給与明細の保管方法
- 紙の給与明細をファイリングして保存
- 紙の給与明細をスキャンしてPDFデータで保存
- エクセルで作成して保存
- クラウドサービスを利用して保存
人事労務担当者は、従業員が給与明細を紛失した際の対応について理解しておきましょう。
給与明細の再発行に関しては、給与明細の発行・保管に関する法律的な義務の有無や従業員に給与明細が必要となるケースを把握しておく必要があります。
この記事では、従業員が給与明細を紛失した場合の対処法や再発行義務について解説していきます。給与明細を簡単に作成できる無料テンプレートもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。
従業員への給与明細の発行は、所得税法第231条によって義務づけられています。
所得税法では、給与を支払う者は給与の支払を受ける者に支払明細書を交付しなくてはならないと定められています。したがって、企業には従業員に給与明細書を交付する義務があり、給与を支払う際に交付しなければなりません。
つまり、企業は所得税法によって、従業員に対して給与明細の発行が義務づけられています。
【参考】労働条件・職場環境に関するルール 給与明細書（所得税法第231条）
企業は従業員に対して給与明細の発行義務が定められていますが、給与明細の再発行は法律上、義務ではありません。
再発行の義務はありませんが、従業員からの依頼を受けて給与明細を再発行する企業は多いです。従業員に給与明細を再発行するために、しっかりと給与明細を保管しておきましょう。
給与明細の保管方法
弊サイトでは、給与明細書の無料テンプレートを公開しています。記載が必須な各項目が分かれており、合計金額の自動計算もできるので、簡単に給与明細を作成することが可能です。
必要な方は下記からダウンロードの上、ご自由にご活用ください。
企業には給与明細自体を保管する義務はありませんが、次の書類（法定三帳簿）は保管しなければなりません。法定三帳簿は3年間の保存義務が定められています。
| 労働者名簿 | 従業員の氏名や生年月日、住所、入社年月日など、個人情報が記載されている書類 |
|---|---|
| 賃金台帳 | 従業員の基本給や労働日数、賃金計算期間、時間外労働時間など、給与計算に必要な情報が記載されている書類 |
| 出勤簿 | 従業員の出退勤状況や、休暇取得状況などが記載されている書類 |
法定三帳簿のほかに、税に関する書類は7年間の保管が義務づけられています。
税に関する書類
給与明細の保管義務はありませんが、法定三帳簿や税に関する書類は保管義務があることを覚えておきましょう。
従業員に給与明細が必要となる場合は以下の通りです。
従業員に給与明細が必要となるケース
給与明細は、従業員の事情により必要になるため、従業員には給与明細の使い道と一緒に一定期間保管するように案内しましょう。
給与明細の再発行に関連して、以下のようなトラブルが想定されます。
想定
トラブル
・給与明細再発行の問い合わせ対応
・過去の給与明細の探索や従業員への個別説明
対処法
・全従業員分の給与明細の保管
・従業員に給与明細を保管しておくように注意喚起
・給与明細クラウドシステムを導入し、給与明細作成・保存を効率化
想定されるトラブルを防ぐために、対処法を検討しておきましょう。
ここまで給与明細を紛失した従業員への対応や再発行の義務について解説してきました。
給与明細の紛失・再発行まとめ
給与明細を紛失した従業員から再発行を求められたとき、すぐに対応できるように、準備しておきましょう。
平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。
退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。
また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。
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