電子申請の壁！e-Govの現状と打破方法

人事労務担当者の課題

• e-Govは使いづらいという認識から脱却できない
• 上司に電子申請を勧めたいが、e-Govに対する評判が悪い
• そもそも電子申請の良さがわからない

e-Govの現状と課題

2015年の社会保険・労働保険に関するe-Gov利用率は8.9％に留まっています。厚生労働省関連の電子申請が浸透しない背景には、頻繁な法改正による提出書類の様式変更に加え、労務手続きの多さが考えられます。

総務省の改善促進手続きのオンライン状況を確認してみると、厚生労働省関連の手続き数は他の分野よりもはるか多いことがわかります。

法改正や従業員の状況（入退職や出産・育児・介護など）に応じて、申請方法を確認しなければならないことも影響していると考えられます。

旧態依然の組織体制が多い中小企業では、紙面による労務手続きから脱却できておらず、そもそもe-GovとAPI連携をすることで、大幅な業務削減ができること自体を認識していない可能性も高いといえます。

e-Govでは従業員データを保持できない

クラウド型労務・人事管理システム「オフィスステーション」を提供する株式会社エフアンドエムがさまざまなお客様からご意見をお伺いする中で、「e-Govを利用しない潜在的な原因には、従業員データを保持できないことにあるのでは？」という考えに至るようになりました。

労務手続きでは、従業員一人ひとりの情報を詳細に記入し、提出しなければなりません。企業が保管している従業員データを有効に活用できず、結局は手入力による電子申請になってしまうため、「紙面ベースでの申請と大差がない」と感じてしまう人事担当者が多いと考えられます。

年次有給休暇5日の取得義務化に加え、時間外労働の上限規制が施行されたこともあり、従業員データを適切に管理しなければなりません。こうした法改正は労務担当者の負担を増やす機会と考えるのではなく、e-Govによる電子申請に活用する機会として捉える必要があります。

オフィスステーション 労務ライトの魅力と効果

「オフィスステーション 労務ライト」は、e-Gov電子申請をさらに使いやすくなる機能に特化しており、ずっと無料で利用できます。

オフィスステーション労務ライトの3つの機能

1. 帳票の電子申請機能電子申請義務化対象の12手続きに完全対応（全20種類の帳票に対応）
2. 帳票のPDF作成機能法改正による様式変更にも自動対応
3. 従業員情報のデータベース機能人数制限なし、最大20,000人の一括登録が可能

「オフィスステーション 労務ライト」は従業員のマスターデータ保持やe-Govの送受信機能に絞り込み、電子申請による業務効率化の効果を実感いただけます。

人事担当者が実感できる内容

• 法改正による従業員への説明負担の軽減（資料作成や説明化の実施）
• 採用活動や人材マネジメント、労働環境の整備などのコア業務への注力
• 人事部全体の経費削減（保管義務のある書類の保管場所の削減など）
• 特定の法人を対象にした電子申請義務化への対応

「オフィスステーション 労務ライト」を利用すると、雇用保険資格喪失届/離職証明書の作成にかかる時間を222分削減（約80％削減）することができます。

毎月1人でも退職者が発生することを考えると、雇用保険資格喪失届/離職証明書の作成業務だけで、年間44時間以上の時間コスト（年間5日以上の人件費）を削減できます。

まとめ

e-Govによる電子申請の壁は、API連携が可能なシステムを利用することで、簡単に突破できます。

電子申請への移行は、単に人件費や紙面による管理の物理的コストを削減できるだけではありません。本来、人事担当者が注力すべき採用活動や人材育成に関わる人事制度・労働環境の整備などのコア業務に集中できる機会を創出します。

電子申請の本当の目的

1. 人事担当者をコア業務に集中させる
2. 人事担当者のエンゲージメント向上
3. 働き方改革（テレワークの拡大）への寄与
4. 従業員データを提出する従業員全体の生産性向上

今後、優秀な人材の獲得や不況に負けない骨太な経営を実現するためには、バックオフィス業務の効率化がもたらす本当の効果を認識し、確実に効率化していくことが必要不可欠です。

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