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入社手続き(社会保険)のトラブル防止対策とは?正しい手続き方法やポイントを解説!

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社会保険入社

従業員が入社する際に、人事労務担当者はさまざまな入社手続きを行い、入社予定者に説明をする必要があります。中でも社会保険手続きに漏れや説明漏れがあった際は、トラブルを招き、これから入社する会社に不信感を抱かせてしまう可能性があります。

今回は、雇用保険を含む入社に必要な社会保険手続きを中心に、独身者や配偶者のいる新入社員など事例に分けて解説します。

社会保険資格取得の手続き

事業所が従業員を雇用する際、社会保険の加入要件を満たしていれば国籍や性別に関わらず、正社員をはじめとする、常用的な使用関係があるパートタイムやアルバイトを社会保険に加入しなければなりません。

事業所は雇用した従業員の被保険者資格を取得するために「被保険者資格取得届」を提出します。被保険者資格取得届には提出期限があります。

被保険者資格取得届について

項目 内容
提出期限 雇用の事実が発生してから5日以内に提出しなければいけません
提出先 事業所のある場所を管轄している年金事務所に提出します
提出方法 窓口への直接持参、または郵送やインターネット上の電子申請

また、「被保険者資格取得届」と一緒に提出が必要な添付書類、資格取得時の本人確認や提出に係る留意事項は、日本年金機構「従業員を採用したときの手続き
」のページをご参照ください。

新入社員に扶養家族がいる場合の手続き方法とは

被保険者資格取得届の提出によって手続きが完了すると、従業員は正式に事業所の被保険者となります。この被保険者となった従業員に扶養家族がいる場合には別途手続きが必要です。

新入社員に扶養家族がいる場合、「被扶養者(異動)届」を被保険者が事業主を通して提出します。

被扶養者(異動)届の提出期限は特に設けられてはおらず、事実が発生した時点で、その都度提出します。また、提出先と提出方法に関しては前項の「被保険者資格取得届」と同様です。

新入社員に扶養配偶者がいる場合の手続き方法とは

新たに雇用した従業員に扶養配偶者がいる場合も別途の手続きが必要です。

新入社員に扶養配偶者がいる場合、被保険者が事業主を通して、被扶養者(異動)届に加えて、「国民年金第3号被保険者該当(種別変更)届」を提出します。配偶者が被扶養者になるためには、被保険者により主として生計を維持されていることと、次の要件を満たす必要があります。

  • 年間収入130万円未満(60歳以上または障害者の場合は年間収入180万円未満)
  • 同居の場合は収入が被保険者の収入の半分未満(別居の場合は収入が被保険者からの仕送り額未満である)
  • 提出期限は雇用の事実の発生から5日以内です。また、提出先と提出方法はこれまでと同様です。

健康保険被保険者資格証明書とは

健康保険被保険者資格証明書とは、健康保険証と同様の医療費負担を得られる証明書で、保険証が届く前に申請することで、利用できます。

新たに従業員を雇用し、被保険者資格取得届を提出したとしても、すぐに保険証が手元に届くわけではありません。しかし、保険証が届くまでに医療機関で受診する必要があった場合、年金事務所の窓口に申請することで、健康保険被保険者資格証明書という資格証明を交付できます。健康保険被保険者資格証明書があれば、通常の保険証と同様に医療費の負担が3割となります。

資格証明書を取得するためには、事業主が「健康保険被保険者資格証明書交付申請書」を事業所のある場所を管轄している年金事務所に提出します。申請方法は電子申請を除く郵送と直接持参のみです。

雇用保険の資格取得手続き方法とは

従業員を雇用する場合、社会保険のほかに雇用保険の手続きも行わなければなりません。

雇用保険の資格取得の手続き方法

雇用保険の被保険者になるためには「雇用保険被保険者資格取得届」もしくは「雇用保険被保険者資格取得届(連記式)」(こちらは新規に同一日で被保険者番号を複数取得し、一定規模の被保険者資格を取得する場合)を事業所のある場所を管轄している公共職業安定所(以下:ハローワーク)に提出します。これまでの書類と異なり、提出先がハローワークとなっている点に注意してください。

提出期限は雇用した日の属する月の翌月10日までです。被保険者資格取得届に比べて、期限に余裕があります。

提出期限を過ぎてしまった場合や、事業主として初めて資格取得を行う場合は雇用保険被保険者資格取得届のほかに従業員名簿やタイムカードなど当該従業員を雇用していることがわかる書類を一緒に提出しなければなりません。

契約社員をはじめ有期雇用の従業員には、労働条件がわかる就業規則や雇用契約書等の提出が必要です。

まとめ

  • 被保険者資格取得届は雇用の事実が発生してから5日以内に提出する
  • 新入社員に扶養者がいる場合、被保険者資格取得届とは別に被扶養者(異動)届を被保険者が事業主を通して提出する
  • 新入社員に扶養配偶者がいる場合、被保険者資格取得届とは別に国民年金第3号被保険者該当(種別変更)届を提出する
  • 雇用保険の資格取得には「雇用保険被保険者資格取得届」もしくは「雇用保険被保険者資格取得届(連記式)」を雇用した日の属する月の翌月10日まで公共職業安定所(ハローワーク)に提出する
岡 佳伸|社会保険労務士 岡 佳伸 事務所

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