ワークフローシステムおすすめ21選比較一覧表

ワークフローシステムおすすめ21選の比較一覧表は以下のとおりです。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、稟議や報告書の提出など企業内でおこなわれる業務のやりとりを表す「ワークフロー」を管理できるシステムです。

ワークフローシステムを使用することでワークフローをわかりやすく整理でき、業務プロセスの可視化や改善が容易となり、人為的なミスと遅延を減らせます。また、作業の進捗状況をリアルタイムで確認できるため、タスクの完了までの時間を短縮することも可能です。

ワークフローシステムは、さまざまな業界や部門で使用されています。たとえば、契約書の承認や経費精算などにおいてプロセスの自動化が実現可能です。また、カスタマイズ可能なワークフローの設定によって、企業にとって最適な業務フローが適用できます。

ワークフローシステムを選ぶポイント

ワークフローシステムを選ぶポイントは、主に以下四点が挙げられます。

ワークフローシステムを選ぶポイント

• 企業規模にあっているか
• 業務環境にあっているか
• 承認経路のカスタマイズができるか
• 現状の申請書式を活用できるか

ワークフローシステムを導入する際は、上記ポイントを参考にしましょう。

企業規模にあっているか

一点目は、「企業規模にあっているか」です。

中小企業であれば、シンプルなワークフローシステムで十分な場合があります。一方、大企業では複雑なプロセスを扱うことが多く、柔軟なカスタマイズ性が必要となるでしょう。そのため、自社の規模に合ったシステムを選ぶことが重要です。

また、ワークフローシステムは企業規模によって求められる機能が違うため、「中小企業向け」と「大企業向け」の2種類に分けて提供されるケースが多くなっています。

業務環境にあっているか

二点目は「業務環境にあっているか」です。

たとえば、企業独自の承認経路や申請書式を設定したい場合、カスタマイズ性に優れたオンプレミス型のシステムが適しています。一方、リモートワークが主流となっている場合は、社外からも利用しやすいクラウド型のシステムが適しているかもしれません。

自社の業務環境にあっているかを確認し、適切なシステムを選ぶことが重要です。

承認経路のカスタマイズができるか

三点目は「承認経路のカスタマイズ性ができるか」です。承認の流れは、企業ごとに異なるため、ワークフローシステムが柔軟に対応できることが求められます。

たとえば、ある業務では一人の上司に承認を求めるだけで済む場合もあれば、別の業務では部門長や役員の承認が必要な場合もあります。自社の業務にあったカスタマイズが可能かどうかを確認し、適切なシステムを選ぶことが重要です。

現状の申請書式を活用できるか

四点目は「現状の申請書式を活用できるか」です。

企業によっては独自の申請書式を設定しており、システムに合わせて変更すると業務に支障をきたす可能性があります。この場合、ワークフローシステムがその申請書式をそのまま流用できるか確認することが必要です。

また、システムによっては、申請書式のカスタマイズが可能なものもあります。自社の業務にあった申請書式を利用できるか確認し、適切なシステムを選ぶことが重要です。

ワークフローシステムのタイプ

ワークフローシステムは、主に以下四つのタイプに分けられます。

ワークフローシステムのタイプ

• 中小企業向けタイプ
• 大企業向けタイプ
• Excel連携タイプ
• グループウェア一体型

上記タイプから、自社の導入目的にあったシステムを選びましょう。

中小企業向けタイプ

一つ目は中小企業向けタイプです。中小企業向けタイプのワークフローシステムは、使いやすさやコストパフォーマンスを重視したシステムが多くあります。また、基本的な承認フローのカスタマイズが容易で、短期間で導入できる点が特徴です。中小企業以外にも低予算でシステムを導入したい企業におすすめです。

大企業向けタイプ

二つ目は大企業向けタイプです。大企業向けタイプのワークフローシステムは、複雑な承認フローにも柔軟に対応できます。また、膨大なデータ量にも対応できるように設計されており、セキュリティ性能が高いです。

大企業はもちろん、カスタマイズ性やセキュリティ対策などを重視したい企業もこのタイプを検討してみると良いでしょう。

Excel連携タイプ

三つ目はExcel連携タイプです。Excel連携タイプのワークフローシステムは、既にExcelで作成している申請書ファイルなどを継続して使用できるため、導入が簡単です。また、Excelの機能を活用した高度な分析も可能で、データの活用にも役立ちます。Excelでの業務を主体とする企業におすすめのタイプです。

グループウェア一体型

四つ目はグループウェア一体型です。グループウェア一体型のワークフローシステムは、社内コミュニケーションやタスク管理、ドキュメント管理などの機能が一元化されており、総合的な業務効率化に役立ちます。

ワークフローシステムとして機能は豊富ではありませんが、グループウェアも同時に導入したい企業におすすめです。

中小企業向けワークフローシステム

中小企業向けワークフローシステムの比較一覧表は以下のとおりです。

X-point Cloud

X-point Cloudは、中小企業向けに開発されたクラウド型ワークフローシステムです。

簡単な操作で承認フローの作成ができ、スマホからでも申請・承認が可能です。また、各種システムとのAPI連携が可能で、既存システムとの連携により書類情報送信の自動化や外部システムからX-pointのワークフロー操作などをおこなえます。

X-point Cloudは、多彩な業務に対応した申請書テンプレートを1,000以上提供しており、オンラインでのデモやサポートも充実しています。

Create!Webフロー

Create!Webフローは、中小企業向けに提供されているワークフローシステムです。シンプルなインターフェースで構成されているため、初めてワークフローシステムを導入する企業でも簡単に業務フローを作成できます。

また、スマホ・タブレット専用画面に対応しており、外出先や移動中でもPCでの操作と変わらず快適に利用できる点も大きなメリットです。

さらに、グループウェアとの連携によってグループウェアのポータル画面からワークフローの案件確認や処理ができ、決済スピードの向上・業務の効率化が図れます。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、勤怠管理システムなどを提供する「ジョブカン」が開発したワークフローシステムです。

「マウスでクリックして移動するだけ」という簡単な操作で申請書式を作成可能。チェックボックスや日付・月の選択など、申請書内の項目は自由にカスタマイズできる点も魅力です。

電子契約サポートシステム「クラウドサイン」や「Amazonビジネス」など多くのビジネスツールと連携可能である点も特徴です。契約書の稟議申請〜契約締結や物品購入の申請などを効率化できます。

ActionPassport

ActionPassportは、セキュリティ対策に強みがあるワークフローシステムです。

データセンター運用のプロがシステム運用に携わっており、24時間365日の有人監視体制でセキュリティ対策を強化しています。情報セキュリティ管理の世界基準であるISMSの認証も取得しており、情報漏えいなどのリスクを軽減できます。

500円/名〜と低価格で導入できる点も魅力。なるべく予算を抑えてシステムを導入したい企業にもおすすめです。

Jugaad-ジュガール

Jugaad-ジュガールは、中小企業に向けたクラウド型のワークフローシステムです。

頻繁におこなわれるアップデートが特徴で、2週ごとに3〜10つの新機能追加や既存機能の改善を実施。最新の法令にも常に準拠しており、申請書類における法令チェックの手間を省けます。

また、業界・企業規模を問わず利用可能な点も大きな特徴です。自社に合わせて申請書式も自由にカスタマイズできるうえに、運用に関するサポートも充実しており、誰でもシステムを最大限に有効活用できます。

freee経費精算

freee経費精算は、経費精算システムにワークフロー機能が付いたワークフローシステムです。

経費精算や休暇申請などの業務を一元管理できるため、会計業務の効率化に貢献します。ほかのfreeeシリーズとの連携がスムーズであるため、会計データの抽出や分析も簡単です。

ワークフロー機能では、経費精算以外の幅広い承認申請フローに対応しています。あらゆる申請・承認業務において、紙やExcelファイルでの管理を無くしワークフローを簡単に管理できます。

楽々WorkflowII Cloud

楽々WorkflowII Cloudは、導入しやすさに定評のあるワークフローシステムです。

クラウド型サービスであるため、サーバー構築などの手間がかからずWebブラウザだけでシステムを利用可能。視覚的に見やすいインターフェースとなっており、データ登録から承認経路設定まで誰でもスムーズにおこなえます。

日本語以外にも英語や中国語にも対応しているため、世界各地に拠点をもつグローバル企業にも配慮したシステムです。

大企業向けワークフローシステム

大企業向けワークフローシステムの比較一覧表は以下のとおりです。

MAJOR FLOW ワークフロー

価格はクラウド版

MAJOR FLOW ワークフローは、大規模で複雑なワークフローに適した大企業向けのワークフローシステムです。

「申請者→部門責任者」といった基本的なフローはもちろん、申請内容によってフローを分岐させることも可能です。承認申請経路が複数ある企業におすすめのシステムです。

データの検索が容易で、申請書の記入内容（件名、金額、起案理由など）に基づいて表示したい項目を自由に一覧表示することができます。また、設定した項目ごとに絞り込んで検索することもできます。

SmartDB

SmartDBは、大量のデータを扱うことが多い大企業向けに開発されたワークフローシステムです。

社内資料などのさまざまなデータをSmartDB内で一元管理できる機能を搭載しておりデータ管理に課題のある企業にもおすすめです。

自由度の高いワークフロー設定が可能で、申請内容についてほかの部門にコメントを求められる機能を搭載しています。承認ルート担当者だけで申請内容の可否を判断できない場合に有効活用できます。

AgileWorks

AgileWorksは、大企業でのスムーズな導入に強みをもつワークフローシステムです。

最終確認をおこなう検証環境「ステージング」を利用し、事前にステージング環境で設定を検証したうえで運用環境に移行。

入念なテストのうえ運用を開始できるため、設定漏れによる業務の中断や、人事システムから受け取った組織データの不備によるログイン障害などのリスクを回避できます。

システムとの連携にも優れており、ほかの人事システムから抽出したCSVファイルをシステム内にインポート可能。組織改変など従業員情報を変更する必要がある場合などに、業務効率化を図れます。

スマホ専用の画面に対応し、快適な閲覧が可能です。

kickflow

kickflowは、ワークフローの可視化と改善に特化した大企業向けワークフローシステムです。

ChatworkやSlackなど各種ビジネスチャットツールと連携が可能。承認・申請依頼などをチャットツール上で通知されるため、作業の抜け漏れなくスピーディーにワークフローを進められます。

ワークフローのシミュレーション機能を搭載しており、事前にどのような承認者を割り当てられるか確認可能。ワークフロー設定前に事前検証できるため、運用後のトラブルを回避しやすい作りとなっています。

日別の申請数や承認数をグラフで確認できるレポート機能搭載。条件設定で絞り込み検索も可能です。

Ci*X Workflow

Ci*X Workflowは、高度なフロー管理と業務の自動化に特化した大企業向けワークフローシステムです。

人事システムとの自動連携に対応し、人事情報の変化も即座に反映。組織外のユーザーグループを作成し承認ルートを設定可能であるため、複雑なワークフローにも十分対応できます。

高度なワークフロー管理ができるシステムでありながら、ドラッグ&ドロップの直感的な操作で申請書を作成できる点も魅力です。

Styleflow

Styleflowは、自動化プロセスの管理と監視、そして継続的な改善を支援する大企業向けワークフローシステムです。

大企業で利用できるシステムでありながら、初期費用無料、月額300円/名〜とリーズナブルな価格が魅力。システムをなるべく安い費用で導入したい大企業におすすめです。

既存のExcelファイルやWordファイルの文書を取り込み、そのまま申請書式を作成可能。ExcelファイルやWordファイルで申請書類を作成していた企業でも、スムーズにシステムでの承認申請体制に移行できます。

スマホ・タブレットのマルチデバイスにも対応しているため、どこでも簡単に操作が可能で合う。

rakumo ワークフロー

rakumo ワークフローは、クラウド上で動作する大企業向けのワークフローシステムです。

Google Workspaceとの連携性に優れており、Google Workspaceからワークフローに関連する作業が可能。Google Workspaceの機能を拡張するオプションも多数用意しており、Google Workspaceを利用している企業はぜひ検討したいシステムです。

自社製品との連携もスムーズで、「rakumo ケイヒ」と連携すれば経費の精算から申請も大幅に効率化できます。

Excel連携ワークフローシステム

Excel連携タイプワークフローシステムの比較一覧表は以下のとおりです。

Gluegent Flow

Gluegent Flowは、中小企業向けに開発されたワークフローシステムです。

Google WorkspaceやMicrosoft 365と連携可能である点が大きな特徴。上記二つのアカウントからGluegent Flowにログインでき、確認・承認依頼通知がシステムのメールに通知がくるなど、申請・承認業務の効率化を図れます。

100種類以上のテンプレートをそのまま使用できるため、申請書式を作成する手間も大幅に削減。WordファイルやExcelファイルをインポートして申請書を作成することも可能で、Microsodt Officeでの作業がメインの企業にもおすすめです。

コラボフロー

コラボフローは、Excelファイルとの親和性に優れたワークフローシステムです。

Excelファイルで作成した申請書をワークフローに取り込めるため、現在の運用を変えずにワークフローをシステムで構築できます。

全社導入はもちろん、数名のチーム単位や部署単位での導入も可能。小規模で導入してから徐々に利用規模を増やしていくやり方も可能です。

本格的に導入する前に、30日間の無料トライアルでしっかり試せます。

HUEワークフロー

HUEワークフローは、Excelファイルとの親和性が高いワークフローシステムです。

導入の簡単さが特徴で、利用しているExcelファイルの申請書をシステムに取り込むと、最短10分で設定が完了。操作もメール・チャット通知からワンクリックで承認できるなど、マニュアルがなくても誰でも迷わず利用できます。

レポート作成機能にも対応しており、システム内の承認データから月次集計や各部門予算の利用状況などを自動集計可能。経営コストを可視化し、適切な経営を後押しします。

ワークフローEX

ワークフローEXは、Excelファイル連携に特化したワークフローシステムです。

Excelファイル上で作成した稟議文書をワークフローに自動取り込みでき、システム画面の入力フォームもExcelファイルに調整可能。Excelファイルの使い勝手をそのままシステムに求める企業におすすめです。

申請・承認者は代理者を設定することも可能。ワークフローに設定された担当者が多忙で申請・承認業務ができない場合でも、スムーズにワークフローを進められます。

メールからのワークフロー申請と承認が可能なため、場所や時間に囚われません。

グループウェア一体型ワークフローシステム

グループウェア一体型ワークフローシステムの比較一覧表は以下のとおりです。

サイボウズOffice

サイボウズOfficeはグループウェアにワークフロー機能を備えたワークフローシステムです。

グループウェアとしては多機能さが特徴で、メールやスケジュール、ファイル共有、掲示板、To Doリストなど業務やコミュニケーションを効率化する機能を多数搭載しています。スマホ・タブレットにも対応しており、いつでもどこでも隙間時間を利用して社内・社外業務を進められます。

ワークフロー機能は、稟議書だけでなく交通費申請や休暇申請などにも対応。承認・差戻しの通知もあるため、スムーズに申請・承認業務を進められます。

Google Workspace

Google Workspaceは、さまざまなビジネスツールを搭載したワークフローシステムです。

GoogleドキュメントなどのオフィスソフトやGoogleカレンダー、Google Meetなどビジネスの効率化に役立つツールを数多く搭載。ワークフローだけでなく、業務全体の効率化を図りたい企業におすすめです。

ワークフローシステムとしては、Googleドキュメントやスプレッドシートなどの「承認機能」を使った申請・承認業務に対応。Googleドキュメントやスプレッドシート内から該当データの承認リクエストが可能で、簡易的なワークフローを構築できます。

desknet’s NEO

desknet’s NEOは、グループウェアに加え、ワークフロー機能も備えたワークフローシステムです。

グループウェアとしては設備予約機能に対応しており、各設備の予約状況をわかりやすくカレンダーに表示可能であるため、オフィスの会議室利用を管理したい場合などにおすすめです。

自社アプリ作成ツール「AppSuite」と連携すれば、AppSuiteで作成した申請書をそのままdesknet’s NEOで使えるため、独自の申請書式などにも対応できます。

まとめ

ワークフローシステムは、ワークフロー管理を効率化することで申請・承認業務効率化やコスト削減を図れます。それぞれのワークフローシステムには、独自の特徴や強みがあります。

たとえば、サイボウズOfficeはグループウェアとワークフローシステムが一体化しており、業務プロセス全体を一元管理できることが大きな魅力です。また、Excel連携タイプのワークフローシステムは、既存のExcelファイルをそのまま利用できるため、手間をかけずに導入できます。

業務プロセスを洗い出し、最適なワークフローシステムを選ぶことで、業務効率化やコスト削減につなげましょう。