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会議はZoomで済むのに、なぜ電子申請・ペーパーレスが進まないのか?

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在宅勤務を前提とした働き方を急速に進める企業が増えるなか、出社を余儀なくされる業態・業種でないにも関わらず、従来の働き方や出社をおこなう企業も多いかと思います。

現在、Zoomなどに代表されるテレビ会議システムやバックオフィス機能を自動化・効率化するSaaSが登場しているにもかかわらず、なぜテレワークやペーパーレスが進まないかを考察したいと思います。

この記事でわかること

  • ペーパーレスが進まない理由
  • ペーパーレスを進める方法
  • ペーパーレスを推進するポイント

電子申請やペーパーレスはなぜ進まないのか?

電子申請やペーパーレスはなぜ進まないのか?

電子申請・ペーパーレスの推進を妨げる要因として、ハンコによる決裁手続き、ハンコ文化(押印)の存在が考えられます。

日本企業では稟議書の決裁をおこなうにあたり、長らく押印による決裁がおこなわれてきました。
そのため、稟議書を提出する、決裁をおこなうためだけに出社を余儀なくされる現場の社員や管理職もおり、生産性向上を妨げています。

こうしたハンコによる決裁文化が浸透し、ペーパーレスが進まない根本的な要因は3点あります。

ハンコ文化が残る根本的な原因

  • 経営課題として認識されていない
  • 経営層がハンコによる決裁にこだわる
  • ハンコ決裁の廃止による雇用の喪失

そもそもハンコによる決裁が生産性を低下させ、潜在的なコスト(印刷代や支店への郵送・FAX、書類の保管コストなど)や時間外労働の助長の要因になっていることを現場の社員を含め、経営層が認識していない可能性があります。

経済合理性の視点では、コスト削減は営業利益に直結するため、バックオフィス機能は率先的に自動化・簡素化すべき項目といえます。

また、もうひとつの要因に経営者がハンコによる決裁にこだわる点も考えられます。
住宅ローンや契約をおこなう際、押印をすることで、一種の覚悟が固まる、決意に至る経験は誰しもあるかと思います。押印という活動は仕事を進めることにおいて、ひとつのルーティンワークと位置付けられ、そのまま社内文化へと浸透していくことが考えられます。

そして、最後の要因として、決裁のデジタル化は雇用の喪失につながる可能性があります。紙を中心とした決裁では、稟議書の作成や保管、印刷など事務員がサポートしています。

ペーパーレスは事務員がおこなっていた業務に代替されるものであり、必然的に事務員の雇用を奪う可能性があります。
社員は家族という日本企業の美徳ゆえに、こうした人員削減に踏み切れない中小企業も少なくありません。

人事担当者として電子申請・ペーパーレスをどう推進するか

人事担当者として電子申請・ペーパーレスをどう推進するか

人事担当者として、経営層に電子申請・ペーパーレスを推進するために押さえるべき点は2点

電子申請・ペーパーレスを推進するポイント

  • 無料のクラウドシステムの導入
  • 雇用を守るための人員配置

ひとつめは、電子申請やペーパーレスによる費用対効果を数値で可視化します。

紙による決裁や申請、管理にかかるコスト(人件費や印刷代、郵送費、保管費など間接費用)を算出し、システム導入費と維持費を比較します。

クラウドシステムは初期費用・維持費が安く、メンテナンスも必要ありません

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そして、もっとも大切な点が雇用の維持です。
電子申請やペーパーレスに反対する者は経営者だけではありません。自分の職務を脅かされる立場にある社員からも当然反発が起こります。

現場社員の反発は社内の雰囲気を悪化させ、最悪の場合、内部崩壊を起こします。経営層が消極的な理由のひとつに、システム導入による社内雰囲気の悪化を恐れています。

こうした反発を防ぐうえでも管理職を含めた社員の適切な人員配置が必要です。
しかし、最適な人員配置を実行するには、人事制度改革が欠かせません。

電子申請とペーパーレスは人事制度改革と一緒に進める

電子申請とペーパーレスは人事制度改革と一緒に進める

電子申請やペーパーレスを推進し、従業員の雇用不安を払拭するためには、最適な人員配置と人員配置後に社員が成果を出せる人事評価制度の見直しが必要です。

必要な人事制度の変革

  • ジョブ型を取り入れた評価制度の見直し
  • 役割等級制度(管理職向け)の導入
  • 助け合う社内文化の醸成
  • 管理職の教育・現場社員の育成

評価制度の見直しは、人員配置後の社員が自分の専門スキル(マネジメントや事務処理能力など)を活かし、パフォーマンスを高めるためにおこないます。

専門スキルを評価しやすいジョブ型の評価制度を導入し、新しい部署や職務で社員が活躍できる適切なマネジメントをおこなうために役割等級制度を導入します。

また、ジョブ型の評価制度は、社員に個人の成果に意識が向き、今までのチームワークを重視しなくなる傾向が高くなります。
そのため、職場の雰囲気は“助け合う”社内の文化の醸成をおこなわなければなりません。個人の成果だけでなく、組織の目標を社員に認識させ、共有の目標を達成するという意識を生み出すことが大切です。

そうすることで、受け入れ側は新たな専門スキルを頼りやすく、わからない業務はサポートする、そして人員配置された人材は専門スキルを提供し、組織全体の生産性を高めるといった“助け合い”を促す社内風土を醸成できます。

個人成果を重視しつつ、チームワークを高める“助け合い”の社内風土の醸成が大事

現場の社員を育成するだけでなく、管理者の教育も不可欠となります。

新たな人材のパフォーマンスを高めるためにも、客観的かつ公平な評価をできるように、人事評価スキルを向上させなければなりません。

電子申請・ペーパーレスの推進は成功体験が大事

電子申請・ペーパーレスの推進は成功体験が大事

電子申請やペーパーレスによる恩恵は現場の社員がもっとも体感しやすいといえます。
また、業務効率化を第一の目的としたSaaSは、想像以上に業務負担を軽減してくれるため、現場の社員の意識を変えやすいメリットがあります。

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  1. 帳票の電子申請機能
  2. 帳票のPDF作成機能
  3. 従業員情報のデータベース機能

電子申請・ペーパーレスの推進:まとめ

電子申請・ペーパーレスの推進は、業務削減だけでなく、在宅勤務も含めた多様な働き方を促進できます。

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