- 従業員が経費精算書を作成する
- 従業員から経費精算書を受け取る
- 経費精算書の内容を確認し、仕訳処理をおこなう
会社として活動するうえで必ず発生する経費精算は、経理部門の重要な業務の一つです。仮に経費精算でミスが発生した場合は、会社全体に影響をおよぼす恐れがあります。
そのため、経理担当者は迅速かつミスを防ぐために経費精算のやり方や流れをよく把握しておく必要があります。本記事では、経費精算の概要ややり方、注意点などを解説します。
目次
経費精算とは、従業員が事業に関わる業務活動をおこなった際に支払った経費を、後に会社が精算する行為です。
たとえば、打ち合わせで利用したカフェ代や取引先に訪問したときの交通費などが経費にあたります。
従業員は立て替えた費用を精算してもらうために、経費の証明として領収書やレシートなどを会社に提出します。
会社は従業員からの申請を確認し、問題がなければ給与とともに支払うことが一般的です。
従業員からの申請で経費精算をおこなうことが多い、主な経費の種類は以下のとおりです。
ほかにも会社としては、通信費や水道光熱費、広告宣伝費なども経費に計上できます。
なお従業員はテレワークに必要な費用も経費として計上でき、もし在宅勤務でインターネット回線を希望する従業員がいたら、お得なインターネット回線プランを選ぶようすすめましょう。
当然ですが、従業員のすべての支出を経費精算できるわけではありません。
経費精算の対象は事業に関わる業務活動で支払った費用に限られます。そのため、従業員のプライベートでの旅費や家庭で使う日用品などは対象外です。
ここからは経費精算の一般的なやり方を解説します。主な流れは以下のとおりです。
まず、従業員が交通費や接待交際費などの業務活動をおこなううえで先に立て替えた際は、立て替えた証拠として領収書やレシートを受け取ります。
次に受け取った領収書やレシートなどを添付し、経費精算書を作成します。作成した経費精算書を上司から承認してもらい、経理部門に提出するまでが業務の流れです。
従業員から経費精算書を受け取った経理部門は、内容に不備や不正がないかを確認します。問題がなければ経理部門でも経費精算書を承認します。
最後に申請があった経費を仕訳して計上し、規定の日に従業員に対して経費の払い戻しをおこないます。
経費精算をおこなううえで用いられる書類が経費精算書ですが、なかでもいくつかの種類が存在します。経費精算書の主な種類は、以下のとおりです。
仮払金とは、経費として支払う金額がまだ定まっていない際に、事前に概算した金額を従業員に交付しておく現金のことです。
主に出張するときに、交通費や宿泊費などが高額になることが想定され、従業員が立て替えることが難しい場合に仮払金が用いられます。
仮払経費申請書は、従業員がこの仮払金を申請する際に必要となる書類です。
仮払経費精算書とは、仮払いした経費を精算するための書類です。
従業員は仮払金がいつどこで、どのように使われたのかを記載し、領収書やレシートなどを添付して提出します。また仮払金の余剰分・不足分も申請し、正確に精算します。
出張旅費精算書、旅費精算書は、出張や社員旅行などでかかった費用を精算するための書類です。
旅費の精算は会社の規定によって細かく定められていることがあります。従業員とのトラブルを避けるためにも、経理部門は事前に規定をよく周知しておきましょう。
経費精算は、会社の会計上とても重要な作業です。経理担当者は経費精算をミスなくおこなうために、注意点をよく理解しておきましょう。
従業員から申請があったとしても、すべての費用が経費として認められるわけではありません。経理部門は提出された経費精算書をよく確認し、経費として認められるかを判断する必要があります。
経費精算をおこなう際は、従業員からの不正な申請に注意しましょう。某調査※によると、サラリーマンの24%が経費の不正使用をした経験があると回答しています。
特に交通費や交際費の申請で不正がおこなわれることが多いです。また、なかには領収書の金額を改ざんするケースもあります。
経費精算の作業量が増えれば増えるほど不正を見逃してしまうリスクも高まるため、不正を防ぐ仕組みやシステムの導入を検討しましょう。
経費精算は、経費の種類によって正確に仕訳する必要があります。一般の従業員は勘定科目をすべて把握しているわけではないため、経理部門がよく確認してミスなく仕訳しなければなりません。
仕訳のミスが起きると計算が合わない、来期に修正申告が必要になる、などのトラブルを招きます。
経費精算をおこなううえで発生することが考えられるトラブルは以下のとおりです。
経費精算をスムーズにおこなうために、起こり得るトラブルについて事前に把握しておきましょう。
経費精算は手続きが複雑なうえにミスが許されません。そのため、従業員から提出された経費精算書によく目を通し、ミスや不正がないかを確認しなければなりません。
あまりにもミスが多いと、経費精算の承認までに時間がかかりすぎることがあります。経費精算が遅れると経理部門の負担がさらに増加し、決算の修正が必要になる恐れもあります。
経費精算をミスなくおこなうために、経費の申請期限を定めている会社が多いです。
しかし、期限を過ぎたからといって従業員の経費申請を拒否すると、会社に対して経費立替の返還を請求する訴訟を起こされる可能性があります。
経費の申請期限はあくまでも会社が定めた規則であり、法的効力はありません。訴訟を起こされると会社の評判や信頼に影響する恐れもあるため、事前に経費精算のトラブルを防ぐ対策を講じておきましょう。
ここからは経費精算で起こり得るトラブルを防ぐ対策を解説します。トラブルを未然に防いで、経費精算をスムーズに進めましょう。
就業規則に経費精算をおこなう方法と期限を明記することで一定のトラブルを回避できます。就業規則に法的効力はないものの、会社のルールとして浸透させれば従業員の期限を守る意識が高まります。
また、繰り返し経費精算書の提出が遅れる従業員に対しては、軽微な罰則を設けることも可能です。
経理部門から従業員に対して、定期的に経費精算に関する通達をおこなうことも効果的です。
少し作業量は増えますが、何度も繰り返し通達することで、経費申請ミスの遅れが少なくなり、全体としての負担は軽減できます。
経費精算におけるトラブルの多くは、経理部門の負担を軽減することで防げます。そこで経費精算を効率的におこなうために、経費精算システムを導入することも一つの手です。
最近ではクレジットカードとの連携や、クラウド上での管理などがおこなえる経費精算システムが登場しています。会社の状況や目的に合わせて、経費精算システムの導入を検討してみましょう。
経費精算の概要ややり方、注意点などを解説しました。経費精算は複雑なうえに、ミスが許されない経理部門の重要な業務の一つです。
経理担当者は本記事を参考に経費精算のやり方や流れを改めて理解し、トラブルを未然に防ぎながら効率的に作業を進めましょう。
労務・人事・総務管理者の課題を解決するメディア「労務SEARCH（サーチ）」の編集部です。労働保険（労災保険／雇用保険）、社会保険、人事労務管理、マイナンバーなど皆様へ価値ある情報を発信続けてまいります。
詳しいプロフィールはこちら
