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雇用保険被保険者証とは?必要なタイミングや紛失した際の手続きをご紹介

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優秀な人材を採用した際、必ず雇用保険被保険者証が必要となります。

こんな課題を解決します。

  • 雇用保険被保険者証の新規発行・再発行の手続き
  • 企業による雇用保険被保険者証の代理再発行
  • 採用における労務手続きの負担
point

社会保険・労働保険に加入する条件を分かりやすく解説

雇用保険被保険者証とは?

雇用保険被保険者証とは?

雇用保険被保険者証とは、労働者が雇用保険に加入した際に発行される証明書です。
最初に入社した事業主が発行するため、転職経験がない場合、目にすることが少ない書類といえます。

雇用保険被保険者証の記載内容は以下のとおりです。

被保険者番号は、以前の事業主から雇用保険を引き継ぐ際に必要です。ひとりに対して、ひとつの番号が発番されるため、雇用保険の引継ぎの際、重複が確認された場合は公共職業安定所(ハローワーク)に問い合わせてみましょう。

一般的に正社員や契約社員は雇用保険被保険者証の発行対象となりますが、以下の条件を満たすアルバイトや短期労働者などは対象外となります。

65歳以上の労働者を含むアルバイト・パートタイムの方も要件を満たした場合、雇用保険の加入義務が発生します。
e-Govでは従業員データを保持できませんが、オフィスステーションでは一度従業員データを登録すれば、その後の雇用保険関連の申請がかんたんになります。

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雇用保険の手続きを簡単に!

雇用保険被保険者証が必要なタイミングとは?

雇用保険被保険者証が必要なタイミングとは?

雇用保険被保険者証を必要とするタイミングは、事業者と労働者それぞれ異なります。

また、雇用保険被保険者証は労働者が失業した際にとても重要な役割を果たします。そのため、退職する労働者が不利益を被らないように、雇用保険被保険者証をきちんと説明することは人事労務担当者の責務です。

事業主が雇用保険被保険者証を必要とするタイミング

雇用保険被保険者証は、退職手続きの際に事業主から労働者に渡すことが一般的です。

雇用保険被保険者証は「雇用保険の加入を証明するためのもの」であり、以前の事業主から転職者の雇用保険を引き継ぐために、必要です。
そのため、事業主は入社手続きを行う初出社日に持参してもらいましょう。

入社前にメールなどで雇用保険被保険者証の持参を連絡しておくと、その後の手続きを迅速におこなえます。

しかし、雇用保険被保険者証にも期限があります。

転職者が以前の事業主から退職して7年以上経過している場合、再発行手続きではなく、転職先である事業主が新たに雇用保険被保険者証の発行手続きをおこなわなければなりません。

長年、個人事業主(フリーランス)や自営業を営んでいた方や、出産・育児・介護などで離職していた方は、7年以上雇用保険適用下で働いていないこともめずらしくありません。面接時に、過去の経歴から雇用保険適用対象者だったかどうかを推測できるので、あらかじめ採用担当と転職者の労務情報を共有しておきましょう。

雇用保険被保険者証は退職の手続きの際に発行する

雇用保険被保険者証の注意点

  • 転職者には初出社日に持参するように伝える
  • 前職が7年以上個人事業主や自営をしている方には再発行が必要
  • 出産・育児・介護で長期離職している方にも事前確認する

労働者が雇用保険被保険者証を必要とするタイミング

労働者にとって、雇用保険被保険者証を必要となるタイミングは、転職や再就職の際となります。

しかし、雇用保険被保険者証は失業保険受給手続きや、教育訓練給付金を受け取る際に必要です。

退職時に転職・再就職する事業主が決まっていない場合は、経済的支援を受けられるため、退職の際には必ず受け取るようにしましょう。

雇用保険被保険者証の受け取りのポイント

  • 転職や再就職の際に受け取る
  • 失業の際に受け取る(失業保険・教育訓練給付金の受給に必要)

雇用保険被保険者証が紛失されていた場合

正社員や契約社員の中途採用者を迎えるにあたって、その雇用形態から「雇用保険被保険者証」を提出してもらうことは必要不可欠ですが、さまざまな事情により、労働者が雇用保険被保険者証を保有していない場合も珍しくありません。

雇用保険被保険者証は再発行が可能

転職者が雇用保険被保険者証を紛失していた場合、事業主または労働者(転職者)が雇用保険被保険者証の再交付の手続きをおこないます。

再交付に必要な「被保険者証再交付申請書」の記入欄に以下を記入します。

雇用保険被保険者証の再発行は労働者がおこないます。労働者の質問に回答できるようにしっかりと確認しておきましょう。

以前の事業主の手違いで、転職者が退職時に雇用保険被保険者証を渡されていないことも考えられます。その場合、以前の会社に問い合わせてもらい、送付してもらうように促しましょう。

雇用保険被保険者証再交付申請書の提出先

雇用保険被保険者証再交付申請書の提出先

被保険者証再交付申請書は、公共職業安定所(以下、ハローワーク)所長に提出します。
提出先は「雇用保険法」により定められているため、公共職業安定所以外の機関への提出はできません。

提出先のハローワークは、最寄りのハローワークで問題ありません。休日や業務の合間に提出できる最寄りのハローワークに提出してもらいましょう。

雇用保険被保険者証の保管主は?

雇用保険被保険者証は、労働者が「雇用保険の被保険者」であると証明する役割を担います。

そのため、基本的に被保険者である労働者が保管することになります。

しかし、転職者から雇用保険被保険者証を受け取る、発行・再発行手続きを事業者が代理でおこなうなどの流れから、労働者ではなく、事業主が雇用保険被保険者証を保管しているケースも少なくありません

事業主が保管する場合、労働者が雇用保険被保険者証を求める・求めないにかかわらず、労働者が退職する際に返却しなければなりません。

【豆知識】
なぜ雇用保険被保険者証の保管や所持について、労働者が重視しないか?
その理由には、「生活の中での使用頻度が低い」ことが考えられます。たとえば、健康保険の被保険者証は病院を受診する際には提示が必要なものであり、労働者自身が使用する機会が多いため、保管場所を忘れることは滅多にありません。

雇用保険被保険者証を取りに行けない場合の対応方法は?

雇用保険被保険者証を取りに行けない場合の対応方法は?

多くの労働者が、平日のフルタイムでの仕事に就く機会が多く、平日の日中にハローワークで手続きをすることが難しい場合がほとんどです。
そのような場合は労働者本人からハローワークに問い合わせて相談してもらいましょう。

近年では、郵送申請(返信用封筒の同封が必要)や電子申請による手続きが可能です。また、委任状による代理人への委任等も可能なので、直接ハローワークに雇用保険被保険者証を取りに行けない人は、これらの対策をおこなってみましょう。

基本的に紛失等のトラブルがあった場合には労働者本人からハローワークに問い合わせてもらうように促す事業主が多いようです。

労働者に雇用保険被保険者証の再発行手続きを滞りなくおこなってもらうためには、雇用主である事業主も対応方法を知っておきましょう。

雇用保険被保険者証:まとめ

雇用保険被保険者証は、健康保険証等と比べても労働者に馴染みが少なく、紛失等が起こりやすい傾向が見られます。しかし、たとえ紛失したとしても手続きを適切におこなえば、滞りなく再発行してもらえます。

事業規模を拡大し続けたい事業主にとって、新卒採用や中途採用に限らず、新たな人材の獲得が必要不可欠です。迅速に入社してもらうためにも、雇用保険被保険者証の紛失に備えることは、労務管理体制の強化にもつながります。

65歳以上の労働者を含むアルバイト・パートタイムの方も要件を満たした場合、雇用保険の加入義務が発生します。e-Govでは従業員データを保持できませんが、オフィスステーションでは一度従業員データを登録すれば、その後の雇用保険関連の申請が簡単となります。

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雇用保険の手続きを簡単に!

記事監修
佐藤 安弘|ワイエス社会保険労務士事務所

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