し話し合うため、ネガティブな内容になりがちです。
フィードバックだけでなく今後の期待を伝えることで、部下のモチベーション向上につながります。
具体的には部下の強み・長所を伝え、それを業務に活かすアドバイスをおこなうことがおすすめです。
部下に対し期待感を伝えるとともに、今後の成長をあと押しできます。
人事評価面談は、人材育成やマネジメント改善など重要な役割があります。
有意義な面談とするためにも、部下に関する情報収集はもちろん、面談の流れや話す内容などを事前に整理しておきましょう。
今回の内容を参考に、効果的な人事評価面談を実施しましょう。
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