この記事の結論
- 始末書とは不祥事やトラブルを起こした従業員が反省や謝罪の意味を込めて作成する文書
- 始末書は提出を強制できないが、同様のトラブルが再発した際はより重い懲戒処分を下せる
- 始末書の提出を拒否された場合は人事評価の判断材料として必要な措置をとる
この記事の結論
従業員が業務上のミスや複数回の遅刻、会社に損失を与えるなどのトラブルを引き起こした場合は、始末書の提出を求めるケースがあります。始末書は就業規則で明確に定め、適切に作成を指示しなければならず、扱い方を誤ると労働問題に発展しかねません。
本記事では、始末書の意味や顛末書・反省文との違い、作成を命じるケース、書き方や拒否された場合の対応などについて詳しく解説します。
目次
始末書とは、企業内で不祥事やトラブルを引き起こした従業員に対して提出させる書面です。問題が発生したことについての反省の意を文書として残すとともに、同様の問題が再発しないように誓約させる意味をもちます。
始末書は、懲戒処分のひとつとして用いられることが一般的です。懲戒処分には、けん責や戒告、減給や出勤停止、降格、懲戒解雇などがあります。このなかでも「けん責」が始末書の提出が必要な処分とされていますが、他の懲戒処分でも始末書の提出を求めることは可能です。
始末書と似たものに「顛末書」があります。
始末書は反省や謝罪の意味をもち、就業規則で提出の必要性が定められていたとしても提出を強制することはできません。これは、反省や謝罪の強制は法的に認められていないためです。
一方、顛末書はトラブルの事実関係や経過を明確にし、再発を防ぐことを目的とした文書です。従業員の「思想・良心の自由」を害さないため、提出を強制できます。
提出を拒否された場合は、さらなる懲戒処分をおこなうことが可能です。
反省文と始末書は、懲戒処分か否かの大きな違いがあります。どちらも反省を促すためのものであるものの、従業員の人事評価への影響は始末書の方が大きくなることが一般的です。
反省文とは、従業員が自らのミスを認めさせて行動改善を促すための文書です。通常は懲戒処分の一環としておこなわれるものではなく、軽微なミスをした際に作成を命じます。
反省文は始末書と同様に反省の強制はできないため、提出しなければ懲戒処分をおこなうような対応は認められません。懲戒処分の基準を明確に定め、反省文と始末書を適切に使い分ける必要があります。
始末書の作成を求めるのは、次のような場合です。
ただし、始末書は懲戒処分の一環のため、以下3つの条件を満たしている必要があります。
懲戒処分をおこなうための条件
条件を満たさない場合に始末書の提出を求めると、労働問題に発展する可能性があります。
始末書の作成を命じる際は、従業員から書き方を質問される可能性があります。その際は、以下のポイントを伝えましょう。
私は〇年〇月〇日から〇日において、会社の機密情報が記録されたハードディスクを社外へもち出しました。業務上、作成の必要がある書類が同一のハードディスクに記録されていたため、機密情報が含まれることを知らずにもち出してしまったことが原因です。
許可を得ずにハードディスクを社外へもち出したことに弁解の余地はなく、深く反省申し上げます。二度と同様の違反をしないよう心に留め、社内の物をもち出す際は上司の判断を仰ぐことを徹底いたします。誠に申し訳ございませんでした。
◯年◯月◯日の◯時◯分頃、〇〇市〇〇町の交差点付近で、赤信号で停車していた車に衝突し、相手方の車両と社用車の一部を損傷いたしました。また、相手にも全治2週間の打撲を負わせてしまいました。
取引先に向かう途中、睡眠不足によって眠気に襲われて寝入ってしまったことが原因です。相手方、取引先、会社を含む関係各所に多大なるご迷惑をおかけしたことを深く反省しております。
今後は睡眠不足を解消するとともに体調に異変がある際は速やかに申し出て、このような事故を二度と起こさないことを誓約いたします。誠に申し訳ございませんでした。
始末書は、次の流れで作成を命じて受領します。
始末書作成の流れ
始末書作成の流れについて、段階別に詳しく見ていきましょう。
最初に、始末書を起草する要因となった事実関係を明確にしましょう。たとえば、従業員が締め切りを守らずに業務を怠ったといった具体的な事実を確認します。
行為が悪質なものである場合、始末書だけでなくより厳格な懲戒処分が必要かもしれません。悪質性の判断には同様の違反が過去にあったか、他の従業員に与えた影響などを考慮します。
事実関係を確認するために、従業員本人や関係者からのヒアリングをおこないます。個人的感情によって対象者をおとしめるような発言をする従業員がいる可能性があります。公正かつ客観的な情報を得るため、関係者全体の意見を踏まえて最終的に判断しましょう。
事実関係が明確になれば、始末書の作成・提出を命じます。書式の指定があればテンプレートを用意しましょう。また、提出期限を設けることで速やかな提出が期待できます。
始末書は反省や謝罪の意を示す文書です。強制すると従業員の「思想・良心の自由」を奪うことになるため、強制はできません。始末書を作成する意味を丁寧に伝えても拒否される場合は「同様のトラブルを起こしたら、さらに重い懲戒処分が下る可能性がある」と伝えましょう。
従業員から始末書を受け取ります。不備があれば修正を指示し、細かな部分まで入念に仕上げることが大切です。
始末書の作成を拒否されたとしても、強制することはできません。「始末書を提出しなければクビにする」といった発言は労働問題に発展しかねないため、十分に注意しましょう。始末書の作成を拒否された場合の対応方法は以下のとおりです。
始末書は、トラブルの原因が自身にあることを認め、反省と再発防止に対する誓約を含むものです。始末書の提出を怠ることは、反省と再発防止の意志を欠いていると見なせます。
そのような状況で同様のトラブルを引き起こした場合は、より重い懲戒処分を下すことが可能です。
同様のトラブルを再び引き起こした場合、より重い懲戒処分を下す可能性がある旨を伝えること自体に問題はありません。伝えることによって再発防止の抑止力となる可能性があります。しかし、脅すように伝えたり恫喝したりするのはパワーハラスメントにあたるおそれがあるため避けるべきです。
始末書の提出拒否は、不誠実な対応です。職場の規律を害する要因のため、人事評価の判断材料としましょう。人事評価が落ちることで昇進の話がなくなったり、本社から支社へ異動を命じたりするケースが考えられます。
降格や本社から支社への異動などがあれば、従業員は大きなストレスを受けます。その結果、早々に退職する可能性があります。そうなれば不足した人員を補うために採用活動や他部署からの人員補充が必要になるでしょう。始末書の提出を拒否された時点で、退職する可能性が上がるものと考えて対応することが大切です。
始末書とは不始末や不祥事の事実を記載し、反省・謝罪・再発防止を従業員に促す文書です。懲戒処分のなかでも「けん責」とセットのものですが、他の懲戒処分でも始末書の作成を指示できます。
顛末書とは異なり、作成の強制はできないことに注意が必要です。今回、解説した内容を参考に、始末書の作成・提出について適切に対応しましょう。
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