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トラブルの無い退社手続きの為に押さえて行くポイントとは?(社会保険編)

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社会保険退職

従業員が退職する際に、人事労務担当者としてはさまざまな手続きや、退職される方に説明を行う必要があります。社会保険手続きだけでも複数の作業に渡り、手続き漏れや説明漏れがあった際は、無用なトラブルや会社に対しての信用を損なうことになりかねません。

関連する社会保険手続きを中心に、雇用保険や税務関連手続きについても説明したいと思います。

社会保険の退職手続きは何時、どこに提出が必要?

従業員が退職した場合、その従業員は健康保険や厚生年金保険といった社会保険の資格を失ってしまいます。この場合、事業所は当該従業員が被保険者資格を喪失した旨を届け出なければなりません。では、具体的な手続きとしてどのようなことを行うのでしょうか?

退職したときの手続き

事業所としては、「被保険者資格喪失届」という書類を提出することになります。この「被保険者資格喪失届」は資格の喪失の事実が発生してから5日以内に提出しなければいけません。手続き上での事実の発生とは、従業員が退職した翌日が被保険者資格を喪失した日となります。

例)3月31日付で退職した場合は、翌日の4月1日が資格喪失日となり、この日から5日以内に提出しなければならないということになります。

届出書の提出先は事業所がある場所を所管している年金事務所となります。提出方法としては、窓口へ直接持参するほか、事務センターへ郵送、インターネットによる電子申請等でも可能です。

社会保険の任意継続被保険者とはどのような制度なの?

退職をすると基本的には社会保険の被保険者資格を喪失しますが、退職後でも健康保険の被保険者資格を継続することができる制度があります。それが「任意継続被保険者制度」です。

任意継続被保険者制度とは

退職する日までに継続して2ヶ月以上、被保険者期間がある者に限り、申請により退職した日の翌日から2年間、健康保険に加入することができるというものです。

  • 申請

    申請をするには、「健康保険任意継続被保険者資格取得申出書」を提出しなければいけません。この書類を提出するのは、制度の利用を希望する本人です。事業所が提出するわけではないので注意してください。また、被扶養者がいる場合は収入を確認できる書類等を提出する必要があります。

  • 提出先

    全国健康保険協会管掌健康保険に加入していた場合は、住所地を所管する全国健康保険協会都道府県支部へ、健康保険組合に加入していた場合は健康保険組合へ提出します。

  • 提出期限

    退職した日の翌日から20日以内になります。

詳しい内容は、全国健康保険協会の「被保険者の資格」ページ内(https://www.kyoukaikenpo.or.jp/g3/cat320/sb3160/sbb3162/1961-213)「任意継続被保険者」の項目をご参考ください。

資格喪失証明書の年金事務所からの発行手続きについて

退職後に国民健康保険に加入する際、健康保険被保険者資格を喪失していることや、喪失した日などの証明する書類が必要になるときがあります。この場合、年金事務所へ「健康保険・厚生年金保険資格取得・資格喪失確認通知書」を交付してもらうため、請求書を提出します。

手続きの方法

こちらの請求書は、被保険者または被保険者であった本人が提出します。提出に必要な書類は「健康保険・厚生年金保険資格取得・資格喪失確認通知書請求書」で、提出先は最寄りの年金事務所になります。提出方法は、窓口への直接持参または郵送のどちらかです。

月末退職時の社会保険料控除方法は?

従業員の退職したタイミングによっては、社会保険料を控除することができます。そのため、従業員がいつ辞めるかということも、人事労務担当者にとっては覚えておかなければならないポイントとなります。

基本的な社会保険料の控除

従業員の保険料負担は被保険者資格を取得した日の属する月から被保険者資格を喪失した日(退職した日の翌日)の属する月の前の月まで発生します。事業主の方は従業員の給与から前月分の保険料を控除しているという形になります。

では、従業員が退職したときの保険料の控除はどうすればいいのでしょうか?同じ退職であっても従業員が月の途中に退職した場合と月末に退職した場合とでは、控除の方法が少し異なるため注意が必要です。

  • 月の途中に退職した場合

    退職した月の前の月の保険料に関して、退職した月の給与から控除することになります。これは先ほど紹介した控除と同じです。

  • 月末に退職した場合

    退職した月の前の月の保険料に加えて、退職した月の保険料の2ヶ月分を退職した月の給与から控除することができます。

雇用保険の資格喪失手続き、離職票の交付について

退職に伴い、雇用保険も被保険者資格を喪失することになります。この場合の手続きなのですが、離職票の交付を希望するかどうかによって、申請内容が少し異なるので注意が必要です。

離職票の交付を希望しない場合

このとき、提出する書類は「雇用保険被保険者資格喪失届」のみとなります。提出期限は被保険者でなくなった日(退職した日)の翌日から10日以内で、公共職業安定所(ハローワーク)へ提出します。

離職票の交付を希望する場合

提出する書類は「雇用保険被保険者資格喪失届」に加えて、「雇用保険被保険者離職証明書」が必要になります。提出期限、提出先は交付しない場合と同じです。

なお、いずれの場合も提出書類以外の他に、持参を求められる資料があります。

詳しくは、厚生労働省の「雇用保険事務手続きの手引き」(http://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000131698.html)内のPDF資料「第5章 被保険者についての諸手続き」をご参考ください。

提出期限までそれほど長くないため必要な書類を確認し、準備できるものは準備しておきましょう。

まとめ

ここまで、従業員が退職する際に人事労務担当者が行う社会保険の手続きについて紹介してきました。手続きがうまくいかないと、退職した従業員が新たな職場で働き始めた後になって、トラブルが発生するかもしれません。

ただ、提出する書類自体は決められたものであるため、慣れてしまえばそれほど難しい手続きではありません。しかし、従業員が突然退職してしまうといった、不測の事態が発生する可能性も否定できません。手続きに必要な書類や期限を確認し、いつでも対応できるようにしておきましょう。

岡 佳伸|社会保険労務士 岡 佳伸 事務所

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