この記事でわかること・結論
- 在籍証明書とは、対象の従業員が対象の会社所属であることを証明するための書類のこと
- 子供を入園・入学させる際や、転職した際などさまざまなシーンで在籍証明書が必要になる
- 在籍証明書に決まったフォーマットや記載事項はないため、すぐに使える無料テンプレートの活用がおすすめ
この記事でわかること・結論
在籍証明書は、従業員が現在会社に在籍していることを証明するための書類です。
住宅ローンの審査や賃貸契約、ビザの更新手続きなど、さまざまな場面で提出を求められます。
しかし、「在職証明書との違いがわからない」「会社に発行義務はあるのか知りたい」「どのような項目を記載すればよいのかわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
目次
在籍証明書とは、従業員が現在企業に在籍していることを証明するための書類です。住宅ローンや賃貸契約、ビザ申請などで提出を求められることがあり、企業が発行します。
法律で定められた統一様式はなく、提出先が指定するフォーマットを利用する場合と、企業独自の様式で作成する場合があります。
従業員本人が「会社で働いている」と申告するだけでは客観的な証明になりません。そのため、会社名や代表者名、押印などを記載した在籍証明書によって、勤務先や雇用状況を第三者へ証明します。
企業によっては「在職証明書」「勤務証明書」「就業証明書」「雇用証明書」などの名称で運用されている場合がありますが、実務上の役割はほぼ同じです。
また、正社員だけでなく、契約社員や派遣社員、パート・アルバイトなど、雇用契約を結んでいる従業員であれば発行対象になります。
在籍証明書は、申請者に安定した雇用や収入があることを客観的に証明するために利用されます。
住宅ローンや賃貸契約では支払い能力の確認が求められます。
このように、在籍証明書は単なる事務手続き用の書類ではなく、従業員の社会的信用や各種手続きを支える重要な証明書として活用されています。
在籍証明書と似た名称の書類として、在職証明書や退職証明書があります。いずれも勤務状況を証明する書類ですが、証明する内容や利用目的、発行義務の有無が異なります。
書類を誤って発行すると提出先で受理されない場合もあるため、それぞれの違いを理解しておくことが重要です。
似ている言葉である「在籍証明書」と「在職証明書」については、厳密には以下のように区分された書類であるとされています。
| 在籍証明書 | 対象従業員が特定の会社に在籍していることの証明書 |
|---|---|
| 在職証明書 | 対象従業員が主に働いていた期間の証明 |
在職証明書は雇用期間やポジションなど従業員について詳細に記載がされますが、会社によっては内容が似ているため、在籍証明書と在職証明書は同じ書面であることも多いです。
また、在籍証明書は法律で定められた書類ではないため会社によって名称が異なる場合があります。ほかにも「在職証明書」「雇用証明書」「就労証明書」などと呼ぶ会社もあるでしょう。
在籍証明書と退職証明書は、どちらも勤務先との雇用関係を証明する書類ですが、証明する内容や対象者が異なります。
在籍証明書は、現在その会社に勤務していることを証明する書類であり、住宅ローンの審査など、在職中であることの証明が必要な場面で利用されます。
一方、退職証明書は、過去にその会社へ勤務していた事実や退職日などを証明する書類です。主に転職活動や国民健康保険への加入手続き、各種行政手続きなどで提出を求められることがあります。
簡単に言うと、「現在在籍していること」を証明するのが在籍証明書、「退職した事実」を証明するのが退職証明書です。利用目的や対象者が異なるため、提出先から求められている書類を確認したうえで準備しましょう。
在籍証明書には法律上の発行義務はありません。
一方で、退職証明書については労働基準法第22条により、退職者から請求があった場合は企業が交付しなければならないと定められています。
そのため、法的義務という観点では退職証明書と在籍証明書には大きな違いがあります。
ただし、在籍証明書は住宅ローンの審査など、従業員の生活に関わる重要な場面で必要となるケースが少なくありません。法律上の義務はなくても、依頼があれば速やかに発行することが望ましいでしょう。
在籍証明書には法的な発行義務はありません。しかし、正当な理由なく発行を拒否すると、従業員とのトラブルにつながる可能性があります。従業員の生活に関わる手続きで利用されることが多いため、依頼を受けた際はできるだけ速やかに対応しましょう。
在籍証明書の代わりに労働条件通知書や離職票を提出できるのではないかと考える方もいますが、基本的には代用できません。
労働条件通知書は入社時の労働条件を通知するための書類であり、現在も勤務していることを証明するものではありません。また、離職票は退職したことを前提とした書類であるため、在籍を証明する用途には適していません。
提出先から在籍証明書を求められている場合は、用途に合った書類を準備することが重要です。
在籍証明書は、現在勤務していることを第三者へ証明するための書類です。提出先によって確認したい内容が異なるため、必要となる記載項目も変わります。
従業員から発行依頼を受けた際は、どのような目的で使用するのかを事前に確認しておくことが重要です。
ここでは、在籍証明書の提出が求められる主なケースを紹介します。
子供を保育園や認定こども園へ入園させる際は、保護者が就労していることを証明する書類の提出を求められます。
以前は自治体によって在籍証明書や勤務証明書などを提出するケースもありましたが、現在はこども家庭庁が示す標準様式の「就労証明書」を利用する自治体が増えています。
保育所等の利用申請では、保護者が仕事をしていることや勤務時間、勤務日数などを確認し、保育の必要性を判断します。そのため、現在勤務している事実のみを証明する在籍証明書ではなく、勤務状況を詳しく記載できる就労証明書の提出が一般的です。
ただし、自治体によっては補足資料として在籍証明書やその他の書類の提出を求める場合もあります。必要書類は自治体ごとに異なるため、申請前に各自治体の案内を確認しましょう。
賃貸契約で家を借りる時や住宅ローンなどを組む際に、在籍証明書の提出が求められます。
などが見られるため必要とされます。
ダブルワークを許容している会社では、副業をしている従業員もいるかもしれません。
そういった副業をしている従業員は、在籍証明書を請求してくる可能性があります。
理由は、副業として取引しているような企業から各個人へ在籍証明書を要求することがあるからです。
タイミングは主に取引先との労働契約を締結する際です。本業を加味して、可能な稼働時間やスキルなどを考慮するために提出を求められることがあるでしょう。
賃貸物件や公営住宅の契約時にも在籍証明書が利用されます。
不動産会社や保証会社は、家賃を継続して支払えるかどうかを確認するため、勤務先や収入状況を確認します。
特に公営住宅では収入要件が設けられている場合もあるため、在籍証明書とあわせて給与証明書や源泉徴収票などの提出を求められることがあります。
外国籍従業員が在留資格の更新や変更申請を行う際にも、在籍証明書が必要になることがあります。
出入国在留管理局は、実際に雇用されているかどうかや、在留資格に応じた業務に従事しているかを確認します。
そのため、所属部署や役職だけでなく、具体的な職務内容の記載が求められるケースもあります。
在留資格によって認められる業務内容は異なります。ビザ申請や更新手続きで利用する場合は、提出先の指示に従い、実際の業務内容を具体的に記載しましょう。
転職活動において、応募先企業から在籍証明書の提出を求められる場合があります。
職務経歴書や履歴書に記載された勤務先や在籍状況に誤りがないかを確認するためです。特に外資系企業や一部の大企業では、入社手続きの際に提出を求められるケースがあります。
また、リファレンスチェックや経歴確認の一環として利用されることもあります。
また、既に退職された従業員から在籍証明書の作成を要求された場合は、在籍証明書ではなく「退職証明書」を発行しましょう。退職時の証明については請求があった場合に発行することが、労働基準法第22条にて会社への義務として定められているため必ず発行が必要です。
労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。
従業員から請求があるにもかかわらず退職証明書を交付しない場合は、労働基準法第22条違反となり、30万円以下の罰金が科されます。
健康保険の被扶養者認定や扶養家族の変更手続きで、在籍証明書が必要になる場合があります。
配偶者や家族を扶養に入れる際には、収入状況や勤務実態を確認する必要があるためです。
手続きによっては給与証明書や源泉徴収票などで代用できるケースもありますが、勤務状況の確認資料として在籍証明書の提出を求められることがあります。
在籍証明書には決まったフォーマットがありません。社内で発行した前例がない場合は、すぐに使える無料テンプレートの活用がおすすめです。
弊サイトでもWord形式の在籍証明書の無料テンプレートを用意しています。下記からダウンロードの上、ご自由にご活用ください。
在籍証明書には法律で定められた統一フォーマットはありません。しかし、提出先で本人確認や在籍状況の確認ができるよう、基本的な記載項目を漏れなく記載する必要があります。
記載内容に不備があると再提出を求められる場合もあるため、必要項目を確認したうえで作成しましょう。
まずは証明対象となる従業員本人を特定するための情報を記載します。
氏名は住民票や本人確認書類と同じ表記で記載し、生年月日や住所も正確に記入しましょう。特に住宅ローンや賃貸契約などでは、本人確認書類との整合性が重視されます。
住所変更の届け出が完了していないケースもあるため、発行前に本人へ確認しておくと安心です。
入社年月日は、いつから勤務しているのかを証明するための項目です。
住宅ローンやクレジットカードの審査では、勤続年数が審査材料となる場合があります。そのため、正確な入社日を記載することが重要です。
一般的には、試用期間を含めた実際の入社年月日を記載します。
現在どの部署に所属し、どのような立場で勤務しているのかを記載します。
通常は所属部署や役職のみで問題ありませんが、ビザ申請や一部の審査手続きでは職務内容の記載を求められる場合があります。
例えば「営業職」「システムエンジニア」「経理担当」など、実際の業務内容が分かるように記載するとよいでしょう。
在籍証明書を発行した日付を記載します。
提出先によっては発行から3か月以内などの有効期限を設けている場合があります。そのため、提出予定日から逆算して発行することが重要です。
特に住宅ローンやビザ申請などでは、最新の情報が求められる傾向があります。
在籍証明書には、発行元となる会社の情報を記載します。
一般的には以下の情報を記載します。
会社の正式な証明書として扱われるため、押印が必要かどうかも提出先の要件に応じて確認しておきましょう。
在籍証明書は用途によって求められる情報が異なります。
基本項目だけでは不足する場合もあるため、提出先の指定内容を確認したうえで必要事項を追加しましょう。
提出先によっては独自のフォーマットを指定しているケースもあります。指定様式がある場合は、自社フォーマットではなく指定様式を使用しましょう。
在籍証明書は提出先によって必要項目が異なります。用途を確認せずに作成すると、記載漏れによる再発行が必要になることがあります。発行依頼を受けた際は、提出先や使用目的を必ず確認しましょう。
在籍証明書は、単に従業員情報を記載すればよいというものではありません。用途に応じた内容を記載し、個人情報を適切に管理しながら発行することが重要です。
特に住宅ローンやビザ手続きなどで利用される場合は、記載内容の誤りが手続きの遅延につながる可能性があります。
ここでは、在籍証明書を発行する際に押さえておきたいポイントを紹介します。
在籍証明書は提出先によって必要な項目が異なります。
例えば、住宅ローンの審査では年収や勤続年数の記載を求められることがあります。
そのため、発行依頼を受けた際は「どこに提出するのか」「何のために使用するのか」を確認し、用途に応じた内容を記載しましょう。
在籍証明書には氏名や住所、生年月日、給与額などの個人情報が含まれます。
そのため、作成から交付までの過程で情報漏えいが発生しないよう注意しなければなりません。
特に転職活動や住宅ローン申請など、従業員が周囲に知られたくない事情を含むケースもあります。印刷後の放置や誤送付を防ぎ、必要に応じて封筒へ封入して交付するなどの配慮を行いましょう。
在籍証明書には機密性の高い個人情報が含まれています。作成データや印刷物の管理を徹底し、第三者へ情報が漏れないよう十分注意しましょう。
在籍証明書は依頼を受けてすぐに発行できるとは限りません。
担当部署による確認や押印手続きが必要になるため、企業によっては数営業日かかることがあります。
従業員から急ぎの依頼を受けるケースもありますが、発行ルールをあらかじめ定めておくことでトラブルを防ぎやすくなります。
例えば「申請から3営業日以内に発行する」などの目安を社内で共有しておくと、担当者と従業員の双方がスケジュールを把握しやすくなります。
在籍証明書は、従業員が会社に属しているということを証明するための書類のことを言います。法的な決まりはなく会社によっては「雇用証明書」「就労証明書」などとも呼ばれます。
在籍証明書は、たとえば従業員が転職するときにその転職先に提出を求められたり、子供を入園させる際に保護者の勤務状況確認のために要求されたりすることがあります。
義務ではないですが、従業員より請求されたときはスムーズに作成します。その際は、必ず在籍証明書で証明したい内容を確認してから、必要事項をちゃんと記載してあげるということを忘れないようにしましょう。
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