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源泉徴収簿とは?源泉徴収票との違いや作成方法について解説

投稿日:

人事労務管理

源泉徴収簿とは?源泉徴収票との違いや作成方法について解説

年末調整の時期に、従業員一人一人の給与明細等を確認しながら作業を進めて大変な苦労をした経験はありませんか?この作業は「源泉徴収簿」という帳簿をつけておくことで、よりスムーズに行うことができます。

今回は、源泉徴収簿の存在意義や源泉徴収票との違いに加え、源泉徴収簿の作成方法や取り扱い方法についても説明します。

源泉徴収簿はなんのためにある?

源泉徴収簿とは、毎月支給した給与や賞与の源泉徴収税額、従業員の扶養親族等の状況などを記入する帳簿です。

源泉徴収簿は、年末調整で発行する源泉徴収票の基礎となる重要な帳簿であり、年末調整の計算はそれをもとに行います。そのため、国税庁からは「給与所得・退職所得に対する源泉徴収簿」の書式が提供されています。国税庁のホームページではその書式をダウンロードできるほか、詳しい記入方法についての説明を読むこともできます。

しかし、源泉徴収簿は法令で定められた帳簿ではないため、国税庁提供の書式でなくても問題はありません。たとえば、毎月の源泉徴収税額が正確に記録されている給与台帳であれば、それをもとに源泉徴収簿を作成することも可能です。

源泉徴収票と源泉徴収簿の違いとは?

源泉徴収票と源泉徴収簿は1文字違いであるため、両者を混同する人も多いでしょう。そこで、源泉徴収票と源泉徴収簿の違いについて詳しく説明します。

源泉徴収票とは、1年分の給与、賞与、源泉徴収税額などを集計して従業員に交付する帳票であり、所得税法で定められた「会社が発行する所得税証明書」です。会社は従業員に対して翌年1月末までに源泉徴収票を発行する義務があり、退職者には退職後1ヵ月以内に源泉徴収票を発行する必要があります。

一方、源泉徴収簿は「源泉徴収票を不備なく発行するために作る帳簿」です。源泉徴収票の発行をはじめとする年末調整関係の処理を正確に行うためにも、源泉徴収簿には毎月の給与、賞与、源泉徴収税額を正確に記入しておくことが重要となります。

なお、基本的に源泉徴収簿を閲覧できるのは会社の関係者のみで、従業員はもちろん、国税庁にも提出する義務はありません。

国税庁発行の源泉徴収簿作成方法

源泉徴収簿の目的や源泉徴収票との違いがわかったところで、今度は源泉徴収簿の具体的な作成方法について知っておきましょう。ここでは、国税庁発行の「平成30年給与所得・退職所得に対する源泉徴収簿」で説明します。作成の手順は以下のとおりです。

<源泉徴収簿の作成方法>

  1. 源泉徴収簿上部への記入を行う
    ・所属、職名、住所、氏名欄に必要事項を記入する
    ・整理番号は確定申告をした場合に税務署から割り振られる番号であるため、空欄のままでOK
  2. 左上の「給料・手当等」欄に給与の情報を記入する
    ・「支給月日」「総支給金額」「社会保険料等の控除額」「社会保険料等控除後の給与等の金額」について月ごとに記入する
    ・給与明細の内容を転記すればOK
  3. 「扶養親族等の数」と「算出税額」を記入する
    ・扶養家族がいる場合は「社会保険料等控除後の給与等の金額」の右隣に記入する
    ・給与明細の内容を転記すればOK
  4. 左下の「賞与等」欄には賞与の情報を記入する
    ・「支給月日」「総支給金額」「社会保険料等の控除」「社会保険料等控除後の給与等の金額」を記入する
    ・その年に支払う予定の賞与があれば、その分も記入する

平成31年(2019年)分給与所得・退職所得に対する源泉徴収簿(PDF/487KB)

以上の手順で源泉徴収簿への記入を行い、それをもとに年末調整を行うことになります。

源泉徴収簿を活用した年末調整の手順

最後に、源泉徴収簿を活用して年末調整を行う手順を説明します。

<年末調整の手順>

  1. 源泉徴収簿左側に必要事項を記入する
    ・源泉徴収簿左側の「給料・手当等」欄および「賞与等」欄の「総支給金額」「社会保険料等の控除額」「算出税額」に記載された金額の合計を算出し、左側1~6欄に記入する
  2. 右側の「年末調整」欄に(1)の合計金額を記入する
    ・左側1~6欄に記載した合計金額を転記する
    ・社会保険料の合計欄には、給与と賞与の社会保険料を合計して記入する
  3. 「給与所得控除後の給与等の金額」を算出して記入する
    ・右側7欄に記載した「給与・手当等」と「賞与等」の合計をもとに、所得税控除後の金額を計算する
    ※計算式参考:国税庁ホームページ https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/1410.htm
  4. 扶養家族情報の申告を行う
    ・「申告の有無」欄に〇
    ・転職などがある場合は、働き始めの日付と一緒に記入する
    ・扶養家族の人数(一般・特定・老人・障害者等)を記入
    ・「配偶者の有無」欄に〇
    ・年の途中で扶養親族の異動があった場合、その人数と異動日を記入する
  5. 扶養家族情報に沿って控除額の計算を行う
    ・「配偶者控除額、扶養控除額、基礎控除額及び障害者等の控除額合計額」欄に計算後の金額を記入する
  6. 保険料の欄に控除額を記入する
    ・給与所得者が記載した保険料控除申告書を参考にして、保険料(社会保険、生命保険、地震保険など)の控除額を記入する
  7. 算出所得税額を計算する
    ・「給与所得控除後の給与などの金額」から「所得控除額の合計額」を差し引き、所得税の計算を行う
  8. 住宅借入金等特別控除を受ける対象者について
    ・従業員から確定申告書(※)を受領している場合には住宅借入金等特別控除額を申告書から転記のうえ、年調所得税額の計算までを完了させる
    ※特別控除の対象者は初年度に確定申告を行い、税務署に申告書を提出しています。
  9. 年調年税額を記入する
    ・年調所得税額に102.1%を乗じた金額(※)が年調年税額となる
    ※東日本大震災の復興支援として「復興特別所得税」が加わりました。

源泉徴収簿は提出の必要はないが7年保存する必要あり

源泉徴収簿自体はあくまで内部書類ですので、税務署に提出する必要はありません。ただし、源泉徴収簿を年末調整の根拠として利用した場合、7年間保存する決まりとなっています。

なお、源泉徴収簿は個人情報が記載された書類であるため、取り扱いは慎重に行わねばなりません。法律で定められた保存期間、または企業が独自に決めた保存期間を経過した際には、速やかに処分する必要があります。

源泉徴収簿の管理のずさんさが原因で、従業員の個人情報が漏れるようなことがあっては大変です。それを防ぐためにも、源泉徴収簿の管理にはくれぐれも注意しましょう。

まとめ

源泉徴収簿は法令で定められていない帳簿です。そのため、源泉徴収票と違い国税庁や従業員に提出する必要はありません。とはいえ、年末調整の処理をスムーズに行うために必要な書類であることは間違いありません。

また、国税庁発行の源泉徴収簿は記入すべき欄が多いため、記入漏れや金額の計算ミスなどに注意する必要があります。今回ご紹介した源泉徴収簿の作成方法に加えて国税庁のホームページに記載されている説明も確認したうえで、慎重に源泉徴収簿への記入を行いましょう。

山本 務|やまもと社会保険労務士事務所

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