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トラブルの無い入社手続きの為に押さえて行くポイントとは?(社会保険編)

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社会保険入社

トラブルの無い⼊社⼿続きの為に押さえて⾏く条件と は︖(社会保険編)

従業員が入社する際に、人事労務担当者としてはさまざまな手続きを迅速に行い、入社される方に説明をする必要があります。社会保険手続きだけでも複数の作業に渡り、手続き漏れや説明漏れがあった際は、無用なトラブルやこれから入社する会社に対して不信感を抱かせてしまう可能性があります。

関連する社会保険手続きを独身者や妻帯者、家族が居られる事例に分けて説明するとともに、雇用保険手続きも解説していきます。

社会保険資格取得手続きはいつ、どこに提出するのか?

事業所が従業員を雇用する際、社会保険の加入要件を満たしていれば国籍や性別に関わらず、正社員をはじめとする、常用的な使用関係が認められているパートやアルバイト等が被保険者となります。

このとき、事業所は雇用した従業員の被保険者資格を取得するために「被保険者資格取得届」を提出しなければいけません。では、この「被保険者資格取得届」はどのタイミングで、どこに提出すればいいのでしょうか?

  • 提出期限

    雇用の事実が発生してから5日以内に提出しなければいけません。

  • 提出先

    基本的には事業所のある場所を管轄している年金事務所となります。その提出方法は窓口への直接持参、または郵送やインターネット上の電子申請での提出が可能です。

また、「被保険者資格取得届」と一緒に提出が必要な添付書類、資格取得時の本人確認や提出に係る留意事項については、日本年金機構「従業員を採用したときの手続き」のページ(http://www.nenkin.go.jp/service/kounen/jigyosho-hiho/hihokensha1/20150422.html)をご参考ください。

新入社員に扶養家族がいる際の手続きは?

被保険者資格取得届の提出によって手続きが完了すると、従業員は正式に事業所の被保険者となります。では、この被保険者となった従業員に扶養家族がいる場合には何か手続きをしなければいけないのでしょうか?

新入社員に扶養家族がいるとき

結論からいうと、この場合も手続きが必要になります。どのような手続きかというと「被扶養者(異動)届」を被保険者が事業主を通して提出するというものになります。

「被扶養者(異動)届」の提出期限は特に設けられてはおらず、事実が発生したその都度提出するとされています。また、提出先と提出方法に関しては前項の「被保険者資格取得届」と同様です。

新入社員に、扶養配偶者がいる際の手続きは?

前項で紹介したのは、新たに雇用した従業員に扶養家族がいた場合の手続きでした。では、被扶養となる配偶者がいる場合はどの様な手続きを行うのでしょうか?

新入社員に扶養配偶者がいるとき

この場合は被保険者が事業主を通して「被扶養者(異動)届」に加えて、「国民年金第3号被保険者該当(種別変更)届」を提出することになります。被扶養者になるには被保険者により主として生計を維持されていることと、次に該当することを要件としています。

  • 年間収入130万円未満(60歳以上または障害者の場合は年間収入180万円未満)かつ同居の場合は収入が被保険者の収入の半分未満、別居の場合は収入が被保険者からの仕送り額未満である

提出期限に関しては事実(この場合は雇用)の発生から5日以内と決められています。また、提出先と提出方法に関しては、これまでの2つと同様です。

直ぐに医者にかかりたい「資格証明書」とは

新たに従業員を雇用し、被保険者資格取得届を提出したとしても、すぐに保険証が手元に届くわけではありません。保険証が届くまでには少し間が空きます。では、この間に病院に行かなければならなくなった場合にはどうすればいいのでしょうか?

保険証が届く前に医療機関へ受診する予定があるとき

この場合、年金事務所の窓口で申請を行うことで「健康保険被保険者資格証明書」という資格証明を交付することができます。この「健康保険被保険者資格証明書」があれば、通常の保険証を持っているのと同様に医療費の負担が3割となります。

資格証明書を取得するには、事業主が「健康保険被保険者資格証明書交付申請書」を事業所のある場所を管轄している年金事務所に提出します。申請方法はこれまでと少しことなり、電子申請を除く郵送と直接持参のみとなっています。

雇用保険の資格取得手続きはいつまで?

従業員を雇用する場合、社会保険だけでなく雇用保険の手続きも行わなければいけません。

雇用保険の資格取得には

雇用保険の被保険者になるためには「雇用保険被保険者資格取得届」もしくは「雇用保険被保険者資格取得届(連記式)」(こちらは新規に同一日で被保険者番号を複数取得し、一定規模の被保険者資格を取得する場合)を事業所のある場所を管轄している公共職業安定所(以下:ハローワーク)に提出します。これまでの書類とことなり提出先がハローワークとなっている点に注意してください。

  • 提出期限

    雇用した日の属する月の翌月10日までとなっています。こちらはこれまでの書類に比べ期限に余裕があります。

なお、この提出期限を過ぎてしまった場合や、事業主として初めて資格取得を行う場合などには、「雇用保険被保険者資格取得届」の他に従業員の名簿やタイムカードなど当該従業員を雇用していることがわかる書類を一緒に提出しなければいけません。

また、契約社員のような有期雇用の場合には労働条件がわかる就業規則や雇用契約書等の提出が必要です。

まとめ

ここまで従業員の入社に伴う諸手続きについて紹介してきました。人事労務担当者は今回紹介したような手続きに関して、期限や提出先、提出方法と必要な書類などをしっかりと把握しておくことが求められます。

初めのうちは難しく感じるかもしれませんが、提出書類や書類に記入する事項などは変わらないので、しっかりと覚えるようにしましょう。

岡 佳伸|社会保険労務士 岡 佳伸 事務所

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