この記事でわかること・結論
- 在籍証明書とは、対象の従業員が対象の会社所属であることを証明するための書類のこと
- 子供を入園・入学させる際や、転職した際などさまざまなシーンで在籍証明書が必要になる
- 在籍証明書に決まったフォーマットや記載事項はないため、すぐに使える無料テンプレートの活用がおすすめ
この記事でわかること・結論
在籍証明書とは、自身が会社に所属しているということを証明する書類のことを言います。在籍証明のほかにも、無職ではないことや収入証明として利用する場合もあります。
在籍証明書は法律で定めのある書類ではありません。そのため企業への発行義務もありませんが、一部従業員にとっては必要不可欠な書類でもあります。
適切に作成してあげられるように、本記事では在籍証明書の基本内容や必要になるタイミング、および記載する事項について解説していきます。無料テンプレートも紹介するのでぜひご活用ください。
目次
在籍証明書とは、従業員がその会社に属していること証明する書類のことを指します。特別、法律などで定められた書類ではないため企業への作成義務は基本的にありません。
そのため正社員をはじめとしてパートタイムやアルバイトなど、どの雇用形態でも在籍証明書の作成を希望することができます。派遣社員の場合は、自身が所属する派遣元会社に依頼をしてください。
在職証明書は従業員が会社の一員として在職しており、雇用関係および労働対価を得ている状態であるということを証明するものです。
在職証明書を作成してあげることで、対象の従業員は無職ではないことが証明できるほか、安定した雇用見込みおよび収入があるという証明にもなります。後述しますが各個人が在職証明書を必要とするタイミングがあり、希望するという場合は、企業は快く受け入れて作成してあげましょう。
在籍証明書には決まったフォーマットがありません。社内で発行した前例がない場合は、すぐに使える無料テンプレートの活用がおすすめです。
弊サイトでもWord形式の在籍証明書の無料テンプレートを用意しています。下記からダウンロードの上、ご自由にご活用ください。
似ている言葉である「在籍証明書」と「在職証明書」については、厳密には以下のように区分された書類であるとされています。
| 在籍証明書 | 対象従業員が特定の会社に在籍していることの証明書 |
|---|---|
| 在職証明書 | 対象従業員が主に働いていた期間の証明 |
在職証明書は雇用期間やポジションなど従業員について詳細に記載がされますが、会社によっては内容が似ているため、在籍証明書と在職証明書は同じ書面であることも多いです。
また、在籍証明書は法律で定められた書類ではないため会社によって名称が異なる場合があります。ほかにも「在職証明書」「雇用証明書」「就労証明書」などと呼ぶ会社もあるでしょう。
会社は在籍証明書について、発行義務はありませんが従業員が希望する場合は作成をしてあげましょう。では、従業員はどのようなタイミングで在籍証明書が必要になるのでしょうか。
主に以下のタイミングが挙げられます。
従業員が転職活動などしており次の就職先がすでに決まっているという場合に、その転職先企業が、対象の従業員についての在籍証明書を必要としていることがあります。
理由は「職務歴を確認するため」です。職務経歴書および履歴書などと一緒に、働いていた期間について明確にするために在籍証明書が活用されることが多いです。特に公務員の募集要項には、必須書類として書かれていることもあります。
また、既に退職された従業員から在籍証明書の作成を要求された場合は、在籍証明書ではなく「退職証明書」を発行しましょう。退職時の証明については請求があった場合に発行することが、労働基準法第22条にて会社への義務として定められているため必ず発行が必要です。
労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。
従業員から請求があるにもかかわらず退職証明書を交付しない場合は、労働基準法第22条違反となり、30万円以下の罰金が科されます。
ダブルワークを許容している会社では、副業をしている従業員もいるかもしれません。そういった副業をしている従業員は、在籍証明書を請求してくる可能性があります。
理由は、副業として取引しているような企業から各個人へ在籍証明書を要求することがあるからです。タイミングは主に取引先との労働契約を締結する際です。本業を加味して、可能な稼働時間やスキルなどを考慮するために提出を求められることがあるでしょう。
授業員は子供を保育園などに入園させる場合は、基本的に在籍証明書の提出が必要となります。
理由は、保育が必要であるという家庭状況を証明するためです。そのため、母親も働いているのであれば在籍証明書の提出を求められます。
また保育園だけでなく、一部小学校や高等学校の入学時にも在籍証明書の提出が求められるケースがあります。両親共働きであれば、パートナー分の在籍証明書が必要なこともあります。
賃貸契約で家を借りる時や住宅ローンなどを組む際に、在籍証明書の提出が求められます。
などが見られるため必要とされます。
会社が在籍証明書を作成については法的なものではないため、記載事項やフォーマットなどに指定はありません。ですが、従業員が必要になるタイミングや用途に応じた項目を記載してあげることが理想です。
一般的に在籍証明書に記載される事項には、以下のようなものがあります。
上記の項目はあくまで一般的な例ですが、あらかじめなぜ在籍証明書が必要になるのかを尋ねてから作成すると親切でしょう。
たとえば子供を保育園に入園させる際の在籍証明書には、日中の勤務時間帯などが必要です。賃貸や住宅ローン審査のために在籍証明書が必要という場合には、年収などが必須項目となるでしょう。
在籍証明書を作成するときは、従業員が必要としている記載事項の確認をおこないましょう。なぜ在籍証明書が必要なのかを明確にすることによって、証明書として効果のある書類を作成してあげられます。
また、作成にあたり収集した従業員の個人情報管理を徹底しておこなうことも大切です。従業員情報については、労務管理システムなどを導入することで安全かつ正確に個人情報管理をしている企業も昨今では多いです。
在籍証明書は、従業員が会社に属しているということを証明するための書類のことを言います。法的な決まりはなく会社によっては「雇用証明書」「就労証明書」などとも呼ばれます。
在籍証明書は、たとえば従業員が転職するときにその転職先に提出を求められたり、子供を入園させる際に母親の勤務状況確認のために要求されたりすることがあります。
義務ではないですが、従業員より請求されたときはスムーズに作成します。その際は、必ず在籍証明書で証明したい内容を確認してから、必要事項をちゃんと記載してあげるということを忘れないようにしましょう。
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