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新入社員が増える4月に入社手続きを電子化してみませんか?

更新日:

社会保険入社

新しい年がスタートし、新入社員の迎え入れを準備する時期になりました。マイナンバー制度の運用が本格的に開始し、新入社員の入社手続きは年々煩雑化しています。
今回は、手間がかかる新入社員の入社手続きを電子化するメリットや必要性、入社手続きを簡単にするツールについて紹介します。

新入社員の入社手続きを電子化する理由

現在の日本は新卒一括採用と中途採用が一般的ですが、今後、通年採用の一般化や早期退職、転職市場の流動化の加速が予想されます。
頻繁に発生すると考えられる入社手続きの電子化は、労務業務の削減に大きなメリットがあります。2019年5月1日公布のデジタル手続法の影響により、特定の法人を対象にした電子申請が義務化され、社会保険・育休関連の申請業務の電子申請の必要性がより高まる見込みです。

入社手続きの電子化でできること

入社手続きの電子化により企業から公共機関への申請手続きで必要となる窓口への移動時間や書類作成の手間、窓口での待ち時間が減り、労務担当者の負担を減らすことができます。

社会保険の電子申請

入社手続きを電子化すると、健康保険・厚生年金保険、雇用保険、介護保険()、労災保険などの申請手続きがワンストップで対応できます。入社手続きを紙面でおこなう場合、関連書類の提出のために、複数の行政機関に出向いたり、郵送したりする必要がありますが、電子申請では24時間365日申請や届出が可能です。

一方で2020年4月には特定の法人を対象に一部の手続きは電子申請が義務化されます。業務効率化と合わせて早急な準備が必要です。

介護保険の加入について、資格取得の手続きは必要ありません。要介護認定、被保険者証の再交付申請等8つの手続きについて、都道府県や市町村単位で、電子申請化が進められています。

【参考】電子申請に関するアンケート調査結果(平成29年度)-厚生労働省
【参考】【別添2】リーフレット.pptx-厚生労働省

労務担当者の負担軽減

入社手続きの電子化は、人員の削減や生産性向上につながると期待されています。社会保険手続き業務は煩雑なものが多く、紙で手続きを行う場合、膨大な書類チェックに多くの労力が必要です。入社手続きを電子化することでチェックに必要な労力や人件費をコア業務に注力することができ、紙の書類を保管する棚などの設備とスペースが不要になります。
また、社内からオンラインで手続きが完了するため、書類の持参や郵送の手間がなくなり、情報漏洩のリスクも軽減できます。

オフィスステーションってどんなシステム?

オフィスステーション
労務SEACH(サーチ)を運営する株式会社エフアンドエムでは、労務・人事管理を効率化、自動化するクラウド型システムである『オフィスステーション』を提供しています。

労務担当者がおこなう業務だけでなく、全新入社員の入社手続き業務を効率化します。新入社員全員にマイページを発行し、新入社員はマイページ経由で書類を会社に提出できます。
新入社員からの情報収集や行政手続きが必要な業務をペーパーレス化、自動化することで、新入社員と企業、企業と行政がコミュニケーションするためのプラットフォームです。

新入社員のライフイベントごとに整理が可能

オフィスステーション労務
オフィスステーションでは、入社や退職、社会保険の加入や脱退、従業員の家族の変化(結婚や出産)など、ライフイベントごとに整理されたシンプルな操作性が特徴です。

新入社員本人がマイページにログインし、申請手続き一覧から「入社」を選択して手続きを進めます。入社手続きに必要な書類が一覧となっており、申請情報入力画面では上から下へ確認しながら入力することで、感覚的に操作が可能です。

オフィスステーションは100種類以上の帳票に対応しており、登録データから手続きに必要な情報は自動で入力し、各種手続きによりデータが変更された場合の自動更新にも対応しています。

従業員情報収集の簡素化

オフィスステーションでは各種申請に必要な情報をパソコンやスマートフォンから簡単に入力できます。これにより担当者・新入社員それぞれの負担が激減し、情報収集が容易になります。
また、新入社員から集めた情報はデジタル化し、その後の手続きはデータをもとにおこなうため、手続きのワンスオンリーを実現できます。入力された情報をデータ化するため、労働時間の変更や昇給・昇格、手当、算定基礎届関連など入力事項に変更が発生し、手続きが必要になった際に、転記作業や何度も同じ情報を書く作業が不要となります。

マイナンバー、給与明細なども一括管理

オフィスステーションは新入社員の入社手続きに関連性の高い、マイナンバーや給与明細、有休管理などにも対応しています。
新入社員の入社手続きに必須のマイナンバーは、「オフィスステーション マイナンバー」を利用することにより低コストで簡単、そして安全に対応ができます。

「オフィスステーション Web給与明細」を導入すると、どんな職場環境でも給与明細の確認が可能です。また、働き方改革関連法により新入社員を含む従業員の有休管理が必須となりました。「オフィスステーション 有休管理」は有給休暇の取得義務化に伴う複雑な有休管理をより簡単に確実に実施できます。

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まとめ

  • 新入社員の入社手続きの電子化は、労務業務の削減に大きなメリットがある
  • 入社手続きを電子化すると、社会保険関連の申請手続きがワンストップでできるようになる
  • オフィスステーションとは労務・人事管理を効率化、自動化するクラウド型システムで、労務担当者が行う業務や、全新入社員の入社手続き業務をワンストップで行える
  • オフィスステーションでは新入社員のライフイベントごとに整理ができ、従業員情報の収集を簡素化、マイナンバー・給与明細なども一括管理できる

なんば社会保険労務士事務所 社会保険労務士|難波 聡明(ホームページ:https://www.namba-office.osaka.jp/

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