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雇用保険被保険者証とは?必要なタイミングや紛失した際の手続きをご紹介

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社会保険社会保険手続き

雇用保険被保険者証を紛失した場合の手続き

転職者の入社手続きに必要な雇用保険被保険者証。中途入社の労働者を採用する場合、「雇用保険被保険者証」の提出を労働者に求める機会があります。しかし、転職者の中には『ありません』、『知りません』、『なくしました』と言われる方も少なくありません。

そのような場合でも人事労務担当者は、適切に対応する必要があります。今回は雇用保険被保険者証の意味や必要となるタイミング、さらには転職者が紛失した場合の手続きについて、学んでみましょう!

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雇用保険被保険者証とは

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証とは、労働者が雇用保険に加入した際に発行される証明書です。最初に入社した事業主が発行するため、転職経験がない場合、目にすることが少ない書類といえます。

記載内容は、被保険者番号、資格取得日、氏名・生年月日、事業所名となります。中でも被保険者番号は、以前の事業主から雇用保険を引き継ぐ際に必要な項目です。ひとりに対して、ひとつの番号が発番されるため、雇用保険の引継ぎ手続きの際、重複が確認された場合は公共職業安定所(ハローワーク)に問い合わせてみましょう。

一般的に正社員や契約社員は雇用保険被保険者証の発行対象となります。一方で、1週間に20時間未満の労働のみアルバイトや、短期間労働者(31日未満)、夜間のみ働く方などは一般的に雇用保険適用の対象に入りません。

雇用保険被保険者証が必要なタイミングとは?

雇用保険被保険者証を必要とするタイミングは、事業者と労働者それぞれ異なります。また、雇用保険被保険者証は労働者が失業した際にとても重要な役割を果たします。そのため、退職する労働者が不利益を被らないように、雇用保険被保険者証をきちんと説明することは人事労務担当者の責任といえます。今回は事業主、労働者それぞれの必要とするタイミングをご紹介いたします。

事業主が雇用保険被保険者証を必要とするタイミング

雇用保険被保険者証は、退職手続きの際に事業主から労働者に受け渡すことが一般的です。先述したとおり、雇用保険被保険者証は「雇用保険の加入を証明するためのもの」であり、以前の事業主から転職者の雇用保険を引き継ぐために、必要です。そのため、事業主は入社手続きを行う初出社日に持参してもらいましょう。入社前にメールなどで雇用保険被保険者証の持参を連絡しておくと、その後の手続きを迅速に行えます。

しかし、雇用保険被保険者証にも期限があります。そのため、転職者が以前の事業主から退職して7年以上経過している場合、再発行手続きではなく、転職先である事業主が新たにに雇用保険被保険者証の発行手続きを行わなければいけません。

長年、個人事業主(フリーランス)や自営業を営んでいた方や、出産・育児、介護などで離職していた方は、7年以上雇用保険適用下で働いていないことも珍しくありません。面接時に、過去の経歴から雇用保険適用対象者だったかどうかを推測できるので、予め採用担当と転職者の労務情報を共有しておくのも良いでしょう。

労働者が雇用保険被保険者証を必要とするタイミング

労働者が雇用保険被保険者証を必要とするタイミングは、事業主と同じように転職や再就職の際に、雇用保険を引き継いでもらう時といえます。しかし、雇用保険被保険者証は失業時に受け取れる失業保険受給手続きや、教育訓練給付金の支給を受ける際に必要となります。退職時に転職・再就職する事業主が決まっていない場合は、経済的な恩恵を受けられるため、退職の際には必ず受け取るようにしましょう。

雇用保険被保険者証が紛失されていた場合

正社員や契約社員の中途採用者を迎えるにあたって、その雇用形態から「雇用保険被保険者証」を提出してもらうことは必要不可欠ですが、さまざまな事情により、労働者が雇用保険被保険者証を保有していない場合も珍しくありません。

雇用保険被保険者証は再発行が可能

万が一、転職者が雇用保険被保険者証を紛失していた場合、事業主、または労働者(転職者)が雇用保険被保険者証の再交付の手続きを行う必要があります。

再交付に必要な「被保険者証再交付申請書」の記入欄に、対象となる労働者の氏名、現住所、性別、生年月日などの基本情報から、現在被保険者として雇用されている事業所の情報、さらに前の雇用主である事業所の情報を記入します。また、被保険者番号と再交付の理由も記入しなければいけません。これらの作業は事業主が行う手続きではありませんが、回答を求められる可能性があります。しっかりと確認しておきましょう。

また、以前の事業主の手違いで、退職時に雇用保険被保険者証を渡されていない場合もあり得ます。転職者が以前の事業主から雇用保険被保険者証を渡されていないと分かった場合は、以前の会社に問い合わせてもらって、送付してもらうように促しましょう。

※書類引用元:ハローワーク インターネットサービス
https://www.hellowork.go.jp/dbps_data/_material_/localhost/doc/info_1_e6.pdf

雇用保険被保険者証再交付申請書の提出先

被保険者証再交付申請書の提出先は?

記入が終わった「被保険者証再交付申請書」は、公共職業安定所(以下、ハローワーク)所長に提出します。提出先は「雇用保険法」により定められているため、公共職業安定所以外の機関への提出はできません。

提出先のハローワークには、特に規定はなく、最寄りのハローワークで問題ありません。休日や業務の合間に提出できる最寄りのハローワークに提出すると良いでしょう。

しかし、提出の際には、「運転免許証」や健康保険の「被保険者証」、そのほかの身分証明書等、本人確認が可能な書類が必要ですので、忘れずに持参しましょう。

※書類引用元:ハローワーク インターネットサービス
https://hoken.hellowork.go.jp/assist/600000.do?screenId=600000&action=koyohohiSaikofuLink

雇用保険被保険者証の保管主は?

雇用保険被保険者証の役割は、労働者が「雇用保険の被保険者」であると証明することです。そのため、基本的に被保険者である労働者が保管することになります。しかし、転職者から雇用保険被保険者証を受け取る、発行・再発行手続きを事業者が代理で行うなどの流れから、労働者ではなく、事業主が雇用保険被保険者証を保管しているケースが多いと見受けられます。事業主が保管する場合、労働者が雇用保険被保険者証を求める・求めないにかかわらず、労働者が退職する際に返却しなければいけません。

一般的に、なぜ雇用保険被保険者証の保管や所持について、労働者が注視しない理由には、「生活の中での使用頻度が低い」ことが考えられます。例えば、健康保険の被保険者証は病院を受診する際には提示が必要なものであり、労働者自身が使用する機会が多いため、保管場所を忘れられることは滅多にありません。

雇用保険被保険者証を取りに行けない場合の対応方法は?

忙しくて書類を取りに行けない場合の対応は?

多くの労働者が、平日のフルタイムでの仕事に就く機会が多く、そのような雇用形態の労働者は、平日の日中にハローワークで手続きをすることが難しい場合がほとんどです。

そのような場合は本人からハローワークに問い合わせて相談してみましょう。近年では、郵送申請(返信用封筒の同封が必要)や電子申請による手続きが可能です。また、委任状による代理人への委任等も可能なので、直接、ハローワークに雇用保険被保険者証を取りに行けない人は、これらの対策を行ってみましょう。

基本的に紛失等のトラブルがあった場合には労働者本人からハローワークに問い合わせてもらうように促す事業主が多いようです。しかし、労働者に紛失等の再発行手続きを滞りなく行ってもらうためには、雇用主である事業主も知識として認識しておくことが重要です。雇用保険被保険者証の再交付に関するアドバイスを求められた際には、適切に対応しましょう。

まとめ

雇用保険被保険者証は、健康保険証等と比べても労働者に馴染みが少なく、紛失等が起こりやすい傾向が見られます。しかし、たとえ紛失したとしても手続きを適切に行えば、滞りなく、再発行してもらえます。

事業主としても事業規模を拡大し続けるためには、新卒採用や中途採用に限らず、新たな人材の獲得が必要不可欠です。迅速に入社していただくためにも、雇用保険被保険者証の紛失に備えることは、事業主の管理体制の強化にもつながります。事業主はさまざまな事態に備えて、労務知識を蓄積していくことが大切です。

佐藤 安弘|ワイエス社会保険労務士事務所

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