この記事でわかること・結論
- 出張報告書は、出張中での内容をまとめた社内向け報告書のひとつ
- 出張報告書で情報共有することは、方針決めや営業効果の測定に役立つ
- 例文やテンプレートを参考に、帰社後はすぐに出張報告書を作成しましょう
この記事でわかること・結論
出張報告書は、出張業務での成果や目的達成を報告するための書類です。出張中の商談や気づきなどを、上司や会社全体に情報共有するという目的があります。
出張内容はとても重要であるため、出張報告書は帰社後なるべく早めに提出します。そのため、これから出張を控えている方は出張報告書の記載項目や書き方をちゃんと理解しておきましょう。
本記事では、出張報告書の目的や書き方などを解説します。例文や無料でダウンロードできるテンプレートを紹介しているため活用してみてください。
目次
出張報告書とは、出張先での内容をまとめた社内向けの報告書類のことです。主に、出張先での業務内容や成果、課題内容などを記載して報告します。
出張には多くのコストがかかるため、その実施成果や次回への課題はとても重要な内容です。そのため、出張報告書は直属の上司だけではなくチームメイトや会社全体にとっても大切な報告書になります。
出張報告書は、出張先から戻ってきたら社内向けに作成します。出張先での業務内容とその成果、目的達成度や課題、出張を通しての気づき、経費などが主な内容です。的確に伝えられることや、見返せることから口頭よりも出張報告書として作成するのが一般的です。上司や同僚に効率的に情報共有できる大切な報告書です。
初めて出張報告書を作成する場合、既に社内用のフォーマットがあればそちらを利用して作成します。1から作成する場合は本記事で紹介するテンプレートを活用しましょう。
出張報告書は、出張での成果を上司に報告するだけではなく、さまざまな目的があります。具体的には以下のような目的があります。
出張における自身の実績報告だけではなく、チームで働いている場合はそのメンバー内での情報共有手段としても活用されます。実績や成果をもとに、現状の課題抽出や目的を設定することができます。
また、本業務に関連していなくとも出張を通して気づいたことがあれば出張報告書に記載します。出張した社員ひとりひとりが感じたことを、社内全体に共有するためにも出張報告書は大切です。
上記のような内容から、会社にとって新しいビジネスの手がかりとなることもあります。さらに出張報告書には、基本的な営業施策の改善やリソースの見直しをするという目的もあります。
出張報告書は、法的なルールや指定フォーマットが存在していません。社内で既に決まりがあればそれに従って作成しましょう。1から作成する場合は、出張報告書の目的を果たすためにも以下の記載項目をおさえておきましょう。
それぞれの記載項目について、書き方や注意点を解説します。
まずは出張業務に関する概要を記載します。出張報告書の基本的な記載項目となるため、ここの内容は必ず報告します。具体的な出張業務の概要は、以下を参考にしてみてください。
まずは、出張報告書の「提出先」「作成日および提出日」「出張者の氏名」を記載しましょう。出張に同行している同僚や上司がいれば、その方の氏名も忘れずに記載します。
上記は基本的な事項です。宛先や日付、自身の氏名など社内メールと同様のイメージで書きます。次に「出張した期間」と「具体的な日時」を記載します。
最後に、出張での訪問先や目的を記載します。複数の訪問先がある場合はすべて書きます。概要では出張の目的などは、わかりやすく簡易的に書きましょう。
概要が書けたら、次は出張業務のスケジュールを記載します。出張全体を通して発生した移動や商談、担当者様の氏名など時系列順でわかりやすく記載します。
長期にわたる出張などの場合、すべて出張報告書に記載するとかえって複雑化してしまいます。記載するスケジュールが豊富にあれば、別途資料にまとめるなどの対応が理想です。
スケジュールが書き終わったら、続いては出張業務の成果について記載します。概要で記載した出張の目的を達成できたのかどうかを詳細に書きます。
目的達成ができた場合は「契約が何件取れた」や「新規ビジネスの方針が決まった」など成果を詳細に書きます。
目的達成ができなかった場合でも「なぜ達成できなかったか」や「課題はどこだったか」など、これからに活かせるような内容をしっかりと記載します。反省および課題抽出をおこなうことが大切です。
出張業務は、通常業務では得られないような体験をすることも多いです。そのため、出張中に感じたことを出張報告書に記載して共有することは重要です。
具体的には、「担当者様の人柄や雰囲気」や「商談中に手応えがあった部分」などが例として挙げられます。他のメンバーが出張する際にも活用できるように、成果に関連した気づきを記載するのがポイントです。
また、気づきには単なる感想を記載しないように注意しましょう。「楽しかったです」や「疲れました」などは、社内で活用できる有益情報にはならないため避けましょう。
基本的には出張でかかった経費も記載しますが、交通費や宿泊費、交際費などの領収書を出張報告書に添えて提出することが多いです。そのため、できれば出張中に領収書やレシートの管理を徹底しておくと安心です。決して廃棄などしないように注意しましょう。
たとえば、出張中に泊まるホテルを予約サイトでとった場合、各種Webサイトから領収書をダウンロードしなければならないケースもあります。電子での領収書は、ダウンロード期限があることも多いため、早めにダウンロードして印刷するなどをしておきましょう。
また、会社によっては別途経費だけを報告するフォーマットがあるかもしれません。経費は会社にとっても重要であるため、その都度整理しておくことが理想です。
出張報告書の作成を初めておこなう場合は不安に感じるかもしれません。そんな方は、ここで解説する出張報告書を作成するときのポイントを意識しながら進めていきましょう。
出張報告書の主な役割は、出張業務における目的が達成できたかどうかを報告することです。そのため、まずは出張における目的の達成度や成果をしっかりと記載することが大切です。
出張報告書は上司だけではなく、会社にとって「出張が意味あるものだったかどうか」「今後はどうしていくべきか」を判断する材料となります。出張の目的を軸にして、成果や課題について記載できれば良い仕上がりになります。
また、出張自体の成果のみならず、出張報告書の内容も人事評価の材料となります。自身のステップアップのためにも心得ておきましょう。
出張報告書では、見る人へわかりやすく伝えることも大切です。曖昧な表現などは避けて、より具体的な数字を使うように意識しましょう。
たとえば、「多数の企業様へプレゼンをおこない」ではなく「6社へプレゼンをおこない」にします。進捗度合いや訪問件数、名刺交換数や担当者様の人数など詳細に記載します。
特に成果や所感の部分では、曖昧な表現になりがちです。説明の根拠としても強くなるため、具体的な数字を用いて明確に伝えることもポイントです。
出張から帰って来れば、溜まっている社内での業務が待っているため出張報告書の作成は効率的に済ませておきたいところです。
出張概要の一部やスケジュール、日時など事前にわかっている範囲を出張前に記載しておくことで、帰社後スムーズに作成できます。
場合によっては、他の業務によって帰社後すぐに出張報告書の作成ができない可能性もあります。後から思い出して曖昧に記載しないように、出張報告書に記載する内容は出張中にメモしておきましょう。日時ごとに区分してメモすることがおすすめです。
上司やチームメンバーが、出張の成果に応じて次の行動方針を決める場合もあります。そのため帰社後に緊急の優先業務などがない場合は、なるべく早めに出張報告書を提出しましょう。
出張中に溜まっていた業務があるかもしれませんが、社内での動きを円滑にするためにも出張報告書の作成は迅速におこないましょう。
出張報告書の記載項目や書き方を解説しましたが、よりイメージしやすいように例文を紹介します。無料で利用できるテンプレートもあるためぜひ活用しましょう。
以下は、一般的な営業部の出張報告書例です。
| 出張報告書の例文 |
|---|
| 令和○年○月○日
営業部長様 1．概要 2．スケジュール ○月○日（火） 3．成果 4．所感 5．経費 以上 |
労務SEARCHでは、無料でダウンロードできる出張報告書のテンプレートを用意しています。必要に応じて自由にご活用ください。
出張報告書は、出張先での目的達成度や成果などを社内に報告する書類です。出張内容は、自分と上司だけではなく会社全体にも影響するため丁寧に作成する必要があります。
この記事を参考に、記載項目や書き方のポイントをおさえて効率的に進めましょう。今後の行動方針を決めるうえで、特に大切なのは具体的な数字を用いることです。出張報告書をもとに、営業効果を検証するため明確な数字で報告することを意識してください。
社内のフォーマットがある場合は、それに従って作成します。1から初めて出張報告書を作成する方は、労務SEARCHの無料テンプレートをご活用ください。
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