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雇用保険被保険者証を紛失した場合の手続き

中途入社の労働者を採用する場合などには、「雇用保険被保険者証」の提出を労働者へ要求することがあります。うっかりしている方からは『ありません』『知りません』『なくしました』などと言われることがあると思います。

人事労務担当者としては、そんなときでも慌てずに対応しなくてはなりません。今回は雇用保険被保険者証を紛失した場合の手続きについて学んでみましょう!

被保険者証は再交付することができます

中途入社等の場合、労働者を採用するにあたっては「雇用保険被保険者証」の提出を求めることがありますが、さまざまな事情により、労働者の手元に雇用保険被保険者証が存在しない場合には、再交付の手続きを行うことができます。

そのために必要な書類が「被保険者証再交付申請書」で、所定の記入欄に対象となる労働者の情報を記入します。これは直接的に事業主に関わる手続きではありませんが、労働者からの質問等で回答を求められる可能性があります。しっかりと確認しておきましょう。

項目としては労働者の「氏名」「現住所」「性別」「生年月日」といった基本的な情報から、現在被保険者として雇用されている事業所の情報、さらに以前に被保険者として雇用されていた事業所の情報も必要です。そのほか、被保険者番号と再交付の理由も記入する必要があります。

被保険者証再交付申請書の提出先はどこ?

続いては、「被保険者証再交付申請書」の提出先についてです。この書類の提出については、公共職業安定所長に提出することが「雇用保険法」という法律によって定められています。

つまり、公共職業安定所(以下:ハローワーク)に提出をすれば良いのですが、その提出先については特に記載がありません。労働者が休日に住所地を管轄するハローワークに提出しても、業務の合間に事業所を管轄する最寄りのハローワークに提出しても、どちらでも問題ありません。

一点注意する必要があるのは、本人確認についてです。提出の際には、「運転免許証」や健康保険の「被保険者証」、そのほかの身分証明書等、本人確認が可能な書類を添える必要がありますので、よく確認をさせましょう。

雇用保険被保険者証は誰が保管しておくの?

雇用保険被保険者証とは、そもそもの原則として「被保険者」であることを証明するものです。基本的には被保険者である労働者が保管するものですが、資格取得の手続きや再交付の手続きを行った後には、労働者ではなく事業主に被保険者証が送られてくることがあります。

会社によっては労働者に配布などせず、事業主がその流れのままに保管している、というケースも見受けられるようです。事業主が保管しておく場合は、労働者が退職する際に返却をしなければなりませんので、労働者が雇用保険被保険者証を求める・求めないにかかわらず、返却する必要があることを覚えておきましょう。

一般的に、なぜ雇用保険被保険者証の保管や所持についてあまり労働者が注視しないのかという理由については、生活のなかで使用頻度が低い、といったことが考えられます。たとえば健康保険の被保険者証は労働者も使用することが多く、病院を受診する際には提示が必要なものですよね。

一方で、雇用保険被保険者証は、退職をした後に、失業の際の手続き等でようやく使われるものです。そのため、労働者にとってもあまりなじみがなく、紛失しやすいという傾向にあるようです。

忙しくて取りに行けない場合はどうするの?

たとえば、平日のフルタイムでの仕事に就く労働者については、ハローワークで手続きをすることが難しい場合も多々あるでしょう。

ほとんどのビジネスに携わる人々が平日の手続きは難しいと思われますが、その場合には本人からハローワークに問い合わせて相談し、郵送での手続きや委任状による代理人への委任等、対策を指示してもらえる可能性があります。

基本的には事業主の対応として、紛失等のトラブルがあった場合には労働者本人からハローワークに問い合わせてもらう、といった認識で良いようです。労働者が手続きをする内容とはいえ、雇用をする側である事業主も知識として認識しておくことが重要です。雇用保険被保険者証の再交付についてのアドバイスを求められた際には、適切に対応しましょう。

まとめ

今回は、健康保険証等と比較するとあまり労働者になじみがないため、特に紛失等が起こりやすい「雇用保険被保険者証」の再交付と、再交付に係る所定の書類やその提出先についての情報をまとめました。事業を続け、さらに規模を拡大し続けていくにあたって、さまざまな状況の労働者を雇用する可能性があります。

新卒採用はもちろん、なかには中途採用の労働者も存在するでしょう。以前の会社や本人の状況等で、雇用保険被保険者証の再交付の手続きが必要になる可能性も否定できません。事業主はさまざまなパターンに備えて知識を蓄積していくことが大切ですね。

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