この記事でわかること
- 電子帳簿保存法改正で事前承認廃止や要件緩和が実施された
- 改正内容にはタイムスタンプ要件の緩和や過少申告加算税の軽減措置が含まれる
- 電子保存義務化への対策として電子化方法の検討や不正防止の仕組み強化が必須
この記事でわかること
2022年1月より電子帳簿保存法が改正されました。税務署長の事前承認廃止といった手続きの簡素化に加え、過少申告加算税の軽減措置や最低限の要件を満たす電子帳簿の電磁的記録保存が可能になるなど、企業にも大きなメリットがあります。
今回は、新しくなった電子帳簿保存法の概要や電子・紙保存での注意点、管理体制について解説します。
目次
電子帳簿保存法とは、現代の情報化社会において納税義務等の適正かつ円滑な履行を確保し、納税者等の国税関係帳簿書類の保存にかかる負担軽減を目的とし、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等についての法律です。
2021年の税制改正にて、2022年1月1日に施行されています。概要としては、帳簿書類を電子的に保存する場合の手続き等が見直されました。
改正ポイントは以下の6点です。
電子帳簿保存法改正ポイント
旧来、国税関係帳簿を電子的に作成し、記録として保存する場合は、あらかじめ税務署長の承認が必要とされていました。
しかし、オフィスへの出勤者数の削減等、諸般の事由を勘案し、各事業者の事務負担の軽減を図るため事前承認は不要となりました。
旧来、不正防止を目的に社内規程の整備、定期検査等が必要とされていました。
改正後は定期検査等の「適正事務処理要件」が廃止となりました。
従って、これまで必要としていた紙媒体の原本が不要となり、スキャン後に廃棄することが可能となり、相互牽制も不要となることから、事務処理体制を1名とすることも可能です。
タイムスタンプの付与期間が最長2カ月と概ね7営業日以内とされ、国税関係書類をスキャナ等で読み取るにあたり、書類への自署が必要でしたが、改正後は不要となりました。
また、スキャンし電子化したデータを訂正等した場合、事実を確認できるシステムに記録するとタイムスタンプも不要です。
一部の国税関係帳簿において、優良な電子帳簿の要件を満たし、電磁的記録による備え付け、および保存をおこない、あらかじめ本措置の適用を受ける旨を記載した届出書を事業所所轄の税務署長に届出している保存義務者においては、万一申告漏れがあった場合でもその申告漏れに課される過少申告加算税が5％軽減される措置が設けられました。
しかし、隠蔽しようとした場合等は適用されません。
取引年月日やその他の日付、取引金額および取引先に限定されることと併せて、税務署員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合、範囲指定・項目を組み合わせて条件を設定できる記録の確保が不要となりました。
貸借対照表や損益計算書、決算に関して作成された書類などが挙げられます。
PCで作成後、DVDやCD等への保存や、スキャン後データに変換し保存するなどが挙げられます。
紙書類をスキャナ保存するにあたっては、改ざんされる危険性があることから、以下のルールがあります。
要件が緩和されているとはいえ、一定の水準は確保できていなければなりません。
タイムスタンプ要件と検索要件の緩和、取引情報における電子データの義務化、不正に対する処置等が変更されています。
要件を満たしたシステムの導入が必要です。
十分な検索機能が確保できていない場合は注意が必要です。
電子化によってデータの改ざんや、隠蔽などが発生した場合、厳しい罰則が適用されます。
▼電子化による改ざん例
スキャンするタイミングで電子データを改ざんすることで不正な申告をすること
電子データ改ざんでの申告を防止することと併せて、真実性確保のための履歴がシステム上で確認できる運用整備も極めて重要です。訂正や削除などを履歴に残し、システム上確認できるようにしましょう。
改正された電子帳簿保存法には、不正行為に対するペナルティが強化されており、電子データの改ざんや隠蔽が発覚した場合、通常課される重加算税の金額に加え、さらに10％がペナルティとして加算されます。
また、社会的な信用問題にも波及することから、取引先への影響も無視できません。
猶予の対象となるには、具体的には以下の2つの要件が必要です。
電子保存義務化の猶予要件
1 やむを得ない事情とは、電磁的記録の保存におけるシステム等に従い、電磁的記録の保存をおこなうための準備を整えることが困難であることを想定しています。
2 PDFファイルで受領した請求書等を税務署や会計検査院から求められた際に紙媒体として提示できる状態である必要があります。
2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正では、一定の要件を満たすことで2022年1月から対応できない場合、2年間の猶予期間が設定されています。
以下の3つの対策が重要です。
新電子帳簿保存法への準備・対策
どのような機器を用いて電磁的な記録の保存をするのかが重要となります。
法が求める水準以上の機能を有していなければ、リスクともなり得るため、費用対効果を十分見極めて判断することが適切です。また、機器の保証期間や相談体制の充実度も選択肢の中に含めて考慮すべきです。
顧問税理士等がいる場合には問題ありませんが、自社のみで履行していく場合、知らず知らずのうちに法が求める水準を下回ったなかで運用していたというケースが想定されます。
故意に改ざんや隠蔽するようなケースは罰則の対象となりますが、そうではない場合でも法が求める水準を下回っていたという状態が問題であることには変わりありません。十分に注意しましょう。
会社としては不正する意思がなかったとしても、担当者レベルで不正がおこなわれた場合、会社としての管理責任が問われます。
不正が起こり得ない仕組みづくりを強化し、健全な運営を推し進めていくべきです。結果的に誤った運用を続けてしまう可能性があり、その理由が単なる無知のケースが予想される場合は、前述の相談先の確保でリスクを摘むことができても故意の不正は組織内のみではなかなか明るみに出ないケースもあります。
実務担当者と、チェックする担当者を分けて配置するなどの配慮がふさわしいといえます。
電子帳簿保存法が改正され、企業の紙による重要書類の管理や手続きが緩和されました。
一方で、電子化へ向けた方法の検討や不正防止の枠組み作りなど、組織の管理体制を構築しなければなりません。
電子保存義務化の猶予期間は設けられていますが、早めの準備・対策が必要です。
1984年生まれ。社会保険労務士。
都内医療機関において、約13年間人事労務部門において労働問題の相談（病院側・労働者側双方）や社会保険に関する相談を担ってきた。対応した医療従事者の数は1,000名以上。独立後は年金・医療保険に関する問題や労働法・働き方改革に関する実務相談を多く取り扱い、書籍や雑誌への寄稿を通して、多方面で講演・執筆活動中。
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